探析现代化管理技术在医院档案管理中的应用

文/折小燕

医院档案记录着医院的重要历史事件，对医院当前和今后的发展具有至关重要的作用。如何做好档案管理工作，是当前医院档案管理人员的必修课。本文通过分析现阶段医院档案管理中存在的问题和弊端，提出了有针对性的措施，并且借鉴现代化6S精细化管理技术，以便提升医院档案管理水平，为医院档案需求者做好服务工作

随着医疗水平的不断提高，医院的规模也在不断地扩大。医院的档案内容包括基建、人事、文件、合同、患者、设备、耗材等方面，具有涉及面广、参与部门多、内容复杂等性质。目前医院的档案管理普遍混乱，容易造成档案内容缺失、遗漏、丢失等不良后果，尤其牵涉到法律层面的档案，往往需要打官司，这给医院不仅带来了经济损失，而且还带来名誉损害。如何针对医院档案管理中存在的问题，提出有针对性的解决措施，对提高医院档案管理水平和服务水平具有重要的意义。

一、医院档案管理现状

1.对医院档案的重要性认识不到位

目前医院档案管理虽有制度，有些还是流于形式，不能严格按照档案管理制度执行。尤其对处于归档边缘的材料，一般认为不需要归档，但是需要时又没有档案资料可查询。在档案借阅时，出现的紧急事件需要借阅档案，不执行档案管理制度中先办理借阅手续再借阅，而且后续补办手续时也不好好配合。档案管理中还存在着不按期限归还档案或者造成档案丢失事件。在医院档案的管理中还存在着一些不良行为，在档案借阅期间，修改档案中内容，这是违规违法的，这些行为必须坚决制止。以上这些现象，归根结底还是对重视医院档案的重要性认识不到位。

2.医院档案管理制度不健全

在医院档案管理过程中，发现医院档案管理制度还不健全，有待于完善。诸如：

档案的立卷归档中存在问题，由于立卷归档周期时间太宽泛，一般允许档案管理人员在每年六月底完成医院上年度的档案立卷归档任务，因此在立卷时有时会因为没有在事件发生时及时收集有用的资料，或者即使及时收集了资料而又不符合要求，而后续又无法弥补，造成档案内容缺失。

档案借阅制度执行不严格。档案室虽有档案管理制度，但是在办理档案借阅时还是存在一些问题，不按规定随意将档案带出档案室，或者逾期不能归还档案，有些外单位借阅人办理借阅手续不全等的情况。

档案编写不规范，条理不清晰，编号不规范，查找相当麻烦，使用很不方便。

3.档案管理历史遗留问题多

对于时间久远而又不能销毁的医院档案，大多没有系统的编号，而且都是纸质版，保存和借阅很麻烦，费时、费力。

4.档案室安全有待于提高

档案室的安全内容包括保密安全和环境安全。保密安全主要是针对档案管理人员，环境安全主要是针对档案保存场所的环境安全，主要是防火防盗、防虫咬、防霉变。尤其在夏秋两季，温度高湿度大，纸质版的易吸潮，容易霉变。或者，温度高容易滋生蟑螂而啃食档案资料。这些都会造成档案资料的损坏，无法弥补，给医院造成经济损失。因此，医院档案室的安全需要有待于进一步提高。

二、借助现代化管理手段提高医院档案管理水平

1.利用现代化技术加大宣传，认识到档案的重要性

宣传医院档案的重要性时，要注重采用实例的宣传，渲染医院档案的重要性。以互联网新闻资料报道的关于档案的新闻报道、官司纠纷、经济损失、身边的真实实例为材料，运用视频画面、文字、图片等形式加强视觉冲击，注重正反结果对比，让大家充分认识到医院档案的重要性。

