文书档案规范化管理分析

摘要：标准化和规范化的檔案管理是所有档案管理工作者的宗旨和目标。文件是文档的来源是文档的结果。因此，标准化文件处理是规范化档案管理的重要基础。针对档案管理中存在的问题，本文进行了分析和研究档案管理的标准化以及规范化的管理措施和方法。

关键词：文书档案;规范化;管理分析

伴随社会科学技术的发展，档案工作的管理方式正在发生变化，管理方法也越来越复杂，但仍然与人为操作密不可分。因此，提高档案工作者的素质是促进档案业务创新的基础，也是加快档案技术进步，促进档案事业发展的关键。作为档案管理部门，如何规范档案管理，使其能够充分利用于知识创新、经济发展和社会生活，是档案管理人员要认真考虑的重要问题。

一、文案一体化的必要性

所谓的文档集成是指在当前归档工作的现实中，将所有机构的相对分散和独立的文件管理与档案管理集成为一个有机的管理整体。文件中心是文档生成器和存档之间的过渡文档存储组织。国内学者认为，其依据理论是文件的生命周期理论。文件生命周期理论表明，文件是一个完整的生命过程，从形成到最终销毁或永久存储为档案。此过程可分为多个阶段，每个阶段具有不同的价值、角色和特性，因此每个阶段文档都有一个存储位置和存储方法。根据文档生命周期理论，文档移动的不同阶段需要不同的控件和存储位置。其中，临时保存文件特别特殊，此阶段的文件必须经受时间的考验，有些文件毫无价值，并且可以销毁。一段时间后，有些有价值的文件，然后销毁。有些具有持久存储的价值，将来应存储在库中。因此，需要临时机构来组织、存储和使用，文档中心机构便诞生了。伴随中国高科技的飞速发展，文件档案的计算机管理已提上了日程。文件档案的计算机管理克服了先前工作链接和工作步骤的重复，将文件档案视为集成系统工程，增强了文件管理的高级控制，确保档案质量，档案作用充分展示。档案工作者预先干预文档生命周期并从源头开始的想法在世界范围内受到一致欢迎。这个想法主要源于文档分离的解决方案，该解决方案从根本上动摇了电子时代的档案，这也是解决了分隔实际文件的基本方法。

二、文书档案管理中存在的问题

档案管理系统不完整，因此在文档收集和分类过程中没有规则，导致存档的文件变成了不存档的重要文件，文件放置的更加随意，没有标准可言，文件借阅未经过正式的借阅程序，或者借阅后没有及时归还文件，导致了文件管理混乱。文档管理是一项技术工作，而不是简单的管理工作。档案管理员的业务水平和管理能力直接决定了档案的质量。档案管理员缺乏专业知识、缺乏管理技能、教育程度低、知识管理水平低、缺乏管理经验，这些现象并没有促进档案管理的规范化，不良的档案管理不能够保证直接的文件质量。档案管理员需要保持最新知识，不断学习，充实自己并提高他们的业务和管理水平。档案管理人员并不完全了解文件，也不清楚其职责。档案不仅有价值凭证，而且更重要的是参考价值。简而言之，档案管理可以作为科研单位和机构持续正常运行的参考，但是需要发现并使用这些价值和功能。

三、实现文书档案管理工作的规范统一

（一）强化文档一体化意识

文档集成的本质是秘书工作与文书档案管理的真正结合，从组织系统到特定程序，可以更好地控制文书档案部门对文件的管理，并科学地简化文件工作流程。秘书人员需要高度了解文书档案，文书档案中的材料反映了历史缩影，因此可以说，没有文书档案就没有历史。对于单位而言，它依靠档案中的大量文书资料来保持其真实性，今天的文件是明天的历史。秘书人员必须对历史负责，并妥善处理所有正式文件。

（二）强化全过程管理工作

首先，需要建立质量控制意识。无论是秘书工作还是文书档案工作，都必须首先确立质量的概念。必须遵守文档处理、格式、编写规则、发送和接收过程，文档管理要求以及文档归档规则的基本原则。精简管理体系，完善组织结构，建立一支优秀的工作团队。秘书工作、文书工作都是具有较强的专业技术，必须组建一支高素质，相对稳定的工作团队。要建立详细有效的管理制度和工作程序，按照规范程序处理正式文件，执行正式文件编制规则，并严格审查发行制度。要充分发挥随文卡片的管理作用，填写“文件处理表”，“签发纸标签”等，并合理确定要发行的文件范围。必须依靠先进的设备和技术，为了跟上设备现代化的步伐，正确配置的设备和工具可满足归档的法律和法规要求，从而提高其熟练程度和操作规范化。

（三）做好公文制发工作

文档的创建和发布对文书档案的标准化具有重大影响，因为档案是从官方文档中衍生而来的。为了实现档案的标准化和规范化，首先，必须做好公共文件的标准化和规范化。因此，有必要确保正式文件的质量，正式文件的规格必须符合国家标准，版面和装订也必须符合相关规定。创建正式文件时，应注意签发程序和审批权限。请确保官方文件标题、单位用途、付款方式等准确无误，并注明日期。官方文件的起草、印刷、记录、签名、报告、评论等必须清晰易读。请勿使用容易褪色的笔或墨水进行存放。正式文件的书写格式应标准化，并应使用标准化的国家标准文字书写。

四、利用先进技术与先进手段管理文书档案

伴随中国科学技术的持续发展，自文书档案的管理逐渐实现自动化，需要通过OA进行简单的传输，以及按时收发文书档案的操作。因此，对工作人员将提出更高的要求，并且需要进行更改。在文书档案管理模式下，首先需要根据工作需要选择合适的工作软件。这与文书档案管理的当前状态匹配。可以帮助单位员工通过互联网访问、存储、编号、使用、检索和组织文档文件。要在OA系统与文书档案管理软件之间的接口中正常工作，注意文件的无缝连接，实现电子文档资料的直接归档操作，提高文书档案管理水平。

结语：

综上所述，文书档案管理的过程改善了文档的收集，提高了文档管理的专业水平，改变了传统的文书档案管理的模式，并实现了文书档案管理的信息开发。为此，必须严格遵守相关规则和规定，提高员工文件档案管理效率，实现文书档案管理的可持续规范化发展。

参考文献：

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[2]张成丽.企事业单位文书档案规范化管理存在的主要问题及措施[J].兰台内外，2019（06）：45-46.

[3]王玲.浅谈事业单位文书档案的规范化管理[J].黑龙江史志，2015（11）：120.

作者简介：李欣（1984.03--）女，民族：汉，籍贯：吉林省舒兰市，学历：本科，职称：馆员，研究方向：档案管理。