浅谈建设项目的档案管理

俞继华　傅学工

摘 要：本课题通过对建设项目管理和档案管理的介绍，了解其概念、内容和重要作用，在此基础上分析了目前项目档案管理存在的问题，并针对问题提出解决措施与方法。

关键词：固定资产投资项目;项目档案管理

一、军工固定资产投资

1.固定资产投资项目的作用。（1）建设单位有了很大的变化，生产、办公条件，科研条件及工作环境有很大的改观;（2）军、民生产能力有了很大的提高，军、民品设计、生产、试验、检测等能力、手段很大的提高;（3）项目管理水平有了很大的提高，通过项目的立项、组织实施、验收等，锻炼了基本建设及技术改造升级管理队伍，提高了有关人员的管理水平。

2.项目建设的概况。（1）项目建设内容。土建工程的建设，包括新建工程，改造、扩建工程，厂区、道路、围墙的修建等;设备仪器的购置和安装，包括新增工艺设备、试验设备、各类检测仪器的购置和安装，生产线及重点实验室改造，特种设备及计算机管理系统的软件、硬件的购置;其它基本建设工作，主要包括勘察设计、土地征用、拆迁补偿和科学实验等工作。（2）项目建设的阶段。前期工作阶段，即根据国家和本行业长期投资政策来拟定项目建议书，进行可行性研究，编制计划任务书，进行初步设计、技术设计、编制修正概算等。施工阶段，即进行设备定货、施工准备，编制设计施工图、施工图概算，进行准备、组织施工等;设备采购、研制阶段，即进行技术调研、编制技术规格书，组织采购、研制，设备验证和安装调试等。竣工阶段，即进行竣工验收，交付生产、使用。

二、项目档案管理

1.项目档案的定义和形成。档案，是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的具有价值的各种形式的历史记录，是历史的存照，也是生产建设活动的丰富来源，对人们从事社会活动具有重要的参考价值。项目档案是指在项目立项、实施、竣工验收等各阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的历史记录。在军工固定资产投资项目管理过程中，项目档案的管理是一个必不可少的重要环节，对项目的规范管理起到了重要作用。项目投资完成以后形成两种资产：一是以工程实体或设备实体为代表的深受业主和各方面重视的实物形态资产;二是以档案实体包括电子载体为代表的容易被忽略的知识信息形态资产。

项目实施过程中形成了大量十分宝贵的档案资料，这些资料的作用是：保证固定资产投资项目正常运行;对今后进行改造或者扩建的参考;进行投资效益的后评估有不可替代的重要作用。

2.项目档案管理意义。固定资产投资项目实施过程中伴随着档案管理工作，项目档案管理的意义是：（1）督促各建设单位严格规范项目档案管理程序，保证档案人员从建设项目的全过程跟踪项目档案管理。 （2）夯实建设项目的基础管理，指导建设项目的工作，提高项目建设的科学化程度。 （3）建立建设项目档案行政监管与建设单位自主管理相结合的监管体系。 （4）宣传项目档案工作的重要性，扩大项目档案管理的影响力，增强了项目管理人员的档案意识。（5）培养并锻炼档案专业人才队伍，提高项目单位的技术能力与管理能力。

3.项目档案的作用。在项目建设的过程中，形成大量的档案资料，其作用是：（1）夯实项目的管理基础，提高项目建设的科学化程度。项目档案是项目建设的重要组成部分，是项目管理结果的一部分;项目档案管理是项目管理的子系统，是项目管理的基础和支柱，是项目建设必不可少的管理工具;两者之间是互相依存的关系，档案管理的提升可以规范和促进项目管理的提升。（2）项目档案的记录作用，是工程或设备改造、扩建升级的参考。项目档案记录了大量的项目建设内容、条件、指标、参数和实施过程记录等信息，对今后进行改造或者扩建升级提供不可替代的指导和参考作用。（3）对项目建设的审计与投资效益的评估有不可替代的重要作用，这是由档案的凭证作用决定的。审计与投资效益的评估都必须在有效、可靠的材料基础上进行，只有完整、准确、有效的档案才能够提供这种材料。

三、项目档案管理存在的问题

1.在项目档案管理体制与机制方面。（1）对项目档案管理认识程度不够，应付验收检查。领导和管理部门对项目管理比较关心和重视，对项目档案关心程度较低，没有很好地把档案管理考虑到项目管理的过程中去，对项目验收时档案的问题督促突击整改，而对新项目档案该怎么管重视不够、考虑不多。（2）项目档案管理未与项目同程管理。档案管理过程中未做到 “四同时”，计划与项目管理部门跟档案部门沟通较少，项目启动时没有编制归档计划或方案，项目协调、检查会议没有档案部门人员增加，档案部门在项目管理过程中参与度较低，对项目的进展和完成情况知情度不高。（3）档案人员配置不能与本单位档案管理要求相适应。档案管理人员大部分是半路出家，未受过系统的档案管理专业教育，对项目管理也知之甚少。一方面在工作中不能很好的利用档案专业知识管理项目文件，另一方面对项目管理的内容和要求也不甚了解，影响了对项目文件的管理。

