机关档案工作目标管理的实践与思考

马晋平

摘 要：机关档案工作，应紧密结合经济和社会发展的客观要求，着重解决工作实践中存在的几个突出问题，保证机关档案事业的可持续发展。

关键词：机关档案;工作;目标管理

机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。近几年推行的机关档案工作目标管理活动，有力地促进了机关档案管理的规范化和管理水平的提高。但也存在一些问题和不足。应针对实践中存在的问题，紧密结合经济和社会发展的客观要求，抓住机遇，迎接挑战，积极促进机关档案工作的快速发展。

1 提高基层干部人事档案管理工作的措施

多数县区坚持以硬件建设为抓手，以质量管理为核心，以优化服务为宗旨，以队伍建设为保障，重点加强“三化”建设，干部档案管理工作水平得到了有效提升。

1）加强信息化建设。传统的干部档案管理模式时效性不强，信息更新较慢，在干部提拔调入、晋升考核、工资核定等实际利用中存在诸多局限，已无法满足干部管理的要求。为了提高效率，近年来，多数基层管理档案单位依托国家公务员管理信息系统和全省干部人事档案管理系统两大平台，全面搜集和整理全区干部信息，及时更新和录入个人经历、学历、职务、工资、考核、奖惩等方面变动情况，确保在第一时间掌握，使信息得以长久保存、多次利用、方便检索，初步建立起了规范、完整的干部档案信息管理系统，为干部人事工作提供全方位、更准确、更快捷的服务。

2）加强规范化建设。从硬件、软件及实际操作等方面同时入手，在硬件方面，结合档案达标验收活动，调整办公用房，实现库房、阅档室、办公室“三室”分开，库房统一配备专用档案柜，对档案分类管理，具备防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等“六防”功能。在软件方面，注重把好材料關，提高干部档案形成质量。认真贯彻《关于进一步加强干部人事档案管理工作的若干规定》，对归档材料明确划分，做到材料不符合要求的不归档，档案审核后不合格的不接收。突出甄别整理，抓好干部履历表、学籍材料、信息核对表、工资表、任免审批表、考察报告等材料的梳理装订，做到内容真实、材料完整、手续齐全、前后统一。

3）加强制度化建设。将制度建设贯穿于档案管理的各个环节，完善档案收集、鉴别归档、查阅借阅等七项制度。坚持以“更强”的执行力，彰显档案工作的严肃性，坚决落实“五不查阅”，“三不转递一不出”等要求，严格把好档案转递关口，加强保密。不仅做好每份档案整体转移登记工作，还对需要借阅、归档、销毁的每一份表格、材料及时登记入册。

2 当前干部人事档案管理存在的主要问题

1）档案管理重视不够。各管理档案单位都有档案保管的义务和职责，但实际上许多单位没有将这项工作高度重视起来，看不到档案工作的长远影响和重大意义。认为无足轻重，抓好与抓不好无所谓。对工作要求不严，管理处于松散状态，难以保证档案材料的延续性和原始性。

2）管理档案人员配置不足。在县区基层管理档案，组织部门管档案力量较强，能够配备专职管档人员，坚持长效管理。也有一些单位的管档人员属于兼职性质，只是充当了档案室钥匙保管员的角色，只能做到摆放、登记档案，难以定期梳理、打印目录、装订。缺乏必须的人力，导致档案材料无序放置和长期凌乱，缺失、损坏现象严重，甚至真假难辨，给干部人事工作带来巨大隐患。

3）管理档案人员业务水平偏低。档案管理具有较强的政策性和业务性，目前，多数管理档案人员是“半路出家”，对档案管理业务了解不深不透，制约了管档案质量的提高，实际操作过程中存在诸多不规范现象。也有是因为新老管档案人员频繁的更换，没有后续培训，致使管档案人员的工作水平偏低，材料混乱，提供数据不准确。

