浅谈在企业档案管理实践中如何实施改革创新

张丽莉

摘 要：随着大数据时代到来，企业掌握的数据越多，并且可以高效利用数据，就能够在市场竞争中取得优势。档案管理是企业管理中的重要数据，反映了企业运行情况以及资源配置情况。因此企业在档案管理中科学应用档案，能够充分利用企业内部资源，优化企业内部资源配置与管理决策，促进企业长远发展。目前来看，企业档案管理工作仍然存在着诸多问题，没有充分发挥档案管理数据价值。故此，文章将分析企业开展档案管理工作意义，并研究企业档案管理问题，提出創新改革措施，帮助企业在市场竞争中取得竞争优势。

关键词：改革措施;档案管理;企业;档案管理平台

企业生产与经营过程中受到内部因素与外部因素双重影响，经营风险比较高。尤其随着2020年国际贸易收紧情况下，国内市场竞争更加激烈，企业在外部因素不稳定情况时，更应该加强企业内部管理，提高企业档案管理工作水平，充分掌握内部资源分布情况，并作出科学管理决策。目前，我国企业档案管理问题主要体现管理方式滞后、资源开发有限、人员素质不足等多个方面，不利于企业优化内部档案资源管理工作。企业内部在新形势下，应该应用信息技术开展档案管理工作，推动企业内部档案管理工作改革，为企业发展提供必要的数据信息基础。由此可见，探究如何在企业档案管理工作中应用信息技术是十分必要的。

一、企业加强档案管理意义

1.提供数据依据

企业决策需要多项数据作为依据，不仅要掌握会计工作报表，市场调查信息等内容，还要关注企业内部人事安排、历史决策、生产信息、技术水平等多项内容。企业档案能够为企业内部决策提供必要的依据，让企业掌握生产、管理、技术、人事等各项信息，在此基础上做出科学决策。企业在决策时掌握的信息越多、越准确，制定的决策愈加理性，让企业在激烈的市场竞争中避免出现较大的决策失误，降低企业运行风险，帮助企业获得更大的经济优势，促进企业长远发展。

2.提升服务效果

传统档案管理工作信息化程度低，档案利用者在查阅档案时受到时间、空间限制，查阅档案时十分不便。企业领导人员在下班后紧急调阅相关档案资料十分困难，甚至贻误商机。档案管理工作不仅是一项档案整理工作，还要为各个部门提供档案管理服务，企业加强档案管理工作，改变传统档案管理工作方式，让其他部门获取查阅权限后可以随时查看档案内容，满足企业档案信息获取需求。企业领导人员也可以根据企业管理需求，能够随时调阅相关档案，突破档案管理时空限制，提升档案管理服务质量。

3.优化资源配置

企业档案管理工作主要是整理企业成立后所产生的各项文件信息，不仅包括人事档案、生产资料等，一切企业在运行过程中所产生的资料均可以被纳入档案管理之中，全面反映企业内部资源使用情况，也是评估企业发展情况、管理水平的重要依据。企业加强档案管理工作，可以详细了解企业各项生产、管理、人事资料配置情况，并以此为基础进行专项管理，合理配置各项资源。企业在进行资金分配时，也可以根据企业资金、成本档案管理情况做出科学的决策。

4.稳定企业发展

在传统企业管理认知中，将档案管理工作视为企业发展历史资料记载工作，档案管理也是属于企业管理边缘部门，企业在发展过程中也甚少考虑档案管理对于企业发展的作用。其实不然，加强档案管理需要企业各部门配合工作开展，可以整合企业内部管理资源，整体提升企业管理水平，促进企业稳定发展。在外部风险因素加大、国际市场经济形势尚不明朗的情况下，加强企业内部档案管理工作，可以让企业管理水平稳中求进，降低企业运行风险，帮助企业渡过困难时期，保障企业的经济效益。

二、企业档案管理问题

企业档案管理工作受重视程度不足，因此在各个方面上均有所不足，即使部分企业已经开展信息化档案管理工作，但仍然存在管理水平仍然不高，改革工作推行较为困难等问题，进一步加大了创新实践管理难度。目前，我国企业档案管理工作主要存在安全意识不足、管理素质有限、工作体制问题三个方面，具体情况如下。

