中职学校档案管理的规范创新与信息化建设

何秀霞

摘 要：在中职学校，档案管理与教学活动、研究活动、学校管理、学科教学等领域有着密切联系。在新时代背景下，我国中职学校涌现出非常多的问题，传统的档案管理方案已难以适应当下的需求。因此，中职院校需要不断加强档案管理的规范性，对其内容不断创新，并努力开展信息化建设，通过档案管理工作的完善与健全来实现高效发展。本文就中职学校档案管理的规范创新与信息化建设提出几点对策，以期能够为相关工作者提供一定的参考价值。

关键词：中职学校;档案管理;规范;创新;信息化;建设途径

中职学校的档案管理往往能够体现学校各个阶段的工作与活动，包括学校招生就业、人事变更、教育发展过程，是学校良好发展必不可少的环节，也是一项系统性、持久性工程。然而，随着科技技术的日新月异，导致档案管理的问题不断凸显，需要学习顺应時代的发展要求来对档案管理流程进行创新与规范，并落实信息化建设，进而实现档案管理的实效性与高效性，中职学校档案管理是档案管理发展必要趋势，需要相关人员给予足够的重视与关注。

一、中职学校档案管理信息化现状

随着信息化技术的不断发展与普及，大多数中职学校逐渐开始部署档案管理信息化，不过就目前而言，中职学校档案管理的信息化建设现状并不乐观，很多学校并没有实行档案管理的在线检索与查询，其网络范围也只是局限于校园网内互通，信息系统链接与在线功能匮乏，离真正意义上的信息化档案管理还存在较大的距离。该结论与2019年中职学校档案管理信息化调查数据一致，详情如图1所示。

二、中职学校档案管理信息化建设必要性

1.中职学校档案管理信息化是时代发展必要需求

十八大以来，党中央在以习近平为核心的基础上牢牢把握住了信息化发展的历史机遇，并出台了一系列的信息化改革政策，积极推动基础网络设施建设，加快信息化服务的普及。尤其是5G技术的布局，使得信息技术得到了巨大创新成就，在这种背景环境下，中职学校的信息化建设就显得尤为必要。所以，中职学校为了能够更好融入到信息化时代中，需要对相关文字档案、影像档案进行数字化管理，并予以规范和标准，通过存储、编码等方式将复杂繁多的纸质资料与影像资料进行数字化存档，能够更好地推动数字化校园的建设。

2.中职学校档案管理信息化是学校长远发展的需要

中职学校的教育教学、学生管理、行政管理都与档案管理信息化有着密切联系，是学校长远发展的必要条件。首先，针对学校有限的空间资源，档案管理信息化是能将档案本身所占有的资源最大程度的缩小，从而使得档案管理所产生的成本大大降低;针对学生来讲，不管是在校生还是毕业生，都可以通过信息化档案管理来有效查找个人相关信息，不仅方便，而且非常快捷，学生通过学习资源、生活资源的下载与预览，能够更好地促进自我成长;针对教师而言，档案管理信息化能够帮助教师更多用有教学数据库资源，从而充分掌握发展轨迹，有利于教育工作的质量提升;针对管理者来说，可以通过档案管理信息化的参数对比来清晰了解学校在发展过程中的不足与缺陷，并及时进行弥补与改进，能够帮助学校更稳定的发展。

3.中职学校档案管理信息化是档案管理者自我完善的需要

档案管理人员的自我全面发展、自我素养提升是学校良好发展的重要因素，尤其是在互联网技术日新月异的今天，档案管理者的自我完善对档案管理的质量提升有着直接联系。信息化建设是能够帮助工作人员从复杂、繁重的工作中解脱出来，从而使档案管理者有更多的时间与精力去促进自我发展，而且档案管理信息化建设能够极大增加档案管理的准确率，从而使得档案管理人员的精神压力降低，能够为档案管理者自我完善奠定好坚实基础。

