浅谈干部人事档案管理存在的问题与对策

摘 要：干部人事档案是记录和反映干部品德、才干、功过奖惩的个人材料，是对干部个人经历和从事社会实践活动的原始记录，是干部考核、任用、提拔等多项工作的重要依据。随着干部人事管理改革不断引向深入，干部人事档案管理也面临着一些新的形势和新的挑战，如何全面提升干部人事档案管理质量，更好地发挥干部人事档案的应用作用，是当前干部人事档案管理的工作的关键课题。

关键词：干部人事档案;管理;问题;对策

1 干部人事档案管理中存在的问题

1）对干部人事档案管理重视不足。干部人事档案管理工作，是一项工作任务重、工作系统性强，且工作业绩不明显的基础性工作。随着干部《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国公务员法》《党政领导干部选拔任用工作条例》和《干部档案工作条例》印发，档案工作逐渐受到单位重视，但是仍存在部分部门对干部档案管理工作的认识存在着极大偏差，不能充分认识到干部档案工作的重要性，依然认为干部人事档案工作仅仅是一些简单的保管性工作，只要档案不丢失，能查询就完全可以了，没有将档案工作当作一项独立的工作来对待，而是当作办公室工作的一部分。

2）相关的人事档案管理机制不够健全。干部人事档案管理中依然普遍存在重保密、轻查询、不开放的现象。目前只有政府机关、事业单位以及国有企业才具有干部事档案的相应保管权，但随着社会经济的高速发展以及人员交流的增加，一些民营企业和外资企业中也开始出现了干部人事档案管理的需要。这些企业多存是将干部人事档案通过人才交流中心寄存并托管，由于干部人事档案管理的不透明，产生的相应管理问题有增加趋势，一些当事人的干部人事档案被原工作单位填写了一些不实情况，但由于个当事人无法查阅个人档案，造成档案丢失和篡改等情况发生，当事人均无从知晓。当前人员流动已经成为一种比较普遍的现象，在人员流动过程中，由于干部人事档案无法做到与人员流动同步，所以人档分离的情况普遍存在，一些单位为了阻止人才外流，甚至将干部人事档案作为要挟条件，导致很多“弃档”现象出现。

3）人事档案管理人员专业素质不高。档案管理者的科学文化和专业性不够。一些部门，甚至有些组织人事部门在干部档案管理人员安排上，没有专门的档案管理人员，往往是档案管理人员身兼数职，一般由办公室或人事部门工作人员兼任，管理者对干部人事档案工作认识不足、重视不够，工作处于消极应付状态。一些部门即使安排专人从事档案工作，但也是非专业的档案管理人员，对档案管理工作缺乏实际理解和真诚的热爱，业务水平也不高，无法满足档案管理的需要。一些专业的档案管理人员长期从事档案管理工作，被边缘化，工作上得不到肯定，逐渐流失到其他领域，造成专业管理人员进一步

缺失。

4）人事档案管理手段相对落后。部分部门人事档案管理仍以传统的手工操作为主，信息化水平不高。档案整理工序复杂，没有单独的计算机和档案管理软件帮助无法真正适应现代档案工作的需求。没有真正启用信息化手段，档案管理人员只能常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量简单重复的劳动，档案管理人员没有时间和精力考虑内在信息，更无从人事档案中找出干部运用的内在规律以及人事档案在工作中运用的发展方向。有的部门即使利用计算机管理，也仅限于干部名字与档案号输入、输出与检索的管理，没从根本上改变手工操作运转慢、利用率低、效率低下等问题。

5）档案管理工作不规范。部分单位的管理档案的部门只是收集整理档案，仅仅是完成基本的收集工作仅充当档案“保管员”的角色，没有形成自己的实施细则和工作制度。尤其是在接收应届毕业生的档案，只是编号入库了事，对不断改变的干部人事履历变化没有及时更新，等待干部提拔使用时，才匆忙补充档案。这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱、档案材料遗失等问题，甚至出现个别干部与档案难以“对号入座”，严重影响干部任用工作。在目前的人事档案审核中，主要精力放在干部“三龄两历一身份”的核实上，而对反映本人业绩、工作状态的材料收集归档不全，如专业技术人员业绩、能力、职称评聘等方面的材料，致使档案内容不完整，不能客观地反映一个人的全貌，这就造成了人为的“断档”现象的发生。

2 对干部人事档案管理工作的对策

1）要加大对干部人事档案工作的重视。一是增加档案审核工作的难度。严格按照新修订的《干部人事档案工作条例》，强调要坚持干部人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”。要求在人才引进，档案转递、接收，干部动议、考察、遴选、任职前公示、录用、聘用、交流、选调等环节，严格按照相关标准和政策，及时做好干部人事档案审核工作。在档案审核工作中，重点是审核“三龄两历”等内容，即年龄、工龄、党龄，学习经历和工作经历。二是加大干部人事档案工作的投入。加大档案管理工作的资金投入，每年从经费预算中列支档案专项工作经费，保障档案整理、修补等工作正常开展;配备专业档案管理人員从事档杆管理工作，并给予充实的人力保障。

2）要完善档案管理机制。一是依据《档案法》有关规定，结合部门实际，修订各项档案管理制度，确保档案从形成到立卷归档到销毁的整个过程每个环节都有章可循、有规可依。二是将档案规范化管理工作纳入日常工作考核范围，与其他业务工作一起部署、一起检查、一起考核。三是档案管理工作中，也可以适当地引入竞争激励、强化激励等方式，以此来促进与调动相关工作人员工作的积极性，保证档案管理工作的全面展开，促进档案工作的可持续发展。

3）要提高档案管理人员的素质。一是要提高档案管理人员的专业技术水平，加大人事档案管理工作的业务培训，掌握人事档案管理工作的新知识、新技术，新政策;培养档案管理人员良好的敬业精神。二是倡导以人为本的管理模式，使用科学的管理方法，充分利用单位的文化建设、工作氛围，充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性，从而提高工作效率，创造新的工作业绩。三是要将档案人员的培养纳入单位人才培养计划，倡导激励关爱的管理模式，拓宽档案管理人员晋升渠道，使他们的辛勤劳动得到公正回报，从而把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。

4）要加强人事档案管理的现代化手段。一是引进现代化技术和设备实现档案现代化管理，提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑，设置防火、防盗的自动监控系统。二是引进计算机管理软件，建立干部人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为人才培养的可持续发展奠定坚实的基础。

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作者简介

秦思（1983-），女，汉族，广西桂林人，本科，贺州市人民医院，中级，研究方向：档案管理。