试分析如何提升公路科技档案管理水平

赵长海

摘 要：社会经济的不断发展使得档案管理成为各行各业关注的焦点且发挥的作用也越来越明显。据不完全统计，目前我国公路行业科技档案管理滞后，制约了我国公路管理的有序发展。本文从我国公路档案管理的现状出发，针对存在的问题提出科学合理的档案管理对策，以期为提高我国公路档案管理水平提供相关参考。

关键词：公路;科技档案;档案管理

公路工程是国家基础设施，自上世纪九十年代以来一直是国家重点投资项目。公路科技档案是保证公路管理实现良性运行的基础，是公路建设规划、工程设计以及后期養护等提供真实有效的信息的关键，不仅记载研究过程中生成的图纸和图标，还包含书面材料和证书等，足以体现这项工作的复杂性。在当今信息时代，科学档案管理，不能被视为只是存储工作，必须采取有效的措施对科技档案进行管理，使其发挥应有的作用。

一、公路档案管理现状

目前公路管理规模庞大，档案资料丰富，形式多样。这些信息和资料是有价值的，因为它们是公路从招投标、进场、施工到后期维护和管理的见证，所涉及的数据包括公路从施工招标、监理、施工队伍管理产生的包括工程合同、公路进度、工程造价、竣工验收等数据。可见，公路工程科技档案对公路管理质量具有极高的价值。公路管理虽已实现了电子化管理，但在具体实施过程中仍无法满足档案查询的要求，例如，在手机上查询归档信息以快速获得所需的信息就是一个迫切需要解决的问题。

二、科技档案管理的重要性

加强科技档案管理是尊重科研成果的重要表现。能够实现科学技术数据的有效保护和管理，便于科学档案的后续开发利用。

1.改变传统档案管理方式的必然要求。高速公路规模大，周期长，涉及到相关主体较多。因此，档案的管理必须与项目开发过程同步。同步需求包括项目立项与文件收集同步、建设过程与档案生成同步、后续管理和文件传输验收同步。传统的档案管理方法难以满足三个同步的要求。旧的项目文件管理方法存在着文件准备不规范、查询繁琐耗时、存储问题频繁等问题。因此，一直强调利用先进的计算机技术、网络存储技术等，开辟中国特色档案管理的新途径。

2.档案服务利用的必然要求。档案最重要的属性是其固有的价值属性。因此，档案管理的目的是发挥档案的作用，提供有价值的信息。目前，许多公路已购置或开发了各种先进的管理系统，如结算支付系统、进度控制系统、设备物资管理系统等。这些系统的使用对提高公路档案质量起到了重要的作用。进一步开展公路在各阶段、各过程的档案信息管理，可以进一步挖掘档案信息的价值，为以后公路的运营、改造和扩建提供科学的数据支持。

3.缓和馆藏压力的必然要求。根据交通部门有关建设档案移交管理办法和有关规定，公路建设完成及后续保养工程必须按规定移交部分档案。传统纸质档案的转移，逐渐给档案的收藏能力带来了很大的压力。因此，档案信息管理过程将原始材料经过处理、创建一个数据库系统，图像采集和压缩记录到存储设备，如光盘、电子光盘、磁带、等，报有关部门，大大提高了单位的档案数量收集效率，减少收集成本。

4.降成增效的必然要求。行业内外职工待遇存在偏差，同工不同酬现象严重。这导致了严重的内部员工流失和频繁的工作变动。因此，管理部门内部工作的整改周期越来越长，不利于企业的持续健康发展。基于以上分析，科学档案管理不仅显著提高了工作效率，而且为专项档案验收争取了时间，达到了档案服务于项目的目的。

三、公路科技档案管理存在的问题

1.不重视档案管理。我国逐步扩大了公路档案管理工作的范围，虽然取得了不少成绩，但也存在不少问题。主要表现在很多部门只关心近期的利益和成效，没有长久管理的思考，安于现状而忽视了档案管理，严重制约了系统中档案管理的发展;在很短的时间内，当部门无法完成和实现长期发展目标不能达到令人满意的结果时，有关领导人已经将他们的注意力从档案管理转移到其他问题，对于档案管理的人财物等方面的投资大量的减少;工程技术部门忽视档案的管理和保存，甚至缺少档案管理岗位。即使有这样的职位，也大多是兼职人员或外行，负责工程和技术档案管理，导致工作质量和业务水平下降。

