事业单位档案管理信息化建设有效策略浅述

徐娟

摘 要：本文首先对档案信息化作出简要阐述，然后对事业单位档案管理信息化建设作用予以说明，对事业单位档案管理信息化建设问题展开分析，最后针对问题产生的主要原因，结合实际情况，提出几点事业单位档案管理信息化建设的有效策略，希望可以对业内起到一定参考作用。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

随着云共享技术、大数据技术的迅速发展，信息化管理已经成为各行各业未来可持续发展的重要途径。在事业单位档案管理工作开展中，存在档案信息资源数量大、档案信息类型多等多种特点，在档案管理工作中，信息化技术的应用可以让管理效率、管理质量得到有效提升，对于档案管理模式创新具有重要意义。

一、档案信息化相关概述

信息化本身具有渗透性、创新性、增值性以及带动性特点，在事业单位档案管理工作中，信息化技术的应用对于管理工作顺利开展具有重要意义。档案信息化主要指的是在网络技术、信息技术的应用下，围绕档案信息数据库建设中心，以档案数字化人才为支撑，构建档案电子化规章制度、标准体系，进而形成档案数字化综合体系。现阶段，档案信息管理工作开展主要目标是管理模式化、馆藏共享化、归档自动化以及应用专业化、控制高效化。在具体工作开展中，首先，应做好信息技术开发工作与应用工作，为档案信息化高效开展奠定基础;其次，应做好档案管理信息化建设产品更新工作，保证档案管理工作实施水准;最后，应做好信息化数据的开发与应用工作，并构建管理工作开展长效机制。

二、事业单位实现档案管理信息化的重要意义

在当前的事业单位档案管理工作中，加强计算机化建设的过程以及使用计算机化介质作为传播档案资料的手段具有许多优势。它可以显着提高分发过程中档案管理信息的速度，并优化和改善公共机构中传统档案管理的服务模式。同时，可以增强档案信息反馈机制的最新性，提高工作效率，从而提高档案管理水平、部门工作水平。此外，事业单位建立档案信息还可以有效提高档案信息的质量，提高受众交流的影响力，改善档案存储环境，从而有效减少纸张资源的浪费。可以解决文件模糊，损坏的问题，有效增加文件的存储容量。档案管理可以有效地优化公共事业单位的档案管理体系和管理方法。在某种程度上，可以减轻文件管理人员的工作压力，确保公共机构更加专业化并融入文件管理中，通过电子化和智能化确保公共机构的良好发展。

三、事业单位档案管理信息化建设作用

事业单位档案管理信息化建设的主要作用有：

1.档案资源永久保存

在传统事业单位档案管理工作开展中，纸质文件受到湿度、温度等环境因素影响，可能会有损坏、发霉等情况产生，进而让档案信息出现丢失现象。通过档案管理信息化建设，能够转换纸质档案为数字档案，在计算机系统以及磁盘中进行存储，进而规避档案损坏问题。

2.档案管理效率提升

传统事业单位纸质档案管理过程较为繁琐，涉及程序相对较多，这对于档案查询工作、档案整理工作开展具有不利影响。通过档案管理信息化建设，可以让工作人员利用专业系统完成档案查询工作，让查询效率得以提升，与此同时，档案管理工作也可以通过计算机程序完成，可以让档案管理工作效率以及质量得以提升。

3.档案管理持续发展

档案管理工作应紧跟时代发展步伐，积极更新管理技术与管理手段，通过信息化建设，可以采用电子录入方式完成信息资源的管理、记录、采集、存储等工作，在保证档案管理效率的同时，对于其未来可持续发展具有积极影响。

四、事业单位档案管理信息化建设问题

1.档案管理信息化的理念尚未深入人心

随着信息技术的出现和广泛使用，它在各个领域的发展和创新中发挥了不可磨灭的作用。信息技术已在管理大型公司方面发挥了巨大的优势。对于事业单位中的文件管理，它还必须配备现代信息技术，这大大提高了文件管理和使用的现代化程度。但是，仍然有一些事业单位的相关管理人员尚未意识到基于信息的档案管理的重要性，继续使用传统形式的档案管理，由于相关的管理人员和干部对于信息技术存在偏见，因此他们认为进行档案管理信息建设是必须消耗大量的人力、物力和资金等。同时，部门负责人和各个部门的员工对待档案管理的态度严重阻碍信息建设档案管理的计算机化设计严重阻碍了事业单位在未来的健康稳固发展。尽管在某些事业单位的文件管理过程中，信息构建被视为未来文件管理中的重要问题之一，但通常在建立过程中只是对其进行肤浅的了解，而没有加深对其管理或健全和完善，并且在构建过程中没有投入太多的精力。

