电子文件归档工作中存在的问题及思考

摘 要：电子文件的大量涌现，打破了传统纸质档案的管理模式，給档案工作带来了巨大的挑战。由于电子文件自身的特点使归档工作凸显了若干问题，本文通过介绍电子文件归档的概念、归档的必要性和意义，分析了归档存在的问题，进而提出了解决对策。

关键词：电子文件;归档;存在问题;思考

20世纪90年代中期，电子文件开始大量产生，采用传统的管理方法难以保护其作为档案必须具备的原始性、可靠性，甚至连最起码的可以识读的要求有时也无法满足，这给档案界带来了巨大挑战。鉴于电子文件将是信息社会档案管理的主要对象，电子文件的归档管理因而迅速成为人们的关注焦点。到目前，大多数档案管理还是电子、纸质文件双轨运行，双套保存，这在一定程度上折损了电子文件管理方法的科学性，“单轨制、单套制”成为发展的必然趋势。

1 电子文件归档的概念

电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

电子文件归档现行电子文件向档案电子文件的转化。指将应归档的电子文件经过整理，确定其档案价值后，通过计算机网络或脱机载体，从文件形成部门转移存储到受档案部门控制的计算机系统中，向档案部门移交的过程。

2 电子文件归档的必要性和意义

业务部门很困惑，电子文件为什么要归档，在服务器中有最好的备份与存储，为什么还要档案部门来归档呢？

电子文件归档是赋予有保存价值的电子文件以档案身份的过程，其标志性动作是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交，电子文件管理责任也随之由文件生成部门向档案部门正式转移。电子文件的管理强调主动控制，亦常用“捕获”一词来表示对应归档文件的主动收集和获取。

由于现在的科研生产工作都采用信息化手段，比如文档编制采用OFFICE软件，图纸绘制采用AUTOCAD、CATIA软件，产生大量电子文件，而部分以三维模型形式存储的文件无法转化为纸质文件，必然会导致单轨制运行方式，电子文件归档成为档案发展的必经之路。且信息化系统中存在大量的碎片化、未经严格审查的、不具有归档价值的文件，因此对电子文件归档管理提出了紧迫的需求和千载难逢的机遇。并且国家倡导推行无纸化，减少纸质消耗是对绿色发展的最好

阐释。

3 电子文件归档存在的问题

文件使用与归档为我国各大企业的发展提供了重要支撑，但电子文件产生之前，人们并没有对文件及档案的长期真实性产生过怀疑，或是尽管有怀疑，也通过各种办法予以解决。但是，当电子文件出现后，因具有非直读性、信息系统依赖性、载体可转换性、信息易变性、信息存储高密度性、信息共享性六个特点，

人们对电子文件的长期真实性的确定存在很大的难度，必然给电子文件的归档带来巨大的难度。

1）电子文件归档的制度流程还缺乏规范性。大量电子文件的产生让人们对归档问题越来越重视和关注，档案界也在不断探索研究，但目前还停留在理论层面，实际操作性、应用性的方法比较少。

2）业务系统与档案系统的接口不健全。归档接口设置在系统设计开始是难度最大也是最为重要的环节。作为接口既要保障文件形成产生、流转使用、管理元数据的真实准确，还要满足电子文件转化为档案的各项要求。由于业务系统与档案系统脱节，目前电子文件归档还延续传统纸质文件归档的管理模式，将业务系统产生的文件经过鉴定手工下载转移到档案管理系统进行整理、分类、组卷、保管、利用，并没有实现电子文件跨系统自动归档的目标，捕获数据成为虚设。

3）软件系统与标准的差距。业务部门使用数以万计的办公系统，档案人员并没有在软件功能的前端设计就参与，也没有提出归档需求，缺乏自动化较高的电子文件归档管理功能，导致软件在形成和管理电子文件及档案方面，功能有缺陷，流程不规范、格式不统一，影响电子文件归档。

4 解决电子文件归档的对策

1）标准制度保障。根据实际工作需要，制定内容具体、具有可操作性、适用企业内部管理的切实可行标准制度。可由业务部门与档案部门关于电子文件归档共同统筹规划，保证文件的输入输出格式规范统一，技术处理方法一致、对接的软硬件设备一致，才能保障在线共享无障碍，提高档案管理效率。

2）打通业务系统与档案系统的沟通壁垒。将业务系统例如OA、AVIDM、CMTOOL等系统与档案管理系统进行集成，并将收集、整理、鉴定等归档方案嵌入业务系统，电子文件按照设定规则自动分类、组卷准确完整的导入档案系统。

3）加快系统化、多元化的档案数据库建设。数据库建设是运用互联网技术，将数据进行优化、整合，以此让档案利用更加方便快捷的一项漫长而复杂的工作。这项工作是将信息积少成多、无序向有序迈进的过程，是将档案知识与信息技术整合的产物，所以加快系统、多元的数据库建设为馆藏档案的深度挖掘也提供了资源，充分发挥自身的优势，服务用户。

4）打造一支专业技术过硬的档案团队。大数据时代对信息技术的要求越来越高，档案人员不仅要具备专业的理论知识，还要具备较高的计算机水平。优化档案人才队伍从两方面来抓：一、对档案人员进行专业的培训，邀请内外部专家来及时讲解业务工作中遇到的问题。二、招聘专业档案人才，基本功扎实，可以更快更好地投入到工作中去。

参考文献

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[3]郑锋.档案信息化建设研究[J].信息通信，2013（1）.

[4]于瑛甫.加强电子文件归档和管理的要求[J].陕西档案，2005.

作者简介

刘婷，北京临近空间飞行器系统工程研究所，馆员，档案学硕士，研究方向：档案管理。