信息资源共享视域下档案管理创新研究*

（南京医科大学第二附属医院档案室 南京 210011）

档案管理人员应针对档案管理工作制定专业的发展战略，应把握住互联网时期档案管理可能面临的机遇，并且要勇于应对可能出现的挑战，更要意识到档案信息资源共享这一必然发展趋势。作为当代档案管理人员，要能认清当前档案管理模式存在的发展局限，并积极在实践中寻求可靠路径，不断完善与创新档案管理模式，推进档案事业的全面发展。

1 信息共享视域下档案管理工作现状

信息技术的不断推进，使数字技术与档案管理工作的融合程度不断提高，由此衍生了一系列档案工作的发展转变，体现出了良好的发展势头。我国近年来档案信息化建设步伐加快，数字档案馆成为主要的呈现方式，走在前列的数字档案馆代表分别是深圳市、青岛市以及杭州市档案馆，越来越多的数字化档案馆的构建，极大的便利了人们的档案利用操作。

第一，在对数字化进行深入应用的基础上，档案服务平台实现了跨地区服务。浙江省与上海市档案局的上述档案发展业务已经列入《长三角地区一体化发展三年行动计划（2018-2020）》，成为共享普惠便利的公共服务的一个重要发展领域。第二，档案管理工作的信息化发展还体现在越来越多的档案机构开始积极创建属于自己的微信公众号，各个省级的档案馆都开展了此项活动，且微信公众号运营良好，服务完善，用户可以在微信公众号上了解到档案史料、档案咨询以及档案服务等相关信息，并能与运营人员进行高效交互，形成良好的档案工作优化循环。在已经投入运营的档案机构微信公众号中，较为受欢迎的是上海金山区档案馆主创的“金山记忆”公众号，其充分的利用了互联网这一平台，更加关注采用多元化的形式展现档案资料的历史价值与人文情怀，能够满足用户的使用需求。

2 信息资源共享视域下档案管理模式的现存问题

第一，管理理念相对落后。档案管理人员的管理理念会直接影响管理行为，从而会影响管理效果。在当前档案管理工作的过程中，可以发现部分管理人员仍然沿用传统的管理工作理念，对数字化管理理念缺乏正确的认知，导致在实际的管理过程中，无法对电子档案、数据库等予以理性支持态度，也就不会将大数据技术、云计算技术等与管理活动充分结合。信息化发展环境需要档案管理人员更加关注档案工作的规范性，因此需要提高对档案管理制度的重视。通过对实际的档案管理制度进行分析可知，其在多个制度方面都体现出不够完善的问题，具体包括任务分配者制度、资源集成制度以及信息共享制度等。由于上述制度缺乏规范，管理人员在进行实际的档案管理工作时，就会缺乏有效的制度支撑，从而造成档案管理工作的混乱局面。第二，档案服务效能低。现代化的档案管理工作与信息技术的结合程度越来越深，结合范围越来越广，计算机技术已经成为各个档案管理机构日常管理活动中的基本技术，而大部分档案管理机构也建立起了档案管理网站，但却呈现出各种各样的问题，导致网站服务效能低，具体体现在网站检索和浏览服务功能不完善等方面。在对档案信息资源进行共享利用的同时，也存在一个关键的影响其共享效率的问题，即存在难以打破的各档案机构间的信息屏蔽问题，机构共享意识低、协同发展机制不完善以及共享技术不过关等都是导致出现信息屏蔽问题的重要因素。第三，信息化管理程度不够深入。结合当前大部分档案机构的管理工作现状来看，信息化建设与管理方面的主要问题在于信息化基础设施建设落后，主要原因在于资金和技术投入不够，并在信息化建设过程中也缺乏统一的标准，因此在后期档案管理过程中无法体现较高的规范性与有序性。此外，还缺乏各个档案馆之间的跨馆共建技术的研发，导致馆藏资源无法被有效的传播与共享。在信息化建设落后这一弊端中，最关键的还在于对信息化技术的应用不到位，导致无法挖掘出档案数据资源的深层次价值，也就无法彰显出档案资源较高的价值，不利于档案工作的可持续发展。第四，档案数据安全存在问题。信息化时代下信息的透明程度更高、传播路径更广泛，也就更加需要关注档案数据资源自身的安全性。而在开放性与共享性都较高的信息资源共享背景下，档案数据安全已经成为一个不容忽视的问题。一旦出现机密数据泄露，则会导致国家安全与社会安定受到威胁。针对当前以电子档案为主的资源存储形式，在保存过程中也可能出现的安全问题，即磁盘出现变形以及磁粉脱落等，都会导致电子档案文件受损。

