高职院校安全工作的档案管理探讨

周向东

摘 要：现代社会快速发展，社会各行业都取得了巨大的发展成就，尤其是高职教育事业，近些年来取得了令人瞩目的发展成绩，但与此同时，高职院校安全工作的档案管理面临前所未有的挑战。高职院校的安全工作档案主要详细记录了学校安全管理信息、学生的档案信息等，若此项管理工作失当，不仅容易泄漏档案中的信息，还容易损坏档案，从而对校园安全产生了负面影响。因此，在高职院校发展过程中，强化安全工作的档案管理显得十分重要。本文围绕高职院校安全工作的档案管理展开分析，在简要介绍高职院校安全工作档案管理基本内容的基础上，具体分析了重要价值、问题及优化思路。

关键词：高职院校;安全工作;档案管理

近些年来，我国高职院校随着社会发展而快速发展，随之而来的安全工作难度加大，与之相关的安全工作的档案管理工作难度和负担不断增加，给相关工作人员提出来更高的要求。但是，安全工作作为保障高职院校校园安全的重要举措，若出现问题，必然会影响高职教育的发展，且对学生切身利益也会产生一定的损失。尤其是高职院校安全工作的档案管理，更是不容出现问题，原因在于安全工作档案主要记录了院校安全管理信息和学生的档案信息，一旦管理工作出现问题，必然会引发一系列负面影响，如泄漏学生档案信息等。基于此，高职院校要立足于具体的管理问题，予以增强责任意识、加快信息化进程等良策，以此整体提高安全工作的档案管理水平。

一、高职院校安全工作档案管理的基本内容概述

1.构成内容

基于系统角度而言，高职院校安全工作档案管理对象主要分为两个部分，分别是安全管理情况、安全基本情况，具体如下：

安全管理情况。内容包括：一是奖惩情况记录;二是安全事故基本情况及其处理过程和结果的记录;三是安全宣传及教育培训记录;四是安全巡查记录;五是安全隐患排查及整改记录;六是安全基础设施定期检修和维护记录;七是其他安全管理情况记录。

安全基本情况。内容包括：一是校内各类安全基础实施安装及维护相关资料;二是校内各类安全应急预案及安全制度的相关资料;三是安全管理人员及相关责任人的岗位职责;四是重点安全区域的情况及院校基本情况;五是各类安全文件资料及年度安全工作计划、安全考核资料和安全工作总结资料等;六是安全管理部门下发的规范性文件及各级单位法规文件;七是其他与校园安全相关的各类情况材料。

2.具体表现形式

通常而言，高职院校安全工作档案具体包括两种表现形式，一是电子档案;二是纸质档案。两种不同的表现形式各有优缺点，在实践中为了尽可能提升高职院校安全工作档案管理水平，往往会采取分类处理、共同推进的档案管理模式进行管理。另外，在高职院校档案安全工作档案管理过程中，要采取电子档案和纸质档案同时归档保管方式，一方面可以有效提高安全工作档案的安全水平;另一方面纸质档案和电子档案同时具备查阅和参考等功效，大幅度提高了安全工作档案利用价值。

3.安全工作档案资料的收集工作

高职院校安全工作档案管理工作中，档案资料的收集工作作为关键环节之一，在实践中要严格按照完整性、真实性进行操作，以此保证所收集的安全工作档案具有较大的利用价值。同时，档案资料的收集工作是保证安全工作档案管理顺利进行的重要先决性条件，与其管理水平密切相關。因此，在高职院校安全工作档案资料收集过程中，要做好两项工作，首先，严格遵守查漏补缺、随时收集的基本原则，及时收集高职院校安全工作中的各项文件及相关记录资料，以此保证安全工作档案资料的完整性。其次，安全工作档案收集过程中，要保证各项资料具有参考价值且真实可靠，针对高职院校安全工作中的重要事件、重要活动及安全工作职能等文件和材料，要保证全部采集到位，并整理归档保存。