2.项目文件归档方面。在项目文件归档方面，在项目建设的各个阶段，常常会出现以下问题：（1）归档文件的完整性问题：项目前期文件不全 项目建议书、可行性研究报告有些归不了档。设计文件的审查 初步设计、施工图设计的审查或评审意见较难归档。合同条款与签署不规范 合同中有关文件提供或归档的条款编写随意，有些是按照上个合同的模板沿用的，归档时提供不了要求提供的文件;合同缺少签署日期。施工许可证，质量安全注册登记证，生产制造资质证明归档不全。建设单位没有严格履行招投标规定 招投标文件不全，有些投标文件没有，谈判过程文件不全。项目调整但未履行报批程序 调整报批文件或批复文件未归档。监理工作不到位 体现在缺少监理文件：监理日志、监理月报不全或未归档，工作联系单的回应文件，监理照片未归档，竣工图审查不严格。竣工图修改不到位 竣工图的修改与技术经济核定单、技术变更单的要求不对应，有些没有做相应的修改。建安设备资料归档问题 建安设备相当部分文件归档不全，主要表现是没有质量证明文件，包括产品合格证明、试验测试、材料质量证明等文件。设备资料不齐全 包括设备论证报告（有一定的价值或重要性）、设备采购、外协申请文件、外协谈判过程和记录文件、采购合同、协议，设备随机文件：质量证明文件、试验文件、光盘资料、培训文件，或未按合同、协议的要求归档文件、资料。经常忽略软件文件的归档问题，软件文件包括设备的程序、说明文件的光盘。（2）归档文件的准确性、有效性问题：项目档案复印件过多 归档文件存在着不少复印件或副本，有些文件缺少签字盖章、日期。监理人员资质问题，监理人员没有资质证明或资质证明有效期已经过期。（3）归档文件的系统性问题：档案整理不规范，文件目录结构不合理，档案组卷不符合原则，卷内文件排列不符合要求。

四、解决措施与方法

1.加强项目档案的源头控制，建立完备的责任制体系。将项目档案工作与项目過程管理相联系，实现项目各环节责任与项目档案归档责任的结合。规定项目建设工程及设备文件由项目管理人员负责归档，对归档文件的质量负责，使项目管理人员切实参与到项目档案管理工作中来，加强他们的责任意识。项目档案管理人员对项目责任人进行归档指导，对归档文件缺失或不符合要求的问题提出整改要求。

2.建立项目档案工作长效机制，使项目档案工作步入良性循环。进一步健全项目档案工作规章制度。严格执行国家、院、所有关项目建设和项目档案工作的法规、制度和标准，并根据国家和院、所相关政策，以及项目档案工作经验，细化项目文件归档范围与要求和验收标准，使项目档案工作实现规范化、制度化。

3.加强人员培训，提高自身能力。对于档案管理人员，一是必须有搞好档案工作的责任心，二是必须具备扎实的档案管理知识，三是必须从专业角度了解项目的建设程序及建设内容。一方面要对档案管理人员进行档案管理知识培训，同时加强项目管理知识的培训，另一方面还要加强对项目管理、实施人员的档案知识、归档要求的培训。通过双重培训使项目档案工作更好地开展起来。

4.积极配合项目档案验收工作，为项目竣工验收任务的完成提供保障。要确保按时、高质量地完成项目档案验收工作，进一步加强项目档案验收计划的协调与落实，了解各单位项目实施情况，督促各单位及时按项目进度及时归档文件资料，搞好项目档案的自检工作，将存在的问题及时解决，按计划安排进行项目档案验收，积极配合上级档案馆的检查工作，确保项目档案验收工作的顺利完成。

参考文献：

[1]计红胜.固定资产投资建设项目档案管理.军工固定资产投资项目档案管理培训材料，2011

[2]胡圣安.军工固定资产投资建设项目档案工作体会.军工固定资产投资项目档案管理培训材料，2011

[3]段东升.工程项目档案整理.国家档案局，2011

[4]贾伟军.国防科技工业固定资产投资建设项目档案管理对策.项目档案管理工作交流汇报材料，2018

（作者单位：中国工程物理研究院核物理与化学研究所）