2.不断地完善健全医院档案管理制度

医院档案内容包括基建、人事、文件、会议、合同、患者、设备、耗材等方面，内容繁多，涉及部门复杂。医院档案管理制度的建立要按照市档案局《归档文件整理实施细则》《归档文件整理规则》实施办法和卫健委制定的《分类方案》《文件材料归档范围及保管期限表》等一系列档案管理业务规范要求，同时还要结合医院的实际情况。比如，医院的基建档案，由于基建周期长，因此基建档案年内实行分段收集立卷；人事档案、文件档案、会议档案、合同档案要即时发生即时立卷或者及时补充立卷并归档。总之，医院档案的立卷归档要在每完成一个事件尽快整理立卷，不能推延以防时间久远资料遗失，同时要及时归档。医院档案立卷归档应缩短到每个季度结束之前完成本季度的档案整理立卷，档案管理人员主办，涉及科室部门应有专门人员进行档案整理立卷归档协助工作。档案管理人员主办、部门人员协助立卷，这能保证医院档案编写规范性和系统条理清楚，保证档案编号正确，归档后方便查找。

医院档案的借阅关系到档案的保密性安全和档案材料的安全，随意借阅会造成档案信息泄露，严重者会造成泄密行为，甚至引起不必要的法律纠纷；造成档案资料丢失的，给医院或个人会带来巨大的经济损失，甚至给医院造成不良影响。因此，要严格执行借阅手续，不搞特权，谁出错谁负责。

医院档案管理一般不在考核管理范围内，这也降低了医院对档案管理工作的重视程度。医院应将档案管理工作也纳入到考核管理范围，推行奖罚机制，一是能调动档案管理参与员工的积极性，二是能让档案工作的业绩展现出来。

基于此，可以说建立健全医院档案管理制度，是医院档案管理水平提升的基础条件。

3.医院应引进6S精细化现代科学管理技术

医院每天人员流量很大，如果不注重科学管理，就会显得繁杂无序，工作起来费时费力。而6S精细化管理办法能将医院的工作分解得井井有条，6S管理理念包括整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全六个方面。整理理念就是在不同的科室内，首先将有用的和无用的物品区分存放；整顿就是对有用的和无用的物品进行不同颜色标识；清扫就是对有用的物品进行归类存放，对无用的物品进行销毁或者按要求处理；清洁就是确保工作环境干净卫生、舒适；素养就是要求人人都要养成良好规范的工作习惯；安全就是安全责任重大，人人有责。如果在医院里推行6S精细化管理理念，那么一切工作都会高效、简单、快捷、整齐有序。

4.医院推行6S精细化管理可极大提升医院档案管理水平

在医院实行6S精细化管理下，医院档案管理者工作起来就相当省时省力了，在档案的整理立卷时，涉及的科室已经按照6S精细化管理要求准备好了档案资料，档案管理人员只需要按照档案要求进行整理立卷归档，可以避免在一堆繁杂的资料里再进行整理工作。这样，极大地缩短了医院档案的整理立卷归档周期。

再者，医院实行6S精细化管理，医院档案室也要提高工作效率，将历史遗留的档案资料重新按要求编号，并且制作成电子版，以方便查阅，提高了工作效率。同时也能减少纸质版资料的翻阅，避免弄坏纸质版档案资料。

6S精细化管理中的安全管理环节，制订了适合档案室的清洁卫生标准和安全标准，只需要严格执行就能很好地保证档案室的安全。

综上所述，要提高对医院档案管理重要性认识，这不但涉及到医院的领导层面，而且涉及到医院的各个科室人员。医院档案管理制度属于医院的规章制度，是医院档案管理工作顺利开展的基础保障。在医院里面推行6S精细化管理，能让医院的工作井然有序，提高医院的舒适度和知名度，增加医院的经济和社会效益。同时，医院档案室也是医院的一个部门，6S精细化标准在提升其他部门工作效率的同时，极大地提升了医院档案管理的水平；而档案的精细化管理有利于档案服务功能的有效发挥，从而推动医院整体工作的进展。