二、高职院校安全工作的档案管理工作的重要价值概述

1.客观评价高职院校安全工作的原始凭证

高职院校的发展，使得高职院校安全工作面临巨大的挑战，而安全工作是高职院校稳定、持续发展的关键。为了充分发挥安全工作的效能，推动高职教育稳定发展，要始终坚持做好安全工作档案管理，并将其作为安全管理的基础。安全工作档案资料详细、全面记录了高职院校安全工作的开展情况和效果，不仅是高职院校开展安全工作过程的详细记录资料，还是院校安全工作决策的依据。除此之外，安全工作档案信息主要以学校安全工作具体情况的历史记录为主，彰显了院校安保工作的成就和责任。因此，安全工作档案可以作为高职院校安全工作评价的原始凭证。

2.安全工作档案是高职院校档案的核心内容之一

高职院校档案管理工作作为高职院校管理工作的核心内容之一，安全工作档案管理是高职院校档案管理的关键环节之一，缺乏安全工作档案的高职院校档案管理是不完善的，也会直接影响高校档案管理水平和质量的提高，同时对高职院校校园安全发展也是极为不利的。基于某种程度而言，高职院校加强安全工作档案管理，是高职院校安全、稳定发展和高等教育事业快速发展的内在需求。基于此，为了建设高职院校安全校园，高职院校各安全工作档案管理人员要严格按照现行相关规范和制度进行安全工作档案规范化管理工作，从增强安全工作档案管理意识、加强安全工作档案信息化建设、规范安全工作档案管理过程等方面入手，不断提升高职院校安全工作档案管理成效，为更好地发挥安全工作档案价值奠定良好的基础。

3.高职院校安全工作规范化的重要助手

高职院校安全工作档案中，全面、真实记录了院校安全工作的过程和实践活动成效，也蕴含了院校安全工作的经验，可以为高职院校安保人员的具体工作提供完整、可靠的信息，从而有利于院校安全工作水平的提高，这对于促进我国高职院校稳定、安全发展是极为有利的。与此同时，相关人员通过总结高职院校历史上的安全工作经验，并从以往的安全工作经验中探索出一般性规律，可以总结出有效的安全工作应对措施，从而有利于高职院校安全工作水平的提高。因此，安全工作档案管理是提高安全工作水平和质量的重要助手，对于推进高职院校安全工作规范化发展具有积极的促进作用。

4.推动高职院校依法治校发展

党的十九大指出，人民日益增长的美好生活需求不单单体现在物质文化上，还体现在环境、安全、民主、法治等方面。上述几个方面的建设都要法治建设提供保障，即民主、安全等方面，要在法治建设协同推进的情况下，才能保证人民安全、民主等美好愿望得以顺利实现。伴随教育体制的改革发展，各级各类学校发展环境、发展理念及发展方式等都发生了不同程度的变化，迫切要积极响应国家号召，全面推进依法治校，加强现代化学校制度的建设，才能保证各级各类学校适应当前建设社会主义法治国家的基本要求，为教育稳定发展奠定基础。同时，高职院校全面推进依法治校，是提高学校安全工作法治化水平、维护高职院校各主体合法权益、整体提升高职人才培养质量、实现教育现代化的重要保障。除此之外，安全工作档案全面、真实记录了高职院校各项安全工作活动的全过程，当中涉及到安全事项、安全制度、安全要求等，都是高职院校依法治校的重要依据，推动高职教育稳定发展的重要保障。

三、高职院校安全工作档案管理中现存的主要问题分析

1.安全工作档案管理意识薄弱

大部分高职院校存在片面思想，即高职院校运行的目的在于培养现代社会所需要的高素质复合型人才，而人才的培养，关键在于教育，致使高职院校普遍缺乏安全工作档案管理意识。这种情况下，高职院校安全工作档案管理出现一系列问题，如缺乏专职管理人员、档案管理工作难以落实到位等，导致安全工作档案易出现漏失、损坏等问题，从而不利于安全工作档案管理效果的提升。

2.档案信息化管理程度不高

近些年来，科技和信息技术的快速发展，为社会各行业的快速发展提供了技术保障。尤其是信息技术的发展，为各行业的管理工作效率和效果的提升提供了可能性。由此可见，高职院校安全工作档案管理加强信息化建设显得十分重要。但是，现实情况是大部分高职院校安全工作档案信息化管理程度不高，无法对安全工作档案实施数字化处理，造成档案工作以传统人工操作方式为主，不具有效率的同时，还给档案管理工作人员增加了工作负担和难度，远远满足不了当前高职院校安全工作需求，制约了高职院校安全工作档案价值的开发和利用。