2.公路技术档案管理方法滞后。随着社会进步，公路建设和养护都要求建立信息化的档案管理，但本应该建立的档案管理系统都没有建立或者建立的不完善。与其他工程相比，公路规模较大，涉及地域较广，内容较多，建设范围较为分散。没有移动设施和存储设备，相关数据和资料无法保存到档案管理部门，由于科技档案的系统化较为缺乏，档案管理人员在档案的整理和归编过程中花费时间较久且往往会导致档案的缺失。

3.档案管理人员专业水平低。公路管理和建设过程中，相关资料和数据等档案的归纳和整理人员都没有相应的具体的培训，管理人员的专业水平参差不齐。另外，档案管理人员业务水平较低，不能很好地胜任相关的工作，从而无法提高档案管理的效率。

4.档案管理信息化方法落后。目前，社会各界都在努力加强信息管理，但公路档案信息管理水平不高，档案利用率较低。一些公路档案管理部门缺乏必要的设施，严重阻碍了公路科学档案管理的信息化进程。即使已建立了相应的信息化系统，但是所采用的设备和技术很多都是被市场所淘汰，不利于档案的管理。

四、公路档案管理对策

1.建立信息化电子档案管理系统。新时期，公路工程建设需要加快建立电子档案管理系统。建立档案网络归档系统，设置自动编制功能，并与现场管理人员时刻保持数据的共享和交流，若是现场管理人员熟悉精通档案管理系统，则能登录到档案管理网络存档系统，及时归档档案信息 （甲方口头指令，和原来数据的变化等等，提供有力证据），这样既可以保证数据的真实性和可靠性，同时也可以将现场数据转化为电子档案及时进行备份，提高科技档案的整理和归纳效率。此外，一些存档的档案材料经过电子处理和及时备份后可以存储在管理数据库中。所有电子文件都需要通过网络进行管理，并分级保密存档。

2.加强多元化档案人才建设。目前，社会对档案管理的相关工作还没有给予足够的重视。在这种状态下，许多员工的专业不是档案管理，有些是通过后续学习，有些是兼职人员。因此，加强档案相关人员培训是有必要，大力普及档案知识及技能。在公路工程单位，档案管理人员还要具备公路设计、桥梁施工等科学工程或工程技术背景，才能做好档案工作。另外，要给档案管理部门的工作人员适当的压力，使他们在实际学习的过程中把压力转化为动力，不断提高自己。同时，公路行业要运用激励机制对优秀档案管理人员进行奖励，充分调动档案管理人员的积极性。最后建设一支高质量、多元化的档案管理人才队伍是公路科技档案管理的基础要求，让其树立保密意识、经济意识、信息化意识等，不断提高公路工程档案管理人员的专业技能和职业操守。

3.加大資源投入。公路科技档案管理是一项系统工程。项目管理涉及公路建设模式、档案管理制度制定等多个方面。因此，必须加大资源投入，提高档案管理的责任意识，将档案业务纳入重要议程，对经常遇到的问题进行深入分析和讨论。切实增加档案管理资金，购置必要设备;建立档案馆，配备必要的设备。

4.加快科技档案管理信息化进程。加大对公路科技档案信息建设的投入，重视对管理人员计算机知识和技能的培养，并创造良好的条件。现代管理方法的使用建立公路工程科学和技术特殊的档案信息管理系统和科技档案信息数据库、科技档案分为信息管理的范围。充分利用现代管理模式，建立和完善公路工程档案数据库，不断提高科技档案开发利用的效率和水平。

5.档案利用价值与凭证的有效结合。档案部门在进行科技档案工作时，应有效地将档案的使用价值与凭证结合起来，科学合理地对档案进行归档。首先，在满足归档要求的前提下，保证原来文件的可靠性。其次，尽量降低文件备份的门槛，如果未收集到完整的原始文件，则应将其替换为书写清晰的文件。最后，对具有较高的参考价值的原始典藏，在收集完成后进行更换，使之能直接反映科研生产活动的过程和成果。

五、总结

公路工程科技档案工作必须跟上建设进度，保证完成数据的真实性和可靠性。针对当前科技档案管理中存在的问题，有针对性地采取了提高档案管理人员认知能力、建立信息化电子档案管理系统、加大资源投入、加快科技档案管理信息化进程、将档案的价值与凭证结合起来和加强档案人才多元化队伍建设等有效措施，提高科技档案管理水平和质量，促进公路管理实现健康发展。

参考文献：

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[2]何海燕.分析高速公路科技档案管理中存在问题及对策 [J]. 办公室业务，2017

[3]陈永梅.科技档案的电子化网络化管理探析 [J]. 科技展望， 2017

[4]赵 月.科技档案管理存在的问题分析与对策研究 [J]. 才智， 2018

（作者单位：临沂市公路事业发展中心沂南县中心）