高职院校学生档案管理规范化路径

摘要：档案管理是学校管理的基础，亦是促进学校规范化管理的重要环节之一。学生档案管理是高职院校了解学生个人信息的首要前提，同时也是学校推进人才的培养过程，但当前，学生档案管理存在文书处理不规范、管理制度不完善、管理人员素质欠缺等问题，导致学生档案缺乏完整性。本文就高职院校学生档案管理的现状，对其管理的规范化路径提出了几点相关建议。

关键词：学生档案管理;高职院校;规范化路径

前言

档案管理屬于学校建设中的基础性工作，但大部分高职院校并未充分意识到学生档案管理的重要性，加之档案内容较为复杂繁琐、管理机制不完善等原因，学校的学生档案管理工作并不十分规范[1]。然而对于高职院校而言，档案管理方式属于教学工作的重要组成部分之一，其可对学校教学工作的整个过程进行直接反应，也可间接体现教学管理水平的高低及教学工作质量的好坏[2]。近年来，大多高职院校的学生档案管理数量不断增长，而如何有效、同步提高其管理质量，并探究其管理规范化路径就显得格外重要。基于此，本文建议高职院校对学生档案管理的必要性及其优点进行充分了解，同时对管理制度进行改革及优化，寻找管理的规范化路径，以提高高职院校对学生档案管理工作的效率。

一、高职院校学生档案管理现存问题

1.文书处理不规范

在许多高校中，文书处理及档案管理工作并未引起重视，学校对于档案管理的观念意识较为淡薄，而学生档案本身需要学校多个部门收集，再对其进行整理、汇总，最终经手档案室归档存档归案，在这一过程中，常常会出现管理者管理意识不强，未能规范性管理文书处理工作及档案工作的情况。同时，由于文书管理缺乏规范性，档案管理过程中容易出现重复管理现象，导致管理资源浪费，工作效率低下。

2.管理制度不完善

就目前来说，大部分高职院校迫于需求设立了档案管理室，然而档案室设立后，学校并未拟定及施行档案室相关管理制度，在人力资源调配上也存在较多问题，长久之下，便形成了管理制度不完善、责任划分模糊的局面，最终导致学生档案管理效率不高，且工作繁杂[3]。另外，随着现代信息技术的飞速发展，信息化技术逐渐进入各行各业的视野中，包括各大高职院校，但目前的现状是，因资金限制，部分高校暂未引进信息化技术，而已引进信息化技术的高校，也存在引入机制不健全的缺陷，致使学生电子档案的使用、整理及划分流程不明朗，难以实现高职院校学生档案规范化的管理。

3.管理人员素质欠缺

当前，在经营过程中，许多高校均对师资力量及教学成果予以高度重视，而对于学校档案管理工作人员的要求则相对较低，普遍存在年管理人员年龄较大、学历不高等现象，加之缺乏系统的档案管理培训，此类管理人员专业知识及实战经验均不足，以至于难以有效开展学生档案管理工作。而除此之外，仍有部分高校的档案管理人员以手动操作方式收集整理档案，对计算机的运用并不十分熟练，管理水平较低，难以适应信息化技术的发展，跟上高职院校学生档案管理信息化改革的步伐。

二、高职院校学生档案管理规范化路径的探讨

1.加强文书处理工作的规范性

相关研究显示[4]，文书处理工作属于高职院校管理的基本工作之一，其与档案工作之间虽存在不同，且具有独立性，但文书的档案来源是一致的，可以说学生档案管理的本质就是文书管理，因此，加强文书处理工作的规范性对于提高高职院校学生档案管理效率具有重要意义。此外，增强文书处理工作的规范性，有利于记录、量化数据研究，同时准确分析档案管理中的规律及发展趋势，进而为学生档案管理工作提供真好似可靠的原始数据，有效提高档案管理的科学性。

2.树立信息化建设管理制度

在学生档案管理工作中，高职院校要想顺应信息化时代的发展，提高档案管理的规范性，除转变管理思维外，还需正确认识学生档案管理之于学校整体管理的重要性，尽力完善、优化档案管理制度。其一，学校树立信息化建设管理制度需以我国出台的《档案法》为依据，以建立科学合理的管理机制，同时对分工及责任进行明确划分，以规范档案管理流程[5-6]。其二，另外，学校还应当对计算机技术进行合理运用，以改善传统手动管理不易操作及纸质档案不易保存的不足，有效节约管理成本，提高工作效率。其三，学校应当设立资源数据库，对该数据库进行良好的开发及利用，规范学生电子档案的收集、整理、归纳、利用等一系列过程，及你不弥补传统档案管理手动操作的不足，提高管理效率。

3.提高管理人员道德素养

高职院校学生档案管理工作人员的综合素质对工作效率具有直接影响，在信息技术化飞速发展的时代，档案管理人员必须与时俱进，熟悉现代化计算机软硬件，学会计算机操作，同时提高自身职业道德修养。首先，学校需成立综合数字档案管理室，合理利用数字化信息，实现学生电子档案的良好监督及保管，确保档案的真实性、完整性、有效性;其次，学校需招聘一批档案管理的专业人士，同时将学生档案管理内容作为考核的一环，以提高管理人员专业素养;最后，学校需对部分管理人员进行合理化培训，定期引入档案管理工作的新思维，同时增强管理人员的服务意识，调整档案室工作作风，规范档案管理流程。

结语

由于高职院校的档案管理工作属于学校基础性工作，因而学校的整体管理具有一定推动作用，值得引起学校管理者的重视。但就高职院校学生档案管理的规范化路径而言，加强文书处理工作的规范性，完善档案管理制度以及提高管理人员道德修养是关键，以上规范化路径的实施，有利于促使高职院校转变学生档案管理思维，采取有效措施，合理运用信息化技术，优化档案管理流程，最终提高其管理工作效率。

参考文献：

[1]陈亚伟.浅谈高职院校二级学院教学档案管理的几个问题[J].档案与建设，2017 （12）：82-83

[2]杨丽娜，张云涛.高职院校学生德育档案的建立与管理[J].办公室业务，2019 （10）：161.

[3]朱明祥.高职院校学生档案管理规范化路径研究[J].中国校外教育（下旬刊），2019 （7）：160-161.

[4]林月丽.探究高职院校学籍档案管理的规范化路径[J].考试周刊，2017 （80）：192.

[5]吴文浩，糜莉，马晖.高职院校学生德育档案的建立与管理体系构建[J].宿州教育学院学报，2018，21 （3）：64-65，133.

[6]安丽君.新时期高职档案管理工作规范化分析[J].长江丛刊，2017 （12）：239.

作者简介：刘兆英（1968.9），女，山东临沂市人，讲师，毕业于山东师范大学，就职于山东临沂职业学院，研究方向：档案管理。