3.缺乏规范化的档案管理过程

当前，高职院校安全工作管理工作过程中较为混乱，主要是缺乏规范化过程，造成档案管理出现了一系列问题。一是档案资料漏失，高职院校安全工作范围较广，使得安全工作档案内容也是十分繁杂，尤其是在日常安全管理工作过程中，会产生大量的新的档案资料，大部分院校没有及时收集与整理这些资料，长期如此，容易出现安全工作资料遗失问题，从而给档案管理产生了负面影响。二是档案内容混乱，由于高职院校没有及时收集与整理新产生的安全工作档案，造成大量不同类型、不同时段的安全工作档案混杂在一起，甚至于数年的安全工作档案混杂一起，从而使得要检索档案时，无法从中快速检索到所需要的档案，不利于档案利用价值的开发。三是档案分类不合理，部分高职院校在档案收集整理过程中，没有对档案进行合理的分类，造成档案管理工作人员在归档工作存在较大的操作难度，不利于后续档案检索使用。

四、高职院校安全工作档案管理的优化思路分析

1.增强安全工作档案管理意识

高职院校安全工作档案管理效果和效率的提升，关键在于管理意识的强化。意识的强化可以让人们意识到安全工作档案管理的重要性，从而自觉按照相关制度和规定进行规范操作，进而有利于工作效率和效果的提高。对于高职院校安全工作档案管理而言，亦是如此，只有增强档案管理人员的意识，才能高质高效做好档案工作。首先，强化教职工责任意识，恪守“谁主管、谁负责，谁建档、谁管理”的基本原则，将各项工作责任落实到具体的个人，一方面可以极大地调动工作人员的积极性;另一方面安全工作档案管理出现纰漏可以及时明确第一责任人，便于追究相关人员责任，可以快速责令相关人员解决问题，从而有利于高职院校安全工作效率和質量的提高。

2.加强安全工作档案信息化建设

信息化时代，高职院校安全工作档案管理加强信息化建设，是提高安全工作档案管理水平和质量的重要手段，也是档案管理工作进一步发展的重要手段。因此，高职院校在安全工作档案管理工作过程中，要深刻认识信息化管理的重要性，并在实践中重视加大资金投入力度，为信息化建设购置先进的软硬件设施。同时，为了更好地促进档案管理信息化建设，要重视网络技术开发与利用，意味着高职院校要除了在资金扶持之外，还要重视技术人员的支持，为安全工作档案工作的数字化管理提供保障。另外，高职院校档案管理信息化建设过程中，要强调档案安全管理系统的完善，原因在于安全工作档案信息化管理面临巨大的安全挑战，若出现安全问题，会造成档案出现篡改、非法盗用等问题，不利于保障档案管理质量的提升，且不利于保障高职院校学生的切身利益。

3.规范安全工作档案管理过程

现阶段，高职院校安全工作档案管理之所以存在资料混乱现象，是因为安全工作档案管理过程中，缺乏规范的档案管理过程，造成各管理人员在具体的工作中，缺乏一个规范的参考依据，使得一些具体操作存在较大的随意性，且因档案管理人员个人因素的影响，使得各项档案管理工作存在较大的差异性，无法保证安全工作档案管理的各环节工作有机衔接起来。不仅不利于安全工作档案管理效率的提升，还会制约安全工作档案资料的完善。因此，高职院校要立足于安全工作档案管理现状，进一步完善安全工作档案管理过程，确保档案类别可以覆盖学生管理工作的各个方面，以此保证档案内容的完整性。同时，在规范的管理过程中，可以保证档案分类归档，减少了档案归档工作难度，且有利于档案后期检索使用，从而有利于档案管理水平的提高。

五、结语

综上，高职院校安全工作档案管理的强化，可以促进高职院校安全、稳定发展。因此，高职院校有必要立足于安全工作档案管理现状，予以加强信息化建设、规范安全工作档案管理过程等良策，促进高职院校法治化发展。

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（作者单位：菏泽家政职业学院）