试谈企业秘书的工作特点与素质培养

文/孙树敏，内蒙古师范大学青年政治学院

1 秘书工作的现状

秘书工作，顾名思义是指从事办公室程序性工作、协助领导处理行政事务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员（划分为文员、文秘、助理等级别）。秘书从业者，需要具备高复合素质和能力，集办公、办事、办会能力于一体，还能协助决策者出谋划策。这就要求秘书工作者由以前的被动服务转变为现今的主动参与，由专注事务服务转变为提升政务服务。

1.1 缺乏准确的岗位定性

伴随着信息时代的到来，社会主体之间的联系越来越紧密，企业与企业之间信息传递的速度越来越快，政府与基层社会的信息互动越来越多。整体来说，信息时代下的社会节奏感更快、更强，人们追求高效率的同时也更加注重品质。这就需要秘书工作者对自身岗位有一个更加明确清晰的认识和定位，以高度的责任感和使命感投身于工作实践。然而，当前大多数秘书工作者并没有与时俱进，没有及时转变工作思维，没有重新认识工作岗位的性质，对新时代新形势下的岗位缺乏没有重新定性。他们的思维依然停留在简单固化的信息中转，对信息本身的完整性、真实性，不进行整理归纳、辨识筛选。

1.2 参与政务服务的积极性不足

秘书工作者参与政务服务的积极性不足主要表现为决策执行环节责任感、使命感不强。目前，各平台秘书工作者每天要处理纷繁复杂的工作和各层面的海量信息。而现实中，他们的时间和精力有限，很难在完成工作量的同时兼具责任感、使命感。他们也会出现信息传递不够准确、反馈结果处理不及时的问题。由于工作责任感、使命感不足，在工作重压下形成了一切以完成工作任务为导向，而不是以对决策的准确落实和工作的有效开展为落脚点。因此，现实中秘书环节一旦出了问题，就会直接导致决策落实与工作开展亦步亦趋甚至背道而驰，给整个平台的发展带来严重的影响。

1.3 盲目追求个人外在形象

尽管秘书工作是展示企业形象的窗口，但是过于追求秘书工作者的外在形象，并将秘书工作者的形象与企业形象画等号，而忽视秘书工作者的综合文化素养，很明显也是不合理不科学的，甚至会阻碍企业的健康、平稳、快速发展。秘书工作者在接待、会谈、会议、出席活动等活动中起着不可或缺的作用，良好的外在形象会给人带来初见的美感，但由内在洋溢出的良好修养和气场，才会真正给人愉悦舒适的感受。因此，秘书工作者的形象应包括良好的外在形象和内在修养，进而展示出企业的外在形象和内在涵养。

2 文秘人员职业素养培养方法

2.1 企业要重视岗前培训及后续教育

在文秘工作人员入职之前，需要企业组织人员开展岗前培训，让新进文秘人员能够充分了解企业对文秘的要求、企业发展历程、工作内容等，并且开设职业素养相关的如“形象设计”“职业规划”“职业素养”等课程，让文秘工作人员明确工作素养指标，只有这样，才能让文秘人员尽快适应企业工作岗位。另一方面，在文秘上岗工作之后，需要为工作人员提供后续教育机会，在市场发展愈发快速的情况下，企业的发展也逐步加快，对于文秘的要求也在逐渐变化，因此，需要给予文秘工作人员进修的机会，让文秘人员能够跟上企业发展，拥有先进的文秘工作理念，完善自身职业素养。

2.2 文秘人员不断提高对自身的要求

不能仅依赖企业对文秘人员的培训，也需要提高对自己的要求，加强学习，提高自身职业素养。在工作之余，可以报名参加培训，进一步系统性学习，在学校打造的“职业环境”中，提高自身对文秘岗位的认同，并详细阅读学校编制的实训工作手册，与自身企业工作实际情况相对比，查缺补漏，反省工作中是否依照工作规范办事，明确自身责任标准。而在企业工作之中，则可以向优秀的文秘工作者学习，向企业老员工请教工作经验，从而提升自身专业水平及职业素养。秘书人员至少应做到吃苦精神要足、担当精神要足、忍耐精神要足、淡泊精神要足、超脱精神要足。“宝剑锋从磨砺出，梅花香自苦寒来。”其中蕴含的道理足以启示秘书人员吃苦精神要足。

2.3 企业激发员工工作积极性

目前，企业文秘工作人员往往存在工作热情不高等情况，导致工作效率严重受到影响。因此，为了能够有效提高文秘工作人员对职位的热情，需要企业针对现有状况采取相应措施，建立完善员工激励机制并合理应用，从而提高文秘的工作积极性。首先，应当建设温暖包容的工作氛围，让员工能够感受到企业的人文关怀，给予员工精神上的鼓励。其次，构建完善的文秘工作人员考核制度，规范各项工作要求，以文秘工作人员工作完成情况为基准进行考核，将薪资待遇与考核结果相结合，并且纳入岗位提升标准之中，让文秘工作人员更加积极主动提升自己。最后，完善奖惩制度，对于表现优秀的员工，适当给予物质及精神奖励；表现过差以至于损害企业利益者，则给予相应惩罚，让文秘工作者认识到自身职业素养的重要性。

综上所述，秘书工作是一个老生常谈的话题，更是一个常抓常新的课题，其重要性不言自明，其从业标准明确严格。从业人员唯有躬身耕耘，持续提高自身综合文化素养，才能做好做精做细秘书工作，进而促进企业或平台的健康、稳定、快速发展。