2.管理经验不足

管理经验不足的问题在我国事业单位档案管理信息化建设中普遍存在，现阶段，在国家层面，虽然针对事业单位档案管理工作制定了一系列具有宏观特点、全局特点的法律法规政策，但对于地方工作开展仅能起到指导作用。而地方事业单位档案管理工作开展往往存在管理经验不足的主要问题，人员管理能力水平难以满足信息化管理需求。与此同时，还有部分事业单位档案管理部门存在管理认识不统一的主要问题，会对信息化建设管理工作顺利开展造成阻碍。

3.技术发展滞后

在事业单位档案管理信息化建设过程中，技术发展滞后的问题依然普遍存在。其主要表现为：

（1）开发利用滞后。部分事业单位在档案信息化建设中存在开发利用滞后的主要问题，之所以产生此类问题，其主要原因是市场中档案信息化管理产品较为缺乏、工作人员参与档案信息化开发利用积极性低等。

（2）建设进程滞后。部分事业单位相关工作人员没有对档案管理信息化建设工作予以高度重视，存在信息化建设进程滞后的主要问题。同时，还有一些事业单位在档案管理信息化建设中会面临诸多困难，如果没有对此困难予以及时克服，就会让管理工作开展效果受到不利影响。

（3）信息整合滯后。信息整合工作需要多部门、多单位共同完成，但就目前来看，部门各自为政的现象普遍存在，这会让信息整合出现滞后问题。

4.管理水平不足

管理水平会对管理效果造成直接影响，之所以产生管理水平不足问题，其主要原因为：

（1）网络科学技术、信息技术迅猛发展，在部分事业单位档案管理信息化建设中，因为人员思想先进性不足、技术选择不合理等问题，可能会对整体管理水平造成不利影响。

（2）在我国部分事业单位中，存在档案信息化管理监督力度不足的主要问题，缺少对档案管理的强制执行规定，难以保证人员工作开展规范性。同时，档案信息化管理工作开展对人员工作具有新的能力要求，如果人员能力水平不足，就会让管理效率、管理质量受到不利影响。

5.管理模式缺陷

现阶段，管理模式缺陷的问题依然普遍存在，其主要表现为组织结构缺陷、管理体制缺陷这两个方面。在组织结构方面，部分事业单位没有对档案信息化建设管理工作人员权责进行明确划分，存在权责不清等现象。与此同时，还有部分事业单位档案信息化建设管理存在管办不分以及政事不分情况，这会让档案信息化管理出现冗余情况，让管理工作开展有效性受到不利影响。在管理体制方面，部分事业单位存在文件档案各自保管情况，缺乏保管统一性与信息化处理统一性，此种管理模式规范程度相对较差，可能会让档案丢失现象产生，让档案信息化管理措施落实效果受到不利影响。

五、事业单位档案管理信息化建设有效策略

事业单位档案管理信息化建设过程中，伴随着社会经济的快速发展，事业单位会有更多的专门档案、重要档案、声像档案、科技档案出现，只有对信息化建设策略进行有效实施，才能让档案管理工作质量得以提升。

1.加大对事业单位档案管理的资金投入

不管是工程项目还是公司管理部门，顺利进行的原因都是每个部门都投入了大量的人力、物力和财力，事业单位中的文件管理也是如此。为了能够及时更新旧设备并有足够的资金来引进高新技术，必须增加文件管理方面的资本投资。首先，在有关部门的大力支持下，事业单位可以积极引进现代化的管理设备，取代原来的计算机、扫描仪、打印机和其他文件管理所需的材料。但是，应注意的是，更换设备后，人员应保存原始数据并将其传输到新设备中，以进行有效的分类和集成。其次，为了确保所收集文件的安全性和机密性，还应建立完整的安全保护系统，以确保文件信息不会丢失，从而确保信息的安全性、完整性和有效性。

2.制定档案管理标准

制定档案管理标准是事业单位档案管理信息化建设的首要工作。首先，应制定具有针对化的信息化管理标准体系，在管理架构上，应保证档案管理具有高度统一性特点，避免有分散管理、多头保管、各自操作等情况出现。还应做好领导管理工作，对组长、负责人进行有效安排。其次，应对资源进行有效整合，完成可操作档案共享标准体系构建工作，保证文书档案网络共享平台可以得到有效运行，保证查询快捷性、归档安全性、机关工作高效性。