1.安全意识不足

档案是企业发挥中历史记录资料，具有极高的应用价值，不仅包含了企业历史决策，也涉及企业的商业机密。如果档案管理资料出现泄漏、丢失，不仅会导致企业停产、停工，甚至造成一系列的连锁反应，导致不法分子利用信息进行诈骗、造价，造成巨大的社会危害。目前，我国企业在进行档案管理时缺乏足够的安全意识，企业档案丢失、损坏现象严重，甚至出现档案中机密信息泄露的情况。对于企业来说，运营、生产机密被泄露，将会使企业丧失竞争优势，甚至被市场淘汰。

2.管理素质有限

由于企业对于档案管理工作重视程度不高，导致档案管理工作边缘化，甚至被视为企业“养老”部门，专业档案管理专业毕业人数不多，导致企业内部档案管理工作效果受到影响。随着档案管理创新实践改革工作推进，企业档案管理工作朝向信息化、科技化发展，档案管理人员素质明显满足不了企业新时代发展需求。现有档案管理人员法制意识不高，没有从法律角度思考过档案管理工作，并缺乏应用信息技术开展档案管理工作的能力，无法适应新时期档案管理改革新趋势。

3.工作体制问题

（1）管理机制

目前，我国企业档案管理机制还不够完善，缺乏相应的管理制度，管理人员在工作开展中并未按照要求开展各项管理工作。以人力为主的档案管理模式，不仅在数据处理、档案管理等工作上能力受限，并且工作水平不断波动，容易受到主管因素影响，导致档案管理工作效果受到限制。因此企业在开展档案管理时不能够仅是依靠人力开展档案管理工作，还需要依据管理机制开展档案管理工作，才能够确保其安全性、可靠性、规范性，保障企业档案管理水平。

（2）监管缺失

企业档案管理工作不仅是保存档案与整理档案，还需要为档案利用者提供查阅服务，帮助档案利用者录入、更正部分信息，并根据企业领导人员要求，整理出相关档案，为领导提供决策依据。但长时间以来，企业档案管理工作缺乏必要的监管，管理人员工作积极性不足，部分档案内容长期没有得到更新，部分档案管理工作甚至陷入混乱之中，不仅为企业内部查阅档案工作带来困扰，容易出现档案遗失的情况，给企业造成经济损失，档案管理质量难以得到保障。

（3）发展缓慢

企业档案管理创新实践工作改革十分缓慢，经常会出现人员匮乏、资金不到位的现象，即使档案管理部门认识到了档案管理改革工作的必要性，但由于缺乏资金支持，导致档案管理工作进展十分缓慢。档案管理工作不受重视的原因，主要在于其无法产生直接经济效益，企业没有正确评估档案管理能够产生的经济价值，导致档案管理进展十分缓慢。因此在开展档案管理工作期间，企业如果无法树立正确的档案管理工作价值，将会影响档案管理工作开展。

三、企业档案管理实施创新实践改革举措

随着档案管理在企业内部管理地位提升，企业应该采用信息技术，实施创新实践改革措施，真正促进企业发展。结合企业在档案管理中存在的问题，企业可以从管理平台构建、降低管理成本、创新服务工作、加强人才培养、优化管理流程等多个方面开展档案管理工作，真正提升档案管理工作水平。

1.构建管理平台

档案管理工作包含内容较多，涉及部门较广，更与企业的每名职工有着切身利益关系。因此企业在开展档案管理工作时，要构建档案管理平台，用信息技术作为平台运行基础，科学整理各项档案管理工作。具体方法如下：（1）采用OA办公自动化系统构建企业档案管理平台，通过开放式框架结构纳入档案管理工作内容;（2）结合企业档案管理工作内容，将其分为“数据收集”、“综合管理”、“综合整理”、“安全管理”、“档案统计”六大模块，全面处理企业档案管理信息。

2.降低管理成本

企业开展档案管理工作改革，必须投入一定的经济成本，会给企业造成一定的经济负担，也是企业不愿意配合档案管理工作改革工作的重要原因。企业在开展档案管理工作建设时，一方面企业要正视档案管理投入所带来的长远效益，另一方面要找准市场定位，降低企业档案管理工作管理成本。具体方法如下：（1）明确阶段化档案管理工作改革内容，确保投入管理成本与企业实际承受能力相符;（2）明确档案管理工作服务理念，投入更多的精力核实档案库数据，弥补信息技术投入不足做造成的工作问题。