三、中职学校档案管理信息化建设存在的问题

1.档案管理体制陈旧

许多中职学校的档案管理方式依旧以手工操作为主，档案管理的信息化、现代化进程推进较慢，且档案管理缺乏统一安排，存在各自为政的情况，从而极大的浪费了人力资源、财力资源与物理资源，不符合节约型社会构建原则。许多中职学校有着比较分散的档案存放，如教务处、财务处、人事处等部门均有各自的档案存放，档案管理体制的陈旧会导致档案管理工作难以落实规范化、科学化、统一化与标准化，且数据接口扩展性差，不利于实现资源共享。

2.档案管理形式单一

信息化档案管理建设与其形式、内容有着密切联系，但目前大多数中职学校的档案管理结构极为单一，缺乏个性化。比如，中职学校有着较大比重的文书档案，但针对教学、科研以及毕业生状况等方面的档案占比较小，这种人事档案结构会导致档案信息的开发利用范围变得非常狭小，难以满足现代社会对档案信息多样化功能的需求与需要。“千人一面”是中职学校档案管理的通病，档案记录通常只注意教职员工的政治面貌、成长历程与思想表现，很少有对个人道德、能力等方面的记录，这种档案管理形式缺乏个性化，不利于档案管理信息化建设的深层次开发。

3.档案管理开发滞后

中职学校档案管理的信息化建设离不开档案数字化，但目前大部分中职学校存在数字档案资源少，开发利用率低的问题。究其原因，是因为该类中职学校依旧采取传统的管理模式来运行档案管理，不仅利用层次低，而且开发力度明显不足，只注重档案的收集整理与归档备查，使得档案管理所提供的信息利用服务方式难以满足当下需求。除此之外，档案管理还普遍缺乏微机化管理，同时也缺少高效实用的信息化管理软件，使得中职学校无法及时动态地分析教职工的年龄分布、专业构成与知识结构，进而导致领导决策与人事工作缺乏高质量数据支持。

4.档案管理重视不够

中职学校对档案管理的重视不够主要体现在资金投入方面，大多数中职学校相关设备严重老化，而且很多中职学校没有专用的服务器，通常都是利用普通微机来代替。信息化档案管理建设需要开发信息化软件、建立数据库系统，同时还需要进行人员配置、软硬件设备购置等，而这些内容都离不开资金的支持。除此之外，存储设备的容量性、稳定性、安全性以及网络设备的高速、稳定都需要大量资金投入，而且电子产品生命周期较短，更新换代速度较快，使得资金投入无法一劳永逸，需要连续不间断的投入，再加上档案管理工作不属于一线工作，这也导致了学校对档案管理信息建设缺乏足够的重视，难以筹集资金。

5.档案管理规范度低

统一化、标准化、规范化意识的缺乏是如今中职学校档案管理普遍存在的问题。认识档案信息化建设的最终目标是为了能够在互联网中共享档案信息，使档案资源能够充分利用，而这种信息资源的共享，需要在各个档案信息化系统之间建立起一个统一的标准，这种标准化规则的建立是实现数字化、信息化档案管理的前提。但当前的中职学校档案管理规范度低，相关标准缺乏通用性与实用性，使得档案管理信息化建设缺乏保障。

四、中职学校档案管理的规范创新途径

1.完善档案管理体制

中职学校档案管理体制的完善与健全需要严格按照我国颁布的《归档文件整理规则》来执行。首先，中职学校需要对档案管理工作流程进行规范，除了要构建档案管理工作网络，同时还需要明确各个部门的相应职责，将工作内容落实到个人，并对工作中的矛盾与问题进行及时处理。其次，需要结合学校实际情况，有层次性、阶段性的形成一個良好的档案管理体制。比如，针对规模较小的学校，可以将人事档案划分为人事处或者档案管理室，这样能够便于管理，并且能够有效避免管理上的混乱;针对规模较大的学校，其档案类别广、数量多，短时间内无法对其进行改善，所以可以将重心倾向于工作流程的理顺。最后，中职学校还应当建立其人员制度、转递制度、保存制度、安全保密制度等，使得档案管理体制能够充分发挥其本身作用。