3.完善档案管理制度

事业单位档案管理信息化建设工作开展中，完善档案管理制度是工作顺利开展的重要保证。首先，事业单位应构建层层负责制度，并成立专业领导小组，保证档案管理信息化建设具有专人专岗特点。其次，事业单位应对档案管理信息化建设制定长期规划与长期目标，具体应涵盖在线接收、在线移交、在线查询、在线鉴定等多种内容，让政务内网、档案信息数据库得到有效对接，让安全防护防泄密问题、网络技术攻关问题、数据格式统一问题得到有效解决。最后，需要对权利义务制度予以明晰化处理，保证工作开展有序性与工作流程明确性。

4.构建良好运行程序

在事业单位中，为让良好运行程序得以构建，首先，应结合档案信息化建设工作实际需求，对档案电子文件装订方式、存储格式、管理架构以及人员专业技术进行全面分析，对工作流程进行有效完善，保证管理、保管、移交统一性。其次，应保证在职人员、离职人员对保密责任予以严格履行，避免有涉密文件泄露情况产生。最后，应严格管理涉密档案，可以对此类档案进行登记目录，开展备案备查工作，全面了解当前档案管理情况。

5.提升人才素质水平

（1）强化人员培训

强化人员培训是提升事业单位档案管理信息化建设工作人员素质水平的重要方法，是让信息化人才短板得以弥补的重要举措。在具体工作开展中，应对培训力度予以增大，一方面应保证培训人员全面，确保档案部门工作人员可以全部到位;另一方面应保证培训方式多元性，对讲座培训方式、互联网培训方式、模拟实践培训方式予以综合采用，保证培训工作开展效果。

（2）加强交流锻炼

事业单位应对档案管理工作人员定期组织交流学习活动与进修学习活动，让档案管理工作人员在学习中提升自身的能力素质水平，让人员工作态度变得更为端正，进而为档案信息化建设管理工作高质量开展提供人力支持。值得注意的是，档案管理工作人员自身也应积极树立终身学习理念、自主学习意识，根据单位需求，及时学习计算机硬件维护知识、软件应用技能，让平台应用、维护、管理工作开展有效性得以提升。

6.加强对于馆藏纸质档案的数字化建设

传统的档案管理形式主要是保留已登记档案信息的记录，将其分类为纸质档案，并进行馆藏管理。如今，现代技术在各个领域的使用为人们的生活带来了极大的方便。事业单位的文件管理应逐步将文件转换为某种形式的数字信息，数字处理不仅可以促进文件的组织和存储，而且可以成为创建文件信息的主要因素。首先，该部门的文件管理人员应根据各种类型和部门的数据信息以及分类返回的文件信息的准确性进一步对现有的纸质文件进行分类。其次，执行数字处理以避免将来由于时间和空间的变化而造成的存档信息丢失，从而不能保证存档信息的完整性。

7.加强信息安全防护

在档案管理信息化建设背景下，档案管理工作开展效率迅速提高、耗时大幅缩短，但与此同时，档案信息资源安全问题也变得更为严峻。所以，事业单位在档案管理信息化建设工作中，需要对信息安全防护工作开展力度予以加强。首先，事业单位需要增强管理工作人员安全意识，让工作人员严格开展档案资源信息安全鉴定工作，让档案开放范围以及安全保密程度得以明确化处理，让档案安全管理工作开展有效性得以提升。其次，事业单位应开展档案资源存储杀毒工作，应在实际情况基础上，装设杀毒软件以及防火墙，并对硬件设备、软件设备开展定期升级维护工作。最后，在信息化档案建设中，需要对数据备份功能、数据恢复功能予以全面应用，确保档案数据信息安全防护工作开展综合性，值得注意的是，事业单位应在安全防护工作开展中全面结合实际情况，让自身优势得到充分发挥，完成安全风险与安全问题的监控工作、识别工作、处理工作与报告工作，让档案资源管理工作更具综合性特点。

六、结束语

综上所述，事业单位在档案管理的信息化方面存在着很多的问题。因此，强化信息化建设的任务势在必行。事业单位通过制定档案管理标准、完善档案管理制度、构建良好运行程序、提升人才素质水平以及加强信息安全防护的主要策略，可以让档案管理信息化建设工作得以高效完成，为我国事业单位的档案管理工作打下坚实基础，使以后的档案管理工作更加完善。

参考文献：

[1]陈 皓.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].中外企业家，2020

[2]王海民.新形势下事业单位档案管理的问题和对策[J].轻紡工业与技术，2019

[3]郑 磊.关于事业单位档案管理信息化建设的思考[J].城建档案，2019

（作者单位：潍坊市海洋发展研究院）