试论新时期秘书如何做好文书工作

文/河南永城永煤集团 刘慧敏

试论新时期秘书如何做好文书工作

文/河南永城永煤集团 刘慧敏

本文对文书工作概念及秘书工作特点进行分析和研究，并提出新时期秘书做好文书工作的有效措施，从而为文书工作顺利进行提供借鉴。

新时期；秘书；文书工作

文书工作作为秘书职责的重要内容之一，具有政策性、业务性强等特点，其工作水平直接影响单位、组织，甚至国家的生存和发展。新时期，对秘书开展文书工作提出了更高要求，如何更好地开展文书工作受到越来越多的关注。

一、文书工作概念及秘书工作特点

（一）概念。文书是指表达思想、信息交流及处理事务的一种书面材料，文书工作是秘书人员的一项重要职能活动，一般是对公务文书进行制发、处理及管理。

（二）文书工作特点。首先，政治性。政治性是所有文书工作的主要特点，新时期秘书工作需要坚持为党、国家及人民利益服务，即便在改革开放后期出现的民营企业中，文书工作的特点也没有发生改变。政治性是文书工作不可改变的一项基础性特点。其次，高效性。文书工作在提高单位、组织工作效率方面具有重要作用，通过文件及时、迅速收发等工作，能够发挥文书承上启下、协调左右等功效，正因如此，高效性成为文书工作最为突出的特点，且文书工作的负责人秘书执行力较强，能够显著提高工作效率，确保整个组织内部稳定运行。最后，服务性。文书工作是一种服务工作，主要为领导、机关及基层提供服务，其不单是简单的收集、整理及撰写工作，还能够为领导层科学决策提供相应依据，也正是因为服务性特点，文书工作要确保严谨性、准确性，只有这样，才能够提高领导决策科学、合理性。

二、新时期秘书开展文书工作的有效措施

（一）加强专业知识学习，提升秘书知识素养。秘书人员知识素养是影响文书工作的主要因素，一名优秀的秘书需要具备扎实的基础知识，并掌握计算机技术操作方式和方法，充分利用网络资源，丰富自身知识储备，不断完善文书工作。另外，还包括专业知识，秘书专业知识一般包括单位和专业知识两方面，前者是针对本单位业务相关内容，如工厂企业，需要掌握产品设计、技术引进等知识；而商业公司，则需要了解市场营销、商品流通等内容；就后者来看，主要由秘书学、文书学及工作方法等构成，是秘书具备的基本能力。为了适应新时期发展，秘书要树立终身学习理念，不断摄取相关领域知识（如管理学、公共关系学等），不断拓展自身知识面的同时，提高文书工作质量和效率，促使文书工作逐渐由单一化朝着信息化、智能化方向发展，满足组织、单位现代化发展需求。

（二）增强职业道德，探索文书工作规律。秘书在组织中，不仅是领导身边的重要工作人员，更是连接上下、左右的桥梁，其重要性不言而喻。因此，秘书需要具备较高的思想政治及职业道德素质，才能够胜任这份工作，在文书工作中，秘书要锻炼自身政治敏感性，领悟领导精神内涵，理解各项制度的本职，并将其渗透至工作当中，促使单位在国家政策指导下健康发展。另外，秘书要热爱自己的工作，明确认识自身职责，为领导及基层提供服务，并立足于时代发展需求，积极探索文书工作规律，挖掘文书工作与信息技术等方面的契合点，认真、仔细完成每一项领导布置的工作，与此同时，文书工作是一项具有工作强度大、工作量多性质的工作，秘书要保持身体健康，协调工作、学习及生活之间的关系，保持良好的心态，在把握文书工作规律的同时，有效提高工作效率，确保组织内部有序运行。

（三）强化自身综合能力，提高文书工作准确性。秘书人员要想提高文书工作的准确性，为组织发展提供支持，需要具备一定能力。首先是一般能力，秘书人员观察力不单表现在观察新事物方面，更强调寻找各类信息的能力，在接收任务后，对任务落实各方面情况进行观察，并将其及时反馈给领导。而具备较强的记忆力，能够提高文书工作效率，确保文书传达、整理准确性。其次是特殊能力，信息时代背景下，各类现代化传播手段逐渐成为人们接触信息的重要途径，而文书工作更是离不开现代信息技术的支持，为此，秘书工作人员要具备一定的信息处理能力，及时汇总各类信息，为领导决策提供第一手资料，提高决策针对性和有效性。此外，应用创新能力作为适应新时期文书工作的主要能力，秘书具备该项能力，能够显著提高工作效率，及时为各个部门工作提供指导，促使整个组织协调发展。

（四）努力学习党的方针、政策，认真落实基础工作。众所周知，政治性是文书工作的重要特点，新时期，秘书仍然需要强化文书工作政治性，努力学习党的路线、方针、政策，并将其作为文书工作的出发点。文书工作涉及组织各类信息，对组织发展十分重要，由此，加强对文书收集、归档工作的管理十分必要，秘书在处理文书工作时，要严格按照公文具体要求执行工作，确保文书质量，且将文书工作涉及的重要资料进行归总，确保文书准确性，并及时进行整理，将具有保存价值的文书及时归档、保存。综上所述，秘书综合素质及专业能力高低直接影响文书工作质量和效率，秘书要认清自身在组织内部承担的责任，为领导及基层提供优质服务。

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