浅谈数字档案资源与档案信息化建设

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摘要：随着信息技术以及网络技术的飞速发展，人们对信息的需求量越来越大，为了满足不同领域的人们对信息的渴求，档案的数字化与信息化建设势在必行。本文介绍了数字档案资源的建设及其在档案信息化建设中的重要意义，分析了档案信息化建设在现阶段信息化条件下的必然趋势，提出在实现了数字化档案资源后，如何更好地实现档案信息化建设。

关键词： 数字档案资源；建设途径；档案信息化建设；管理措施

当今社会已经进入信息时代，数字化与信息化手段日益增多，这也为档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。更新原有的管理理念，充分认识和接受数字档案资源，学习和运用高新技术，做好档案信息化建设，创新管理方法，是档案管理在信息化时代迫在眉睫的工作。

数字档案资源与加强档案信息化建设有何联系？

数字档案资源是档案信息化建设的基础和前提。这部分档案资源与传统档案资源在本质上有许多不同点，但最大的不同就是内容数字化，即这种档案资源必须用计算机二进制数字代码来记录和阅读。面对这种全新的档案资源，档案部门需要一个逐渐接纳和全新的管理模式进行改造，在这个过程中需要的第一步就是数字档案资源的建设问题。

1如何实现数字档案资源建设

1.1数字档案资源建设的途径主要有两种：

1.1.1 办公自动化条件下形成的电子文件直接转化而来的数字档案资源。这部分数字档案资源又有两种存在形式：一种形式是办公自动化条件下形成的电子文件转存在一定载体上，以物理形式移交给档案馆；另一种形式是存在于网络上的电子文件，通过逻辑归档移交给档案馆。这两部分是数字档案资源最直接的来源，也是数字档案资源的主体和发展主流。到目前为止，我国对数字档案资源的积累和收集在规模和效益上还远远不够。当务之急是要做好以下两方面工作：一是加强对基层部门有关数字档案形成、保管、收集等方面的工作的规章制度的规范和管理工作；二是对传统档案工作现状进行适应数字资源的现代化改造工作。

1.1.2馆藏档案数字化后形成的数字档案。这部分数字档案资源是整个数字档案资源的补充和丰富。它主要来源于对传统档案馆中开放的且利用效率高的档案进行数字化处理，其目的是使深藏在传统档案馆中的重要档案信息使之充分地为人们所利用。这也是传统档案工作向数字档案工作进行过度和衔接的必经之路。

1.2数字档案资源建设的技术环节

1.2.1 数据库技术：数据库技术是数字档案信息保存和利用的重要技术。档案资源是一种数量巨大、内容类别繁多的信息资源，要把这种浩如烟海的信息有序化便于人们利用，必须加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入、保存，对各种数据库进行资源有效组织。

1.2.2 数字化档案接收：随着OA办公自动化的扩展与提高，接收本身就已是数字化产物的电子档案，必须重点抓好这几个环节的工作：密切关注电子文件的形成和积累，实行前端控制，研究其运作规律，提出质量要求；制定电子文件归档细则和管理规范，研制归档软件，使产生于不同平台和数据库的电子文件能按要求及时归档；档案馆接收电子档案要按统一的格式转换数据，并与馆藏档案数字化工作融为一体。

1.2.3 数字档案安全性的保障技术：

a不同安全级别档案的制作和使用：档案信息的开放是有一定限制的。根据档案的保密和开放范围，对数字档案资源利用范围的设置是非常重要的一项技术工作。这方面的技术主要是通过利用权限的设置和传播环境的设置来实现。对不同密级的档案分别采取在线利用和脱机利用；对不同的读者，又可以利用不同的权限来控制对档案资源的获取。

b保障数字档案信息的原始性技术：数字档案不留痕迹的易改性如不加以控制，将使它的原始记录难以保障。人们针对这一缺陷研究出一些改善措施来最大限度的保证档案的原始性。这些技术措施主要有：加密技术、电子签署技术、消息认证技术、身份验证技术、防火墙技术、仿写技术等。这些技术的使用在数字档案设计和形成时就应该成为数字档案内容不可或缺的一部分。

1.3数字档案资源管理环节

数字档案资源建设要坚持规范性原则，统一标准，统一规范，确保电子文件的归档，数字化档案的保管、传递与利用等工作都实现有序化、标准化和规范化。除此之外，还要提高档案工作者的计算机网络保密意识，同时积极构建本部门信息系统主体，及其与外界关联行为约束机制。凡涉密网络一定要与互联网实行物理隔离；定期进行网上信息检查，确保涉密信息不上网。要准确把握纸质档案与电子档案的关系，妥善处理两种不同功能的档案，使档案资源利用取得较好的效益。

2如何实现档案信息化建设

档案信息化与数字化相比，它的概念更为宏观。档案信息化有着极其丰富的内涵，档案信息化建设是一项庞大的系统工程，它包含了档案数字化、人员、法律、政策和标准等社会因素。可以说，档案信息化是由档案信息的数字化、档案传输的网络化和档案管理的标准化、档案系统的集成化、档案人员的知识化构成的有机体系。有了数字化的档案资源，档案信息化的物质基础和技术基础也就有了保障。而处在当前迅猛发展的信息社会，档案信息化建设已成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。

2.1加强档案部门基础设施建设

加强档案管理现代基础设施建设，保证电子文件有效安全运行和归档。档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，关系着档案信息化建设的成败和整体水平。档案信息化基础设施建设整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件平台和网络。要在建立档案局域网的基础上与办公自动化、互联网等系统相连接，加快档案目录和档案信息资源数据库的建设。

2.2加强档案信息的安全保障体系

加强对计算机档案信息系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档文件的真实、完整、有效；档案信息要转存到档案专用服务器上，实行物理隔离。在利用档案信息资源和信息化处理过程中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。

2.3加强档案信息化管理

档案信息化管理要坚持以下几项原则：

2.3.1规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆。不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规。

2.3.2安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有利的安全措施，充分保障档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们要采取：物理安全策略；访问控制策略；信息加密策略；网络安全管理策略等。

2.3.3效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当大的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力，分析用户需求，考虑档案的利用率。把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。

3数字化、信息化档案资源建设需加强人才的培养

数字化、信息化档案资源建设最根本的是高素质人才的培养。档案人员的队伍建设是实现档案信息化建设的根本，决定着档案数字化、信息化发展的速度和质量。档案事业的发展与广大档案工作者的整体素质密切相关，较高思想觉悟和专业技能水平的档案人员队伍是做好档案工作的保障。

档案人员光掌握专业知识是不够的。加强信息技术人才的培养工作，参加计算机技术、网络技术、信息管理技术和现代管理技术等知识的培训，积极开展多种形式的技术交流，建立起高科技人才为骨干的档案队伍，才能满足档案信息化建设的需要。

4 结束语

随着信息技术的迅猛发展和广泛利用，不仅对国民经济和社会发展产生了深刻影响，更是对档案工作也提出了新的挑战。加强数字档案资源，档案信息化建设是档案管理适应时代和社会发展的必然选择，也是档案管理现代化的客观要求，更是提高档案信息服务水平的必由之路。因此，我们要立足现在，着眼未来，积极创造条件，充分利用先进技术与手段探索数字档案资源和档案信息化建设的新途径、新方法。推进档案资源信息化建设的进程，促进档案事业持续、健康、快速的发展。只有这样档案事业才能适应社会和时代发展的需要，从而达到更好的目的。

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（作者单位：西安长峰机电研究所， 陕西 西安 710065）