探究事业单位人事档案管理的创新路径

高春晖 胡忠平 姜 童

（1.滨州市疾病预防控制中心，山东 滨州 256600；2.山东第一医科大学医药管理学院，山东 滨州 256600）

1 人事档案的概念、特点与意义

1.1 人事档案的概念

人事档案是代表个人身份的详细“身份证”，客观记录和反映了个人学习、生活、工作、经历，家庭情况，社会关系以及个人德、能、勤、绩等方面的材料[1]。人事档案是事业单位从事人力资源管理活动的重要凭证和材料，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，也是单位选拔、任用、考核的主要依据。

1.2 事业单位人事档案的特点

1）保管单位的相对稳定性。事业单位由于其公益与社会性质，因此相对持续稳定，档案一般由单位组织人事或劳资部门储存和集中管理，职工个人隶属关系不发生变化，个人档案就不会转移。

2）保存方式的独立和连续性。事业单位人事档案，一般都采取单独立卷方式，“一人一卷”是主要形式，不得分开保管。同时随着个人履历的变化，要随时进行补充增加，确保连续和完整性。特别是严格要求了中间不能出现个人履历断档，否则档案失去佐证价值和使用效力。

3）档案内容的真实性和全面性。事业单位的人事档案，记录了职工真实、详细的个人履历，是单位安排职位，考察和选拔干部的重要依据，任何弄虚作假或篡改信息都将导致档案失效。档案必须“档如其人”“档即其人”。

4）动态性与保密性。人事档案具有动态性，随着时间推移，个人履历不断丰富，如在个人学历的提升、职务职级变化、单位记功、获奖或交流调动到上下级单位等情况，人事档案也要随着补充、调整，直到职工自然人身份的结束。另外，根据法律规定，人事档案在相当长的时间内、在一定范围内是保密的，不对外开放[2]。一些特定人员档案还有密级（绝密、机密、秘密）规定，必须严格遵守。

1.3 加强人事档案管理工作的重要意义

第一，是加强干部管理的重要途径。干部人事档案记载着干部的基本信息，是选拔任用和管理监督干部的重要依据。进一步加强档案管理真实性、完整性工作，是干部工作的基础和保障。第二，是提高干部工作水平的保障。人事档案详细记载了干部学习、成长的经历，反映了一名干部成才发展的过程与各阶段干部选拔任用的标准，加强人事档案工作，可以进一步深化组织干部工作认识，提高干部管理工作的科学化水平。第三，是参谋决策的重要基础资料。经验总结、规律认识都离开第一手档案资料，人事档案资料作为记载最完整的一手资料，在各个时期组织建设、人事管理中都发挥了积极作用，这些历史资料的积累，是国家、单位的宝贵遗产。

2 当前事业单位人事档案管理工作存在的问题

2.1 对人事档案工作重视不高

档案工作属于人事工作一部分，工作比较机械平常，更多时候需要严谨规范、按部就班，很难以出现亮点、特色。因此很多事业单位对该项工作重视程度不够，很多单位一把手甚至很少过问。

2.2 人员不足、水平不够

人事档案管理是一项专业性很强，但又复杂、枯燥的工作，特别是近年来推进档案电子化、信息化工作后，需要做大量基础性工作，很多单位人员捉襟见肘。另外，档案工作一般都要求专人转岗，但很多单位都由人力资源部门兼管，时间精力有限，限制了工作整体开展。

2.3 经费缺乏、信息化程度不够

事业单位改革后，曾经不少全额财政拨款单位转变为自收自支或差额单位，单位财政情况不容乐观，因此很难在人员、设备、库房等的配备上进行完善升级，导致工作停滞不前。另外，随着时代进步，档案信息化、电子化工作全面铺开，但不少地区档案仍以纸质档案为主，电子化工作滞后，不仅储存成本高，还存在遗失、磨损等风险。同时，职工或群众检索使用也不够便利，程序繁琐。

3 事业单位人事档案管理的创新措施

3.1 推进人事档案规范化、程序化

规划化是人事档案管理的最基础工作，事业单页要进一步完善干部人事档案的收集、核查、借阅、保管等基础性、程序性工作；确保归档材料接收及时、准确、完整。进一步梳理人事档案接收、鉴别、粘贴、分类、整理、装订、上架等各个流程，确保过程完整闭环，程序科学严谨。特别是进一步加强干部档案审核，明确审核责任、审核范围、审核重点、时间安排、方法步骤，确保档案真实有效性，对因档案问题被记录在案，未查清前不得提拔或重用，通过高压 处罚问责进一步增强全体人员的规矩意识和法纪观念。

3.2 推进档案管理制度创新化

事业单位要结合自身实际，进一步修订完善人事档案的查（借）阅制度、材料收集等制度机制，创新工作举措，提升工作效果。这里可参照某地事业单位做法，该单位办理社会保险退休的业务，以往反复查借阅使用档案，容易出现档案材料丢失、涂改等现象，改革后只要持社会保险局退休档案管理中心开具的商调函，可以一次性办理转递档案手续，最大限度地保护档案安全，简化办事流程。值得学习。另外，在创新制度机制的同时，要进一步强化制度刚性与管理，一律公正对待不开绿灯，保证工作纪律性和原则性。

3.3 推进人事档案管理信息化

传统的人事档案工作以纸质文件材料为主，经常翻阅纸质的档案会造成档案寿命的缩短，同时严重影响了档案收集和查询效率。借助档案电子化，可以大大提高办事效率。查阅各类档案时，依托互联网和大数据支持，只需在电脑端根据检索条件输入对应信息即可获得相关的档案信息；同时，通过高清扫描仪等电子设备上传为电子档案，实现纸质和电子化双重介质管理，办理日常业务只需打印电子复印件即可，可减少原始纸质档案移动使用频次，提高档案保管的时效性、安全性与抗风险能力。最后，电子档案依托互联网与云系统，可为跨部门间的信息互通打下基础，助力“最多跑一次”改革，实现“让数据多跑路、让群众少跑腿”，提高工作效率。