如何做好档案室的纸质档案保护工作

王大庆

摘 要：档案保护工作是档案管理的核心环节，经调查发现，部分档案室内的纸质档案出现较多问题，比较常见的就是纸质破损，发生这种情况的原因较多，管理人员应加强分析，明确其产生的原因，并提出科学的解决策略，确保档案管理工作的顺利进行。本文主要针对档案室在纸质档案保护中目前存在的问题，以及如何做好档案室的纸质档案保护工作进行概述。

关键词：档案室;纸质档案;保护

档案是信息的一种体现以及载体，其对于社会中不同行业发展有一定作用。档案需要安排专门人员进行保护，特别是纸质档案，其会受到温度、湿度等影响，导致纸张档案受损，因此，应对于档案管理工作加强关注，及时运用新型技术处理纸张问题，并明确纸质档案出现问题的原因，从源头上杜绝纸质档案的破坏。本文主要根据档案室的纸质档案保护的现状，阐述做好档案室的纸质档案保护策略，并提出相关建议。

一、研究的对象与方法

本课题研究的对象是档案室的纸质档案保护工作。研究的方法是运用针对性解决问题的模式，就是依据已经出现的问题寻找原因，并提出解决策略。在档案保护中的体现就是：一旦档案室内出现纸质档案破损问题，就应寻找与之相关的因素，由于不同档案场所以及情况不一，因此，其处理措施也不尽相同，但是总体来说，档案破坏的基本原因是光照、湿度、温度、人员素质以及意识问题、管理方式、监督不力等问题，研究人员可以根据研究对象采取对应的处理的策略。

二、档案室的纸质档案保护中目前存在的问题

1.档案纸张损坏

纸质档案若是保存时间过长，就会产生纸张损坏问题，这就对档案保存造成一定影响。如何做好档案室的纸质档案保护工作是一个难题。经过调查，多数纸质档案出现破坏一个关键原因就是档案室内的环境，室内的不同因素导致酸性物质的产生，例如灰尘、温度、湿度、制造纸张运用的化学问题，这对档案室进行纸质档案保存极为不利。

2.档案保护手段落后

现阶段，经常产生纸质档案保护问题，这就导致档案管理的工作遇到重重阻碍。由于档案管理存在一定滞后性，但是多数管理人员依然按照以往档案管理方式进行工作，其可能会造成纸质档案破损的概率提升。因此，相关档案管理人员应不断探索，积极创新新型纸质档案管理策略，使纸质档案可得到有效保护。

3.档案人员基本素质以及管理意识欠缺

目前，档案室的纸质档案保护工作的开展一直深受不同单位的重视，但是依然会发现有很多档案破坏，究其根本，多是由于管理人员本身对于纸质档案管理的认识存在一定欠缺，多数人员对纸质档案管理认识不足，另外，部分工作人员对于档案纸质管理的基本技能不足，造成在工作中无法全面发挥管理的职能，也会导致部分室内的档案产生损坏。一旦出现档案保护方面案例，档案人员就应了解其出现纸质破坏的根本原因，提出解决策略。

三、如何做好档案室的纸质档案保护工作

1.明确纸质档案保存标准

档案管理人员在对档案室内的不同指标进行设置，应先了解纸质档案的保存标准，熟悉其对于温度、湿度以及光照的要求，可以安装自动化的相关装置，其可对于室内的温度以及湿度进行必要控制。一般来说，档案室内的温度标准一般是在12℃到24℃，湿度则应控制在45%到60% 之间。

2.纸质档案管理中监督制度的落实

档案保护工作是档案室必不可少的一部分。现阶段，对不同部门档案保护依然是企业应关注的一个难题，监督制度的不完善，这对保护纸质档案工作开展会存在一定的制约，应先改善监督制度，及时了解档案室内的情况。若发现档案的纸质内容出现一定疑问或是纸质破坏，就需要实施针对性处理。监督制度履行应定期进行，及时了解纸质档案的保存数据，并对网络档案系统进行进一步完善，确保监督工作执行的有效性。在监督纸质档案保护工作中，需要及时明确档案室内部环境。若是环境温度设置存在差距、空气问题，就需要及时处理，避免纸张档案的损坏。另外，还应依照监督制度的奖惩制度对于部分工作人员进行鼓励。若是经过一段时间检查，发现档案管理良好，纸质档案无任何破坏，就需要进行针对性检查与处理，及时鼓励相关人员的工作。反之，如果在定期检查档案后出现较为严重的纸质档案破损问题，就应依照监督制度内容对其进行适当惩罚，并对这类工作人员的专业管理知识提出一定要求，使其可以了解档案保护相关注意事项，确保纸质档案保存的质量，防止不必要的纸质破坏问题的产生。

