分析基层事业单位档案管理现代化实现对策

纪真

摘 要：在新时代发展背景之下，基层事业单位的档案管理内容和形式也发生了变化，传统的管理模式已经不能满足现如今时代发展的需求。因此，在基层事业单位进行档案管理的时候，需要结合现代化的管理方式，建设网络平台，建立信息化档案管理模式，优化档案管理工作。

关键词：基层事业单位;档案管理;现代化

基层事业单位档案管理工作的特点就是信息多、任务量大，因此，实现基层事业单位档案管理现代化管理就显得很有必要。将信息技术和先进的管理理念运用到档案管理工作当中，能提升基层事业单位档案管理的效率和质量。

1 档案管理概况

如何管理档案有着其独有的重要性。但是传统的档案管理方法好像已经似乎并不适用于这个飞速发展的社会。当今社会的主题是创新，在各行各业都要进行创新的理念。在这个信息化的时代之下，任何行业多多少少都会与互联网、计算机等技术结合在一起。当然，档案管理工作也不例外。在信息化时代，档案管理工作的方法也要随着社会的不断进步而完善自身，不能再以落后的姿态出现在人们的视野当中。

2 基层事业单位档案管理现代化发展方向

我国已经进入了信息技术飞速发展的新时代，基层事业单位在开展档案管理工作的时候，主要的发展方向就是利用信息技术来搭建网络平台，这种档案管理模式能够极大提升工作人员的工作效率。

在信息时代之下，如此普及的互联网技术，使得档案的管理从原来的实体保管变成了网络保管，节约了管理的成本。在当今这个信息时代之下，档案管理的方式也发生了改变，不再像以前那样落后、低效率。现如今的档案管理方式是利用互联网的手段和方法，由专门的档案管理机构来进行整个档案的组织和分类归纳整理的情况。当今的档案管理也是依靠着计算机和互联网，来对档案进行分类、整理、归纳，这样做的目的在于，可以节约查找档案的时间，并且可以起到更好的档案保存作用。

而信息时代之下档案管理工作也具有很多特点。在信息时代之下的档案管理工作，是和以前的档案管理作用截然不同的。信息时代依靠的是互联网来进行对档案的管理，那么就一定要符合国家和有关部门的法律法规，不能出现违法的行为。其次，信息时代之下的档案管理运用的是计算机技术，档案也都是电子档案，和以往的纸质档案不同。

纸质档案不方便修改、编辑工作，电子档案可以进行随时的修改和编辑，并且电子档案的保存相对于纸质档案来说，能够节省保存的成本。纸质档案还存在浪费纸张，破坏环境的问题。

3 当前基层事业单位档案管理中存在的问题

3.1 基层事业单位缺乏档案管理制度

根据时代发展的需求和国家的相关规定，基层事业单位都制定了档案管理制度，但是依旧存在执行力度不强的问题，比如说档案分类不明确、编号随意、互联网容易遭到破坏，导致文件无法找回等。除此之外，还有一部分基层事业单位在档案管理工作中的针对性不强，对工作人员不能起到良好的规范管理。

3.2 档案管理设备老旧，无法应对时代需求

档案管理其实对于环境的要求很高，但是很多基层事业单位并不明白这一点。放大了来说，故宫博物馆之所以能够完好无损地把中华五千年来的宝藏保存地这么好，是因为每天都有非常多的档案管理人员在这背后默默努力。什么样的温度和湿度能够保证書画不易破损腐朽。要达到怎样的存储条件，才能让瓷器一直拥有盛世时期的光泽。这些都是故宫博物馆的工作人员们经过了无数的学习和研究之后总结出来的经验。然而在基层事业单位的档案管理工作部门，我们经常看到的是灰尘飞舞，这些珍贵的资料在不合适的环境下，逐渐褪去墨迹。失去意义，甚至有很多文档已经被老鼠咬烂。陈旧的设备，不恰当的环境，这些远远不足以应对当下日渐增多的档案管理需求，给基层事业单位的档案管理带来了很多麻烦。

4 基层事业单位档案管理现代化实现路径

4.1 基层事业单位需要不断优化档案管理理念

基层事业单位的档案管理工作存在工作量大、分类复杂的特点，因此相关工作人员在日常工作中往往会出现压力大的问题，需要不断利用现代化档案管理的方法，来简化工作流程，最大程度上提升基层事业单位档案管理的效率，这样才能够为档案管理工作打下坚实基础。首先就需要基层事业单位领导班子改变传统的理念，意识到现代化档案管理的重要性，从领导到基层工作人员，每个人都需要转变工作理念，做到与时俱进。贯彻落实工作体系，提升档案现代化管理水平。除此之外，基层事业单位在档案管理工作中，在进行人员管理的时候还应该坚持“以人为本”的原则，在激发工作人员工作热情的同时，还需要把人民群众置于工作首位。

4.2 推陈出新完善设备，为优化提供坚实保障

好的开始是成功的一半。想要改善档案管理工作，就必须提前准备好专业的最新的设备。基层事业单位需要改变观念，意识到这项工作的重要性，在资源分配的选择上，更多地支持档案管理部门设备的采买。我们要把这份工作从线下转移到线上，就要用专业的数字化设备来完成。每一份档案都要经过扫描以后上传保存，增加其安全性，实现双重保障，避免纸质版本丢失。扫描机器，电脑组建，高功能摄像机，这些必不可少。只有数字化设备到位，环境适宜，我们才有讨论后续管理工作的基础。

4.3 基层事业单位要不断完善档案管理制度

在基层事业单位不断开展档案管理现代化建设的过程中，需要建立健全监督机制。首先，就需要制定让单位员工满意的制度，让员工能够规范自身的行为，这就需要基层事业单位在对人员进行管理的时候，不能过于严格，要从员工的角度出发思考问题。

与此同时，由于现代化档案管理工作和互联网息息相关，基层事业单位在进行档案管理工作的时候，还需要把关注的重点放在提升电子档案的安全性上。

“安全第一”不管在哪个行业都是一个非常重要的理念。在信息时代的环境之下，档案信息的安全性也是基层事业单位档案管理当中不能够被忽视的一个部分。档案信息的安全性威胁一方面来自电脑和计算机的设备管理，另一方面的威胁来自互联网。想要做好基层事业单位档案管理的安全性管理，就要从这几个方面来进行出发，才能最大程度上保证档案管理的安全性。

首先，要加强对于基层事业单位档案管理人员的思想意识培养，加强每一个员工的安全责任意识，在日常的基层事业单位档案管理工作当中，工作人员应该定期对各种基层事业单位档案管理的设备和机器进行检查和定期维护，一旦发现了问题或者说是问题出现的隐患应该及时上报。其次，还要建立安全的网络屏障，要利用各种软件来建立起属于本电力公司的档案管理网络，并且一定要保障基层事业单位档案网络的安全性。

基层事业单位不能因为成本的增加，就选择性疏忽的档案管理的需求，严肃对待，现在的付出是为了以后的一本万利，而不是一直承受档案缺失损坏的困扰。

5 结语

基层事业单位在进行现代化档案管理的过程当中，要不断更新自身的管理理念，利用现代化的管理方式，把传统的档案管理和信息技术进行良好结合，提升档案管理的效率和质量，突出档案管理在新时代的服务属性，推进档案管理工作顺利开展。

参考文献

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