档案信息化建设与档案管理的思考

胡慧敏

摘 要：档案信息化建设将使传统的档案管理模式发生巨大变化。与传统的存储方式相比，信息时代的存储容量将更大、更快，存储误差几乎为零。在此前提下，我国大力推进传统档案管理贴近信息化，构建自动化信息管理平台，为企业实现档案管理信息化奠定坚实的基础。文章就我国档案管理存在的不足进行探讨，并就档案管理的信息化开展提供思路和方法。

关键词：档案信息化;建设;档案管理;思考

1 档案信息化建设的必要性

做好档案管理信息化，对企业和社会的发展是互惠互利的，但以往档案管理信息化存在诸多漏洞，导致人们的误解和支持。正是因为过去工作中的失误，才更有必要在当前档案管理信息化进程中做好工作，提高档案管理信息工作者在人民群众中的形象。做好档案管理信息化，有利于企业长远发展和数据安全，有利于通过档案信息化实现档案管理更加自动化。

2 分析档案信息化建设现状

2.1 档案管理存在较强的无序性

由于档案处理手段、档案管理方式、不同地区生活质量、档案记录方式的差异，我国档案管理现状极为分散，给档案信息化建设的发展带来诸多不便。特别是在施工单位和生产企业，档案信息分散在各个部门，很多部门反复移交档案资料，数据庞大复杂，容易交叉档案，增加档案管理的无序性，严重影响了档案信息管理的效率。

2.2 档案管理人员能力有限

纵观全国主要地区，档案管理工作并不十分重要，这就导致对档案人员的能力要求不高。他们的思想大多还是传统观念。在落后的时代，他们大多不懂信息管理，不支持信息管理。这也是档案信息管理发展的一个重要原因，要实现信息化管理，就必须提高档案管理人员的素质，并在一定程度上加大档案管理人员的能力和技术培训，从而推动档案信息化的快速推进。

2.3 档案管理难度加大

档案信息化建设实际上就是档案管理形式由实体存储向档案资源网络化转变的过程。在这一过程中，传统的纸质档案存储和传输方式已成为电子化的档案存储和传输方式，这使得档案的存储和传输处于一种高效、安全的状态。文件存储和传输方式的转变带来了许多优点，节省了大量时间，有利于文件的整合。在正常情况下，单位依靠自己的数据库进行数据传输。由于专业技术不同，对应的电子文件数据格式不同，相应的操作环境也不同，而且数据统计、记录、处理等方面也不同，导致数据库中包含的数据格式类型不同，由于数据呈现出异构性，所以对档案分类工作者来说更难进行。

2.4 档案信息化管理基础设施不完善

目前，许多高校在档案信息建设和管理中普遍存在着一个问题，即没有完善的基础设施，制约了档案信息工作的开展。软件系统和硬件设施是档案信息化建设和管理的基础。只有有完善的基础设施，这项工作才能有效地开展。然而，许多高校在硬件和软件方面的实际情况是不够完善的，而实际情况是系统的硬件和设备不够完善。高校档案管理人员误认为只有少数几台计算机才能进行档案信息管理，这就限制了工作的开展。

3 信息化建设与档案管理的有效措施

3.1 管理制度

任何一项工作皆离不开相应的管理制度，档案管理工作也是如此。所以想要实现档案信息化为了有效地加强档案的建设和管理，管理者首先要完善制度，然后从根本上有效地加强工作，为档案管理的未来发展打下坚实的基础。为了完善管理体制，今后要完善管理体制。以某企业的“办公档案管理系统”为例。既規定了档案工作的保密性，又体现了档案工作的完整性。主要内容如下：1）办公室完成的各类具有保存价值的文件资料，包括政府办公厅文件、党委办公室文件、各部委文件、政府办公厅常务会议纪要、证件、牌匾等实物档案，均属于备案范围。2）办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期。凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。3）严格遵守党和国家的有关保密制度，加强管理，防止丢失、泄密。4）查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。5）需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。

3.2 提升档案信息化管理水平

随着大量计算机档案网络的建立，许多保密性很高的档案在网络上传输。电子档案安全管理的选择越来越重要。利用电子档案管理档案信息，不仅可以最大限度地发挥档案信息的作用和价值，而且对档案信息的长期保存起到积极的作用。根据大量关于加强电子文件管理的实际调查研究，我们可以发现，要有效地实现这一目标，可以从以下几个方面着手：1）建立具有较高管理能力的技术部门，对维护档案资源网络以及管理档案信息进行辅助与管理，从而使电子档案文件归档具有较高的专业化和制度化特点，使档案具有的管理能力进一步强化。2）加强对电子文件相关处理工作的有效控制与管理，工作人员应该在对电子文件进行管理的过程中，对电子档案进行及时接收、处理、保存、更改格式的等工作，从而使电子文件管理工作具有较高有效性。

3.3 更新管理理念和管理方法，提高管理人员素质

档案管理人员的素质会直接影响到档案信息化建设和管理的效果，因此，这就需要提升他们的综合素质。首先，需要对以往的档案管理理念进行改变创新管理方法，要不断学习先进的管理理念，使之适应高校档案管理的需要，顺应时代发展，促进管理水平的提高。档案工作不仅具有较强的服务性，而且具有较强的专业性，这就要求档案管理人员具有较强的管理技能，管理者应坚持提高自身素质，适应时代发展，不断提高工作能力，学习新知识，才能在工作中得到有效运用，从而为档案信息化建设的质量提供保障。

3.4 加强电子档案文件的管理

随着计算机信息技术的发展，随着档案软硬件管理设施的不断完善，越来越多的单位档案转化为电子文件上传到网络上。因此，对电子文件进行管理，在保证安全的基础上实现资源共享，已成为档案信息管理的重要内容。通过档案信息管理，可以使档案价值最大化。首先，本单位应成立档案电子信息收集与档案网络资源维护部，目的是保证电子档案归档的规范化、科学化、程序化、专业化，从而提高电子档案的管理能力。其次，做好电子文件的处理，档案管理人员要掌握电子档案管理技术，接收、处理、保存档案，确保电子档案的有效性。第三，解决了电子文件的保存问题。虽然在信息技术的支持下非常多的纸制文件都可以转化为电子文档形式进行保管，但是电子文档形式的档案文件的保存时间长短还需要进行验证，管理人员要及时对电子档案文件进行备份，避免出现档案文件丢失的情况。

4 结束语

在信息时代，科学技术和信息技术呈现出快速发展的趋势。信息技术逐渐渗透到各个领域，在一定程度上促进了各行业的发展，使各行业的经济效益显著提高。档案管理要与时俱进，推动档案管理向网络化、信息化方向发展，逐步实现档案信息化建设。推进档案信息建设，可以促进高校的进一步发展。此外，档案管理对提高员工工作积极性起到了积极作用。因此，高校需要重视档案管理工作，推进档案信息化建设工作的有效开展，创新档案管理的理念，使档案管理适应现阶段时代发展的新需求，在高校的发展征途中完成好“服务大局、服务中心”的使命。

参考文献

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