2.提高档案管理价值

为了避免档案出现“千人一面”，缺少个性特点的情况，中职学校应当尽可能的提高档案管理价值，除了要能够反映人员的个人经历、品德作风以及政治思想外，还需要能够充分体现出专业特长、兴趣爱好、科研水平以及知识结构等，重视人员的职业偏好与个性特征。档案管理还需要定期的更新、鉴别档案材料，促使档案内容不断更新，有利于为学校人事工作、领导决策提供高价值的信息参考。除此之外，中职学校还需要实现档案载体的多样性，对于有意义的事件与活动可以利用多媒体形式将其储存，进而更好落实档案管理的个性化[。除此之外，档案管理还需要具备高效性、科学性，保证操作行之有效、流程合理合规，同时还需要与质量要求相契合，以此达到信息资料提取的便利性、提供的准确性。管理人员还需要对档案信息进行不断检查与查漏，避免数据的缺失以及信息的漏洞，确保信息的最终汇总结果精准无误。

3.推进档案管理开发

在以往的人事档案信息管理中，传统纸质文档资料工作模式较为复杂且繁琐，在进行日常核实与查询工作时，通常需要对大量文件资料进行翻阅，导致工作效率低下。随着计算机网络技术的兴起与普及，人事档案信息管理则可以将智能化信息技术利用起来，通过扫描的方式将纸制档案转化为电子文档，以此来构建现代化的人事管理系统。管理人员在对相关信息进行查询、核实以及修改、增删时，都能够通过电子文档进行及时处理，不仅能够大大降低工作难度，还能够提高管理的效率与质量。这种档案信息现代化管理模式，在对档案资料信息进行统计与汇总时，是能够转变传统的重复劳动和手工劳作，通过现代化计算机网络技术来完成复杂工作，是能够更好的满足如今高校人事工资档案信息管理的高效率、高质量要求。现代化管理形势在不断变化，高校应当顺应时代的转变而做出改变，通过对现代化管理手段的不断提升来实现高效作业。首先，中职学校可以构建基本信息数据库，建立过程中需要确保信息资料的真实性，一旦出现档案与原始材料记载不一致的情况，就需要对其仔细审查。其次，在将纸质档案转变成电子档案的过程中，需要保障档案信息的准确性与完整性。最后，档案资料内容需要全面详实且准确。以此为前提对档案管理进行开发，建立起变异查找、比较、分析以及统计的检索工具，而且在开发过程中，要确保该系统有着较为良好的人机交互界面，同时还需要保证用户信息导入、导出的便捷快速。档案管理信息化建设还需要实现资源共享，在确保员工利用资源便利性的情况下，对资源调用的规范性进行明确，加强与相关学校、单位之间的信息交流与合作，实现档案资源能够面向全社会。同时，需要尽可能的消除资源共享所带来的安全隐患，严格执行内外网的分离，定时备份数据，提高相关工作人员的信息安全意识与网络化意识。

4.加大管理资金投入

档案管理信息化建设属于资金密集型工程，其软硬件设备、网络设备以及相关基础设备都需要花费大量资金，这就导致档案管理信息化建设过程成为了一个高投入过程，这种情况在前期尤为明显。所以，中职学校的领导层需要充分认识档案管理信息化建设的重要性，并给予高度的重视，将档案管理信息化建设所需要的资金投入纳入到学校的财政预算当中，并尽可能的将其常态化、制度化以及专项化，只有这样，才能够将传统的手工操作为主的工作现状进行转变，进而加快信息化档案管理的整体进程。

5.规范档案管理标准

为了更好的提高档案管理信息化总体水平，档案信息化建设过程中，中职学校需要重视相关标准规范的制定与推行，同时需要研发有着统一规范与标准的管理应用软件。首先，需要对档案管理标准进行规定、规划、规范，通过统一的标准来促使电子数据整理、使用、转发、保存的有序化，从而减少重复建设、各自为政的情况。其次，需要对系统软硬件设施技术标准进行规范。比如，文件数据、档案数据的压缩，数据的交换、加密等。除此之外，还需要规范档案管理工作规章制度，使其有章可循。

五、结束语

简而言之，档案管理信息化建设的前提条件是规范化与创新发展，需要中职学校树立正确的认知，并不断规范相关制度，创新管理内容，通过成熟的网络技术与完善的软硬件设备来提高档案管理信息化水平，从而更好地为学校科研、教学提高服务。

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（作者单位：菏泽市牡丹区职业中等专业学校）