3 信息资源共享视域下档案管理模式创新建构的五个坚持

3.1 坚持更新观念，持续推进档案现代化建设

观念的更新是实现档案管理工作模式创新建构的重要前提，作为档案管理工作人员，在接纳大数据与信息资源共享发展观的基础上，积极地对管理工作模式进行创新建构。对档案管理工作更新观念，就要求管理人员将“数字化”这一词汇作为管理工作的关键词，基于此，管理人员必须摒弃传统的管理观念，树立电子档案管理意识，以快速地适应数字化档案的发展进程。此外，在观念更新方面，管理人员还应提升责任意识，要具备协同创新工作意识，加强档案馆之间的信息交流与管理经验交流，实现对档案馆内各项资源的最优化配置，并严格以用户为导向进行档案管理，形成一种现代化特征明显、数字化进程鲜明的档案管理工作新模式。

3.2 坚持重点推进，不断提高档案馆保管利用能力

第一，把握好丰富馆藏这一基本前提。对档案进行管理，档案管理人员应首先做好对馆藏资源内容的管理，要不断的对馆藏资源进行丰富。因此，各个档案馆都要善于借助现代化手段对档案馆资源进行信息化建设，对现有的档案资源进行有序分类整理，并加强与社会公众的连接，补充不同的资源内容，并形成不同的资源形式。第二，借助大数据技术提高档案备份与留存水平。要想提高对档案数据资源的保管能力，管理人员应积极的对大数据技术进行应用，对当前的档案备份工作进行细节整改。在具体备份管理过程中，工作人员需要对档案进行重要等级分类，要加强对重要档案以及电子文件的异地备份管理，同时还要对重要的电子文件进行异质备份管理，以提高电子档案的安全性。而基于提高档案数据资源的利用水平的角度，管理人员则应在大数据技术的支持下对档案资料进行信息化转化，将其转变成不同的档案利用形式，包括图像、图片以及文字等，为用户的使用提供便利条件。

3.3 坚持服务为先，不断优化档案服务大局

第一，落实各项管理机制。管理人员应不断完善组织机构设置，根据档案信息化建设的发展要求，对档案大数据中心以及互联网档案馆等进行积极建设，并且要落实安全管理与监督制度，监控档案信息的安全威胁等级，避免出现影响档案事业有序发展的不利因素。第二，在对各项管理机制进行完善时，档案管理人员应重视对档案信息资源集成体制的构建。在创新发展的要求下，要科学创建档案信息资源集成体系，加强各个档案馆之间的联系与合作，构建专项信息管理资源库，形成规范化与体系化程度高的信息资源集成体制。此外，还要关注对档案信息管理共享服务机制进行优化创建。在构建档案信息管理共享服务机制时，要紧密结合用户需求，力求提供个性化的服务方案。第三，全面提升服务水平。作为档案工作人员，应注重对档案服务内容、服务方式和服务范围进行扩大和延伸。

3.4 坚持创新发展，加快推进档案信息化建设

第一，积极构建档案资料的信息化管理系统。在进行数字化的档案资料信息化管理系统构建时，档案馆的单位领导应对档案管理系统的信息化建设加大投入，在发展基金充足的基础上做到完备购置信息化管理的硬件设备，同时要积极的对软件工具进行引进。此外，要保障档案资料信息化管理系统的操作人员具有较高的技能水准。在信息化管理软件系统的支持下，管理人员可以实现对档案资料的实时更新，可以在管理人事档案时通过特定检索直接添加某一位工作人员的劳动成果与绩效情况。对档案资料信息化管理系统构建时，要关注各个系统分支的联动性，以实现对档案信息的及时导入与转换，并实现对档案资料的全生命周期管理。第二，利用云技术完善“共享式”档案管理模式。管理人员应加强与云计算技术的研究，并将其应用到档案管理模式之中。在实际的档案管理工作中，管理人员要在把握云计算技术应用要点的基础上确保云计算技术应用有效。

3.5 坚持安全第一，确保档案安全万无一失

第一，培养数字化档案馆工作人员的数据安全意识。在对档案数据资料进行管理时，管理人员要意识到在大数据环境与信息资源高度共享的环境下保障档案信息安全的重要性。尤其对于管理人员而言，首先要具备较高的数据安全管理意识。各个档案机构的负责人应积极的对档案管理工作人员进行培训确保档案管理人员能够精通数据库、管理软件等专业知识，并且具备应有的管理能力。其次，档案机构还要积极的引进先进的管理人才与技术人才，优化档案管理人力资源结构，推进档案管理的数字化进程。第二，多角度提高档案数据安全管理效益。在对档案数据安全进行保障时，需要工作人员高度关注电子档案的信息安全。管理人员应选择更加完善、应用技术更加成熟的硬件与软件设施，并做好对电子档案材料的备份管理。相关人员应加强对电子档案材料的质量检验，并做好电子档案材料的日常维护，避免出现损坏。