3.影响纸质档案保存的关键因素及处理

对于纸质档案保存会产生影响的因素有光照、温度、湿度、害虫、化学物等。档案室档案保护是纸质档案保存需要重视的一个问题，由于纸质档案的材质，一旦时间一长，可能会由于档案室的潮湿或是其他问题，导致档案室的纸质老化或是腐烂，档案变得比较模糊，难以辨认，这就会对档案查阅造成一定的麻烦。因此，在对档案保存中，应避免光照。如果光照时间超过一定限度，纸质档案就会有伤害，需将档案室的窗户缩小，达到避光的目标。在对于档案室建设中，明确设计的窗户朝向。通常来说，环形走廊设计的档案室内可以减少阳光直射对于纸质档案的破坏。另外，在档案室窗户设计方面，可以利用紫外线预防措施，将毛玻璃在窗户上设置。另外，在档案室内，通过有害气体吸收设备的安装，可以对室内的空气有净化效果，确保室内空气纯净，减少由于室内的有害气体对于纸质档案的损害。纸质档案储存的档案室，湿度与温度都会对档案保存的寿命有一定影响，若是室内湿度过高，其会促使氧气与金属离子接触，并出现氧化感应。因此，

四、笔者提出的档案室的纸质档案保护工作的改善建议

1.重视档案保护技术的运用

档案保护工作的开展应与时俱进，不断运用新型技术处理纸质档案中存在的不利因素。档案保护人员在利用新型技术处理纸质档案中的一些问题时，可以将档案实施科学记录，保证后期查阅的方便，例如图1 中某企业电力业务档案管理系统的建立，可将档案的数据信息进行必要处理，了解纸质档案相关信息。另外，可以将纸质档案内容输入网络方案系统中，以便可以之后对于已经破坏的纸质档案进行修复，避免由于紙质档案的损坏，无法找到档案资料，这对档案保护工作开展会造成比较大的麻烦，也不利于后期档案保护工作的进行。由于纸质档案的材料运用比较特殊，相关人员在进行档案保存中，需了解档案资料已经丢失以及破损情形，并及时处理。而互联网信息技术可以防止这类情况的产生。运用信息技术进行档案室内的纸质档案保护，确保其得到有效保护。相关人员应对档案网络系统进行维护，确保系统运行的安全性。若是后期在纸质档案保护工作中发现有文件缺失、损坏等，运用网络系统可以有效弥补纸质保存档案存在的不足。

2.提升管理人员基本素质

档案管理的工作质量提升，与工作人员的管理效果密不可分。增强管理意识，可以让管理人员更加明确纸质档案的核心价值，并积极参与档案管理工作的开展。若管理人员是在进行档案管理考核中发现纸张受损比较严重，就应对相关工作人员进行教育，加强培训，培训内容主要包括纸质保护主要注意的因素、以及室内若产生光照、温度、湿度等问题，应该采取的预防措施、积极预防室内可能出现的档案破损问题，减少由于人员的技能不足造成的纸张档案破坏问题。另外，不同部门应对档案管理加强重视，了解档案管理的不同步骤与流程，增强工作人员对于纸质档案保存认识，了解档案对于不同人员的价值，使其对于档案管理工作更加关注。及时反省，明确自身在档案管理中存在的问题，并根据培训内容不断改善，将自身的室内纸质档案的管理技能提高，保证纸质档案的保存合理，进而增强纸质档案管理效果。

五、结束语

档案室内的纸质档案保护工作是档案保存的一个关键，在档案管理工作进行中，若是发现纸质档案破损，就需要深入研究其出现破损的关键原因，并提出针对性解决策略，避免更多纸质档案问题产生。另外，增强档案保护人员的管理意识与基本素质，使其可以了解纸质档案对于部分人员的价值，并积极投入档案保护工作中来，保障档案保存的的科学性。如果经过了解发现，纸质档案破损的原因是管理方式的问题，就应运用网络技术将档案信息进行储存，其对于之后档案室内的已经损坏的档案资料提供数据支持，确保档案管理工作顺利进行。

参考文献：

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[2]罗秀梅. 浅谈电子档案与纸质档案保护方面的比较[J]. 黑龙江史志.2015

[3]姜同鉴. 关于纸质档案数字化工作面临的问题及保护对策[J]. 中国地名.2015

[4]张焕旭. 数字档案室创建中纸质档案扫描工作探究[J]. 兰台世界， 2017

（作者单位：聊城市光明眼科医院）