文书工作是档案管理工作的基础

黄豫新?马云勇

摘要：文书工作是指处理公文的相关工人员，而且这一工作性质包括了所有文书整理的全部过程。文书处理主要包括办理，发文，公文管理，以及归档工作等，各种工作之间要有效的衔接，以此方能保证工作的流通性。实际上，文书工作与档案管理之间有着一定的相似性，档案管理延续了文书工作的部分内容，通常档案来自于文件，而文书则直接影响着公文的质量。因此必须要注意好文书工作，关注文书工作开展情况。基于此，本文以文书工作为出发点，探究档案管理与文书工之间的关系。

关键词：文书工作；档案管理；基础

相对来讲，文书工作直接影响着整个文书处理工作，其与档案管理之间密切相关，但从工作流程上进行区分，两者之间分为两个不同的流程，档案管理工作若可以与文书处理之间有效的衔接在一起，则可有效的推动文书工作的进行。按照不同对象进行分析，文书处理主要面对的是文件，而档案管理则多是整理类目，两者之间有着一定的差异。但从两者之间的相关联性上看，从中不难发现文书工作是档案管理工的前提与基础。

一、文书工作是档案管理工作的前提

档案的前身是公文，公文经过处理与归档后逐渐转变成为档案，而这些档案信息的真实性直接关乎着与之有关企业今后的发展。因此也可称之档案管理可以真是的反映出企业历史发展渊源，并长期保存与封存历史，文书作为承载众多希望的载体，更应受到广大群众的重视[1]。从当前实际工作情况来看，文件形成与处理之间工作无法有效衔接，仍然将成为文书工作顺利开展的又一大阻碍，常见如引文无法校准，文稿收发稿之间未能存在有效的落款，文件内容众多，繁杂，格式混乱，这些都将直接的影响着档案的质量。而为了保证文件的有效，就必须在缮印时时刻的关注每一个环节，防止出现失误现象，尤其是收发文件时，要防止文件被篡改，尽最大课程的保证档案的完成性。因此说文书工作是档案工作的基础和前提，文书工作质量得到有效提升，那么企业发展也将会达到保证。

二、注重文件的催办，尽量保证公文流转顺利

催办工作时公文处理中重要的一个环节，文件办理程序中中文件办理工作需要谨慎对待，文书工作要保证每个环节都有人接应，每个流程都顺畅，每个文件都能有着落。催办工作则是直接按照文件是否着急，文件承办时间，以及文件内容进行分类的，催办人员必须要时刻的提醒承办人员在规定时间内将事情处理完成，因此提升催办工作的效率，是保证文书管理工作顺利进行的重要影响因素。在收文之前就要弄清楚文书工作性质，以及文书工作是否是着急事项，若是需要紧急处理的则需要办理催办手续。相关人员填写资料，确定催办的日期，并表明承办的时间，以此保证文书在这一期间处理[2]。

催办的工作并不是全部指收文与发文，而是要将与之有关的工作人员，催办事项，重点催办项目罗列出来，关注催办工作的进展情况，催办工作的内容不仅要负责将文件收回来，更要清晰的掌握每个文件中注意的相关事项，如回复说明，说明文字等，保证所有文件齐全后，才能准确的反应出真实的情况，以此方便利用。

三、做好文件收集整理以保证档案质量

文书立卷是保证文书处理工作的重要环节，所有文书项目办理完成后，需要对文件材料进行组装，成立案卷最后转化为档案。这一过程环节也直接的表现出了文书工作与档案管理之间的密切关系。当前社会经济市场瞬息万变，企业发展过程中将会形成众多的文件材料，而这些文件材料本质上来看确实独立的，虽然独立，但各种工作之间，材料之间也往往有着千丝万缕的关系。以此，需要文书管理人员按照顺序将其联系，充分的整理，以此形成案卷，精练的将相关资料挑选出来，各个资料之间相互组合，并形成一个组合体。以此方能保证文书记录的信息具有真实性，并且可以客观的反映出当时运行的基本状况，通过整理与手机，将孤立的文件加以整理，按照相关性进行排列，以此充分的掌握两者甚至多者之间的关系。

因此，保证档案质量，就要做好文书的收集与整理，通过多种渠道归类文档，这也要求着文书工作人员要树立超高的责任心，细心的整理文书之间的关联性，发挥主观能动性，统计所有相关的报表以及此材料，从细节着手，认真的讯早资料，并做好日常文书管理工作，才能更好的保证档案管理的效率，防止文件出现丢失或者遗漏等现象[3]。而通常为了防止出现漏档现象的发生，就应该做好立卷工，结合文书工的规律与特征，成立档案案卷，以此保证档案存档质量。

四、结论

综上所述，在档案管理中文书工作作为基础性工作，更应受到多方的重视，作为档案管理人员就应该具有超强的责任性与事业心，细致的做好文书管理的各项要求，提升自身的服务水平，以保证档案管理的质量。

参考文献：

[1]庞海萍.文书工作是档案管理工作的基础[J].办公室业务，2014，S1：102–103.

[2]赵艳萍.如何加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化[J].黑龙江史志，2013，11：28–29.

[3]刘蕴璞.论文秘工作与文书档案管理工作的一体化[J].现代商贸工业，2014，08：37–38.