纸质档案数字化加工管理存在的风险及防范对策

江群芳

摘 要：随着社会信息化的不断发展，档案数字化管理是必然发展趋势。与传统纸质档案管理相比，档案数字化是一种现代化管理方式，它可以对原有的纸质档案进行保护，并提高档案的利用率。因此，文章重点对纸质档案数字化加工管理中存在的风险进行了分析，并提出了相应的防范措施，以为相关工作者提供参考借鉴。

关键词：纸质;档案;数字化;加工;管理;风险

1 纸质档案数字化加工管理存在的风险

1.1 过程管理风险

1）选择风险。由于纸质档案数字化加工过程中，离不开人力和硬件设备，因此，企业若是自行对纸质档案进行数字化加工管理，则会导致投入资金较多，多数企业一般是通过招投标方式选择相应的数字化加工企业，对纸质档案进行扫描，这要求专业数字化加工企业必须具备较强的实力、资质、专业人员和设备等，这些因素将对档案数字化质量造成严重影响。

2）合同风险。在选择好外委单位后，在签署合同时不仅要注意价格，而且还要审查设备及服务质量等，如果对这些细节问题不重视不注意，可能会导致纸质档案数字化加工过程中出现纠纷，直接对纸质档案数字化加工的质量造成影响。因此，为规避合同风险，有必要在签订合同时进行全面考虑，并进一步对质量、服务、保密协议、评估方式和违约责任等条款进行细化。

3）档案保密风险。一般，企业的档案中都会涉及一些商业机密和敏感信息等，因此当纸质档案数字化过程中，如若外委单位员工泄露企业的商业秘密，将会损害企业的利益，因此，需要制定相应的保密制度，并与加工企业签订保密协议，以防止档案信息被泄露的风险;同时，企业档案管理人员要严格甄别、筛选机密文件，如果档案资料是绝密文件，则可以对其不进行数字化处理。

4）数据挂接风险。由于必须将扫描数据正确与纸质档案系统条目进行挂接，因此，如果外委企业缺乏相关经验、操作不正确或不熟悉企业档案管理系统，则会出现档案与纸质档案系统条目不匹配的问题，情节严重还会损坏企业的档案系统及数据库。另外，纸质档案数字化加工过程中，要重视扫描文件的命名规则，如果规则不明确，将在挂接目录时出现重复或者混乱问题。

5）档案拆装损坏风险。由于数字化扫描需要拆分、重新装订、还原已归档的纸质档案，在此过程中，如果加工人员不按规定操作，将会出现纸质档案被损坏或者遗失。

1.2 硬件设备风险

1）数字化设备性能风险。因数字化设备的性能会对档案数字化加工质量造成影响，所以必须对外委企业的硬件配置和扫描质量等进行了解掌握，以最大限度确保硬件设备和扫描的质量。

2）服务器容量风险。纸质档案在数字化后，将生成数量较多的电子数据。企业在扫描时，需要评估当前的档案管理信息系统，并科学配置服务器，将存储容量问题考虑在内。

3）数据库安全风险。在纸质档案数字化处理后，必须对档案管理系统条目进行挂接，并频繁读取数据库内的数据，这将导致服务器存在安全风险，需要构建一个数据备份系统，以实时对数据库进行

备份。

4）设备存储介质安全风险。一些数字化加工设备由于自身具有存储功能，在进行数字化加工过程中和数字化完成后，应将存储介质移交给档案部门进行统一存储，以防止员工将其带出工作场所，导致企业机密外泄，影响企业的效益。

2 提高纸质档案数字化加工管理的措施

2.1 对数字化加工管理制度进行完善

纸质档案在数字化加工过程中，会涉及人员、财产、安全等各个方面，因此，应构建完善的法规和规章制度，如“数字加工处理安全保密管理系统”和“数字加工处理流程与技术要求”等。同时，要加大相应的监督检查力度，以确保在纸质档案数字化加工管理中有法可依。