3.优化管理流程

企业在开展档案管理工作时，要设置明确的管理流程，确保檔案管理工作平台能够顺利运转，提升管理工作规范性，保障档案管理工作质量。在优化档案管理流程时主要分为文件管理阶段与档案管理阶段两个部分，在文件管理阶段时要优化档案生成、转化、归类、入库等工作流程;在档案管理阶段时，要确保其准确、安全、可靠，能够随时满足企业内部对于档案管理工作的需求。

（1）文件管理阶段

在文件阶段时，可以采取以下措施：①面向企业基层、管理层、领导层提供不同的档案管理工作流程以及档案管理平台权限，确保文件管理工作可以分类开展;②形成文件管理监督与保障体系，对于原始数据、文件单、保留痕迹进行控制与监管，确保文件质量;③构建文件流转控制机制，对企业内部所有文件的办理、流转进行监控，确保文件信息在流转过程中不失实;④构建文件管理归档机制，对于重要信息文件及时进行归档，促使文件转化，丰富档案库内容，让其更具价值。

（2）档案管理阶段

在档案管理阶段时，可以采取以下措施：①树立信息化服务理念，借助管理平台开展档案管理，尽量满足企业职工的档案管理服务需求;②运用规范化管理方式开展各项工作，确保档案管理工作能够得到有效优化，让职工可以在最短时间内得到准确的档案信息;③构建监督、安全管理机制，采取行政与技术两项安全管理办法。在行政上，制定安全管理制度，并让档案管理人员签署岗位工作保密协议，并定期对档案数据库登录情况进行检查;在技术上，设置管理权限、动态口令、密码识别等各项密保机制，确保信息管理安全性、可靠性。

4.管理创新工作

（1）信息管理

构建现代化档案管理工作平台，不仅需要用技术建立数据库，呈现档案数据，还要利用信息技术全面开展创档案管理工作。具体方法如下：①使用信息技术从各个部门收集档案，除个别机密档案信息内容外，职工只要提交电子档案信息或者原件扫描件即可;②利用信息技术进行信息筛查、审核等各项工作;③借助信息技术提供突破时空的服务措施，让企业档案管理使用者在权限允许范围内，能够随时得到信息技术服务;④通过防火墙技术手段进行安全信息管理。

（2）人员管理

档案管理工作必须由档案管理人员执行，因此加强人员管理，对于档案管理创新实践改革具有重要意义。具体方法如下：①设置人员管理制度，确保档案管理工作内容、管理责任、管理人员的一致性，避免出现管理遗漏现象;②设置安全责任管理人员，并对档案管理紧急事件进行处理;③对于数据库管理等关键性内容管理时，要设置管理权限，具备管理权限的人员要依照法律、法规开展管理工作;④开展绩效管理，对于档案管理创新实践改革中人员工作情况进行绩效考核，并通过奖金方式激发人员参与积极性;⑥加强信息化人才管理培训，聘请技术人员、档案管理专业人员对于现有人才进行专业培训，提升档案管理人员工作水平，优化档案管理人力资源，节约成本投入。

5.服务创新工作

在新时代下，企业对于档案管理工作时效性、服务性均提出了更高要求。档案管理过程中，也应该树立新型工作理念。具体情况如下：（1）便捷性服务。档案管理开展过程中要具有便捷性优势，方便企业职工查阅档案信息，解决时空限制问题;（2）高效性服务。档案是企业决策的重要依据信息，档案内容与时俱进，涉及内容愈加全面，其应用价值也就更高，因此档案管理工作也应该更加高效，及时更新数据，满足时效性需求;（3）共享性服务。部分企业规模大，并包含了多个子公司，因此在构建档案管理内容时，应该考虑企业之间的内部联系，建立共享资源数据库，扩大档案辐射范围价值。

结语

企业开展档案管理工作必须从企业长远发展角度出发，综合企业发展需求、管理需求、使用需求，优化档案管理工作。企业在开展档案管理时，要正视我国企业在开展档案管理时存在的问题，并提出具体创新实践管理举措，从制度、人员、平台、服务等多个角度着手，构建现代化档案管理体系，并借助信息技术提升企业档案管理效果。文章中从企业角度分析了如何开展档案管理工作，各企业在借鉴档案管理工作方法时，仍要结合实际情况优化管理方案，让档案管理工作更加有序、科学，发挥档案管理价值，促进企业可持续发展。

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（作者单位：山东兴临建设集团有限公司）