电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展

邹春妮

摘 要：信息时代的到来，档案事业不断进步，多元化的信息技术融入到档案管理行业中，为推进现代社会发展形势下档案事业的可持续发展，应当加强电子档案与纸质档案的整合利用，促进二者共存发展。本文简要分析档案管理工作中电子档案与纸质档案的优势与不足，并探讨如何实现二者之间的整合利用与共存发展，仅供业内人士参考。

关键词：电子档案；纸质档案；整合；利用；共存发展

档案管理工作主要包含档案的收集、整理、鉴定、检索、编辑和开发利用等内容，在档案管理工作中，电子档案和纸质档案都是档案管理中的重要部分，各自具备一定优势和不足，为推进档案事业的现代化发展，应当尊重事物的两面性，准确把握电子档案与纸质档案的实际特点，加强整合利用，实现优势互补，真正实现电子档案与纸质档案的共存发展。

1 电子档案与纸质档案整合利用的必要性

现代社会经济发展形势下，科学技术不断进步，电子档案得以产生和应用，一定程度上拉动了纸质档案的发展。可以说，电子档案的产生和应用，打破了档案管理工作中纸质档案的传统模式，通过对信息技术的有效运用，节约了人力物力资源，实现了档案管理一体化，档案管理工作效率明显提升。因此在档案事业发展过程中，若能够准确把握电子档案与纸质档案的具体特点，加强整合利用，能够实现电子档案与纸质档案之间的有序转化，对纸质档案进行妥善保存与管理，并确保电子档案的信息化优势得到有效发挥，通过双向联系，推进电子档案与纸质档案的协调发展，对于档案事业建设与发展具有重要意义。

2 电子档案与纸质档案各自优势与不足

2.1 电子档案的优势与不足

现代社会科学技术的发展，推进了档案事业的进步，人类社会生活呈现出多元化特征，社会各项经济活动的开展，离不开信息技术的支持。此种形势下，档案管理工作逐渐迈入新的时代，电子档案逐渐产生并得到广泛应用。

电子档案具有良好的应用价值，其存储量较大，不会占用实际空间，便于管理和应用。在档案管理工作中，电子档案模式能够实现档案之间的互相传输，具备资源共享的优势。电子档案在计算机系统内的保存时间较长，且档案资源的查阅更具便捷性、高效性，有助于提升档案管理工作效率。

电子档案也存在一定不足，尤其是信息存储方面，其安全性较低，部分不法分子利用技术手段获取保密的档案信息，导致档案管理工作存在严重的安全隐患。电子档案运行过程中主要依靠设备，缺乏独立性，此种情况下，一旦设备出现故障，极易导致电子档案信息资源丢失，此种情况下，电子档案信息存在严重的安全隐患。

2.2 纸质档案的优势与不足

自古开始，中国人就习惯将国家大事和重要的人物记录下来，供后世流传。也有许多家族拥有属于自己家族的族谱，这些都是最传统的纸质档案。随着时间的推移保留下来许多珍贵的史实资源供后人发掘。进入21世纪，纸质档案收到了极大地冲击，电子档案的优势将大家的目光转移。还有人预言纸质档案将退出人类历史的舞台，之后将是电子档案的世界。这些虽然只是一面之词，但是却也看出纸质档案重要性的下降。

纸质档案优势大家显而易见，和电子档案相比，直观性和简明性十分突出，另外在书写方面的简单性、阅读方面的便利性，还有对事情记录方面的稳定性等等，这些都是电子档案无法超越的优势；印章和签字，这是纸质档案独立于电子档案的优势，没有当事人签名的电子档案不具备法律效率，这是为何还有大部分人倡导纸质档案的原因之一。但是，纸质档案的缺点也是显而易见的，与电子档案想法，纸质档案在空间占用、环境保护、传递查阅方面的劣势是不能避免的。

3 电子档案与纸质档案在利用方面的比较

纸质档案的载体是文本实体，具有相对的稳定性，文字有个人字迹特征、有书写墨迹的新旧之别，不易更改和伪造，对它的利用途径是通过提供档案原件、档案副本或复制品、档案信息加工品等满足用户的需要。电子信息技术的运用改变了传统文件的利用方式.使档案信息在利用上不受时间和空间的限制，可以随时随地利用进入网络的开放档案，网络不仅可以提供原件阅览，而且能够根据利用者的需要对其中的信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，还可以形成档案汇编或其它形式的编研成果以提供利用。

然而，由于信息的易更改性和共享性.在电脑应用上要具有限读功能，即具有反删改、反复制、反销毁功能，才能防止泄密。通过电子档案和纸质档案整合和利用活动的比较，纸质档案和电子档案各自的特点表现得淋漓尽致。其区别也就显而易见。尽管电子档案和纸质档案存在诸多不同。然而从档案的开发利用方面讲，二者却具有异曲同工之妙。

4 电子档案与纸质档案的整合利用与共存发展的具体策略

4.1 坚持扬长避短

档案事业建设与发展过程中，在准确把握电子档案与纸质档案各自优势与不足的基础上，应当坚持趋利避害，对电子档案与纸质档案的优势进行合理整合利用，并采取有效措施去除档案管理中的缺点，推进档案管理工作的顺利开展。在电子档案方面，应当继续发挥其科学化、信息化的档案管理优势，在纸质档案方面，应当保持器印章和签字生效凭证优势不变，在此基础上将二者优势进行有机融合，全面提高档案管理工作效率。

电子档案与纸质档案也不可避免的存在一定不足，为实现二者之间的整合利用与共存发展，应当以纸质档案的优势弥补电子档案的缺点，并以电子档案的优势弥补纸质档案的不足，转变视角，坚持具体问题具体分析的原则，实现电子档案与纸质档案的协调共存发展，为档案事业的稳定持续发展奠定可靠的基础。

4.2 遵循“双套制”原则

在档案事业发展过程中，所谓“双套制”原则，就是指将电子档案与纸质档案同时提交并保存归档，以保证档案的准确性和可靠性。当前社会经济发展形势下，数字技术和网络技术不断完善，“双套制”原则的有效应用，有助于推进档案管理工作的顺利开展，这就要求档案管理工作人员在准确把握电子档案与纸质档案实际优势与不足的基础上，不断学习新知识，掌握新技术，明确“双套制”的适用范围，依据档案管理的具体情况选择“双套制”档案，最大程度上实现资源的优化配置和利用，全面提高档案管理效率。

结束语

电子档案与纸质档案的整合利用与共存发展，需要投入大量的人力、物力和财力资源，对档案管理人员的综合素质和岗位能力都有着严格的要求，为推进档案事业的稳定持续发展，应当准确把握电子档案与纸质档案的优点与不足，遵循“双套制”原则，扬长避短，实现科学化、信息化、高效化档案管理，从而为社会群体提供更加优质高效的档案服务。

参考文献

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[3]刘继东.档案管理中电子档案的有效管理和利用[J].才智，2015（36）.