4）材料移交不规范。一是上交归档材料拖沓现象突出。一些管档案人员收集材料意识不强，不能及时收集单位人员归档材料，不能定期向组织人事部门移交考核、学习培训、入党、奖惩、工资等材料，有的上交材料内容有缺失、信息不真实、前后信息记载不一致。二是档案交接手续不严密。一些基层单位管档人员离岗或调动工作时，不按程序办事，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了交接工作的基本要求。三是档案交接工作的不严格。按照规定，档案的交接要有领导在场监交，并署名。而有些单位把档案交接当作事物性的工作，看成是档案人员之间的事情，领导很少过问，使得档案监交工作不严格，工作程序不完整。

3 加强干部人事档案管理的对策与建议

1）健全完善档案法制建设。依法治国是社会主义经济建设和社会发展的客观要求，是我国法制建设的重要内容。依法治国必须要求依法治档。依法治档是促进机关档案事业发展的根本动力。由于机关领导的档案法制意识有强有弱，机关档案工作相差很大，因此，必须从立法的高度去研究、解决机关档案工作的动力问题。只有将机关领导个人行为和档案管理部门行为转化为具有法律强制力的法制行为，才能保证机关档案工作的可持续发展。健全完善档案法规建设的核心就是将档案法中的法律责任真正落实到机关特定的人群。

2）完善归档管理体制和加强档案干部队伍建设。政府机关机构改革和推行公务员制度是我国政治体制改革的重要内容，也是我国政府在新世纪面临的首要任务。机构改革涉及所有的国家机关和事业单位，其中也包括档案行政部门自身在内，笔者认为在贯彻机构、人员精简的同时，必须注意加强档案行政管理部门的职能，否则将直接影响我国的档案事业。实践证明，机关档案工作之所以能有今天的良好的局面，是与各级档案行政管理部门的努力分不开。正是由于我们有一大批基层档案工作人员常年深入到申报达标单位进行细致的业务指导，才保证了档案事业的不断发展。因此，在机构改革中加强档案管理必须注意处理好以下几个问题：

（1）在县级以上人民政府的机构改革方案中，应该保留档案行政管理机构，加强档案行政管理职能，确保档案行政管理职能，确保档案行政部门对档案工作的宏观管理。

（2）在公务员制度中，要科学设置档案员档案，理顺职务、职责、职权、利益关系，对优秀档案人员转任和升迁的方向做出具体规定，要适当提高档案人员的待遇，根据档案员岗位工作年限和结合工作实绩，给予一定的岗位津贴和安排非领导职务。对贡献突出的档案员要给予一定的文化知识、档案业务知识、本机关专业知识及相应的现代化管理知识。因此，在推行公务员制度中，一定要保证把优秀人才选拔到档案工作岗位，形成能留得住人才的良好机制。

（3）加强规范化建设。从硬件、软件及实际操作等方面同时入手，在硬件方面，结合档案达标验收活动，调整办公用房，实现库房、阅档室、办公室“三室”分开，库房统一配备专用档案柜，对档案分类管理，具备防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等“六防”功能。在软件方面，注重把好材料关，提高干部档案形成质量。认真贯彻《关于进一步加强干部人事档案管理工作的若干规定》，对归档材料明确划分，做到材料不符合要求的不归档，档案审核后不合格的不接收。突出甄别整理，抓好干部履历表、学籍材料、信息核对表、工资表、任免审核表、考察报告等材料的梳理装订，做到内容真实、材料完整、手续齐全、前后统一。

4 认真抓好示范档案室建设

随着我国改革开放和经济建设的不断发展，档案管理的范围越来越推广，对档案工作的质量要求越来越高，档案管理工作人少事多的矛盾将越来越突出，解决好这一矛盾。将档案管理部门的工作重心从以业务指导为主转变为以执法检查为主，对档案事业的可持续发展意义重大。由于不同部门、不同机关的不同工作职能，机关档案的类目也各不相同，特别是文书档案、专业档案的立卷问题较多，笔者认为应重点抓好不同部门示范档案室建设。