2.2 加大对数字化加工场所的管理力度

在对纸质档案数字化加工时，应在指定的工作场所完成，工作场所应达到国家的相关规定要求，在选择场地时，应将安全问题考虑在内，确保选择的加工场所具备较高的安全、规范性，加工现场应安装相应的监控装置，以使纸质档案数字化加工具备较强的安全性，最大限度保障纸质档案的完整性。

2.3 加大对数字化加工设备管理力度

如果用于数字化扫描的设备及其他物件是外委加工单位提供的，则必须保证设备质量达到档案数字化的相关要求，并由企业进行出入安全管理，未经授权不得将工作设备和存储介质私自带出工作场所进行维护，如需将其带出加工场所，应通过保密处理并经企业确认。同时，应对数据挂接设备进行严格管理，并通过封闭管理方式管理设备的输入和输出接口，严格禁止将档案数字化设备和存储介质与其他设备混用。在完成数字化工作后，应将扫描仪自带硬盘和存储介质交由企业统一存储或销毁。

2.4 加大数字化加工过程管理力度

1）对档案的预处理进行规范，按要求为数字化档案办理交接工作，构建统一交接流程，并对交接过程进行记录，在交接档案时，分别由用户、外委单位各委派一名员工负责移交工作，并由双方确认签字。2）根据相关规定要求，对档案文件目录的准确性进行核实，如有不正确的地方，则应根据档案实体修改目录;同时，严格按要求对未标页码的档案进行页码标注，并区分各档案的开始和结束页码等工作。3）根据档案扫描要求，按卷进行拆分，对档案的张数、页码进行清点，并对金属装订物进行去除，整个过程要小心谨慎，以免损坏档案。4）在装订时按原始档案的装订方法和顺序，而避免重新打印和整理档案;在完成扫描后，双方都应对装订完成的档案进行清点确认，然后将其原封返回。

2.5 加大数字化加工质量管控力度

要严格检查质量，加大对数据质量控制力度。1）保证扫描顺序与计算机目录、纸质档案顺序一致，不得出现重复或缺失页面，以确保电子档案的完整性。2）必须保证扫描后电子档案清晰完整，满足出版、展览及其他使用要求。3）保证扫描后的电子档案页码正确清晰，一般，紙质档案扫描多使用彩色JPG格式文件存储，要求分辨率高于300 dpi;在扫描时，如果纸质档案字迹不清、纸张 柔软，应结合实际情况选择合适的扫描分辨率，以确保档案数字化后的清晰度。4）优化扫描图像，结合扫描数据的实际情况合理选择处理参数、亮度参数及对比度，并优化调整扫描后图像文件的边距等，以使数字化档案与纸质档案完全一样。5）扫描页面大小通常为A4，如果超过A4格式，则无法一次完成扫描，需对其进行无缝拼接处理。

2.6 加大对数据挂接质量管控力度

1）在对扫描后的影像文件进行命名时，应按相关的纸质档案数字化技术要求进行命名;并参照相关的数字档案建设指南进行目录制作和挂接工作，并将其存放到档案管理系统以供相关人员查阅。2）核对、验收条目信息、挂接数据，使其与原始档案保持一致，其中要求成品验收准确率达到100%，要求电子档案清晰度要达到相关的阅读规定要求，且布局需科学合理、图文挂接应保证100%准确;要求索引数据、挂接准确率应100%正确。

3 结束语

随着科学技术的不断发展，纸质档案数字化是必然的趋势。但由于纸质档案数字化加工过程中，会存在较多的风险，因此，企业必须加大对纸质档案数字化加工的管理力度，以确保档案数字化加工具备较高的准确性。

参考文献

[1]党霞.浅析档案数字化建设中的若干问题[J].办公室业务，2019.

[2]翟玉芳.档案数字化建设中若干问题的研究[J].财经界（学术版），2017.