浅谈做好机关文书档案管理工作的几点建议

刘幽燕

摘 要：分析总结机关文书档案管理流程并提出建议

关键词：文书;档案;管理;整理;归档

机关文书档案工作是各机关事业单位基础工作中的一项不可缺少的重要内容。机关文书档案是行政机关在行政事务管理活动中产生的，它记录了一个行政机关所从事的各类管理活动，能够客观地反映一个行政机关党组织、行政实施的过程，也是工作业绩和管理水平的历史记载与再现，能为今后拓展业务奠定坚实的基础，是领导决策的重要依据。文书档案的管理，涉及档案收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等衔接有序的过程，现结合笔者工作实际，对如何做好机关文书档案管理工作做出几点建议：

1 设立档案管理部门并强化档案部门的职能

各单位对档案应实行集中统一的管理，应设立专门的档案部门，并强化档案部门的职能，比如：将档案部门归入单位办公室管理，这样更有利于相关政策、制度、规定的制定与执行，档案相关的硬件设备与场所也能及时落实到位。只有单位领导重视档案管理工作，强化档案部门的职能，档案管理工作才能规范有序的进行下去，并为单位的持续发展提供有力的依据与保障。

2 制定、完善相关规章制度、管理办法

单位应根据实际情况并结合国家标准，制定适合本单位的《机关归档文件收集与整理细则》及《档案管理办法》，可规范文书档案的整理、归档和管理流程。单位里的机关部门，收集整理文件材料的工作一般都由部门文书来完成的，而部门文书大都非档案专职人员，且经常更换，在归档时，往往不知从何下手，此时就可参照整理细则进行文件的收集、整理和归档;而单位办公室和档案管理部门可根据管理办法对本单位档案进行有效和规范的管理。

3 制定档案分类方案

“机关档案应按照其内容和载体的不同，制定统一的分类方案，分类应保持前后一致，不能随意变动”，单位应结合部门机构职能，来编制本单位档案的分类方案。分类方案的编制既要系统全面，又要能随着时间的推移、部门的更改能扩充、伸展。分类方案是具体指导全宗内档案归类和系统化整理的大纲，是一种比较具体的立卷规则，是搞好文书立卷工作的基础，并且有助于新手及早熟悉档案业务，有利于机关档案工作的条理化和规范化，是文书立卷的指导文件。

2000年12月6日，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》，它以简化整理，深化检索为宗旨，对原有的归档文件整理方法进行了改革，取消案卷整理，代之以件为单位新型的整理方法。分类方案也应参照简化立卷的宗旨来进行文书档案的分类与编制档号，根据本单位实际情况编制好分类体系。

4 制定《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

单位可根据2006年国家档案局8号令精神，制定或完善本单位的《机关文书档案归档范围与保管期限表》（以下简称《表》）。此《表》是文件归档和档案鉴定工作的重要依据，是歸档和鉴定工作的标准，它的质量高低直接关系到归档文件的完整程度。有些单位可能早已制定，但是随着单位里各部门组织机构及职能的变动情况，可能很多原有的文书归档范围与保管期限已不能涵盖所有应归档文件材料，为确保文件的完整准确归档，这时就需要及时修订原《表》。建议调整与新增的机关各部门，应根据工作职责拟定部门产生的文件材料内容，档案部门罗列整理后与单位办公室商议，划分归档范围与保管期限，修订完善原《表》。

5 在OA系统里完成文件的分类、归档

在如今网络化、数字化的大环境下，为了提高办公自动化、实现无纸化办公，单位可根据实际需求，购买或开发适合本单位使用的办公自动化OA系统，来完成单位日常的文件收、发文等公文管理。在开发、完善OA系统时，可把文件的分类、归档穿插到文件形成、传递、完结的各环节，各部门文书可通过在文件收、发文传递，最后办结归档时做的系列操作，来自动完成文件的保管期限、部门分类及归档转入档案系统的整个流程，这样归档工作在日常的公文办理时就已完成了，方便快捷，做到了文件的及时在线归档，减轻了工作量。

6 制定相关考核机制

单位各部门负责人往往对档案的及时整理归档认识不足，如果制定相关机制来进行定期考核，跟年度绩效挂钩，比如把各部门文书档案的归档工作纳入每年的绩效考核指标中，则能督促各部门档案的收集、整理与归档，并及时移交单位档案部门。档案部门可引导各部门文书根据单位制定的《机关归档文件收集与整理细则》来收集整理文件，根据《机关文书档案归档范围与保管期限表》来确定文件的归档范围与保管期限，编写规范的归档文件目录与移交清单，经档案部门检查核对后办理归档文件移交。档案部门在整个过程中，应积极引导、答疑与督促，让各部门每年的文书档案归档工作融入日常工作中，形成规范的管理流程。

7 加强机关文书档案管理人员综合素质的培养

档案管理人员的知识水平和工作水平直接影响着档案管理的水平，目前各单位配备的专职档案人员数量有限，单位内各部门的文书档案的收集归档又大多是部门文书完成的，要加强档案人才队伍的培养，除了加强专职档案人员的培训，组织档案人员报名参加档案专业机构组织的档案专业知识培训班，提高他们的专业技能水平与政治素养，还应对各部门的文书人员加强档案业务知识的培训，定期开展档案业务知识培训班，或通过网上继续教育培训等多种途径提高文书人员的业务水平和实践能力，从而使文书、档案人员队伍整体素质不断提高。建议单位不但应注重档案人才的培养，而且还应稳定档案干部队伍，避免档案专业人才的换岗、流失，奖罚有度，留住有技术有经验的档案专业人员。

8 档案规范化管理达标评估

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节。在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作，文书是档案的来源，档案是文书的归宿，应树立文书工作规范化与档案工作规范化同行的工作指导思想，在实际工作中，把好文书工作规范化、标准化的入口关。同时在管理上可通过申请档案规范化管理达标评估来促进本单位档案管理的水平，通过评估标准来推进档案规范化管理工作，优化文书档案管理工作的流程，从档案收集、整理、保管、统计、鉴定、借阅利用、业务指导各方面工作进行全方位的规范化管理，从而使单位的文书档案管理工作步上一个新台阶，更加科学化、合理化。

9 结语

文书档案只是各类档案中的一种，做好文书档案的管理工作，强化档案管理职责，不断地更新档案管理理念，是奠定单位持续健康发展、实现经营战略的坚实基础，对提升各单位市场经济竞争力具有重要意义。牢固树立档案服务意识，不断提高管理水平和归档文件质量，让档案人更好地为本单位的经营发展贡献自己的一份力！