提升办公室文书档案管理工作的思考

屈榕辉

【摘要】立足办公室工作，文书档案管理是不可或缺的组成部分，成为影响办公室工作质量的重要因素。在新的发展阶段，办公室文书档案管理处于全新的发展环境，信息技术产生巨大作用，文书档案管理处于机遇与调整并存的背景中。基于此，要结合新形势，以办公室管理工作实践为基础，增强重视度，妥善落实文书档案管理工作，正视文书档案管理工作的现实意义，分析存在的问题，从多角度出发，制定科学有效的发展策略，全面提升文书档案管理水平，为办公室工作的开展以及整个单位的发展创造有利的条件。

【关键词】办公室;文书档案管理;思考

从表面上看，办公室文书档案管理主要是进行资料的收集与归档，但是，其实质上与办公室各个工作细节息息相关，既关乎大局，又强调细节落实。在社会不断进步中，办公室文书档案管理工作向着系统化与精细化过度，其涉及的内容更加复杂。为此，要全面落实文书档案管理工作，充分发挥其在整体管理中的作用，实现有效对接，发挥文书档案的价值，创设更加优质的发展氛围。

一、深刻认识办公室文书档案管理工作的现实价值

对于文书档案，其在办公室工作中处于重要地位。文书档案以价值为前提，追求文件资料向档案资源的转换。只有加快文书档案开发利用，才能更好地服务于办公室各个部门信息需求，支持信息有效检索，提供法律凭证，强化对档案资源的丰富，为整个办公室工作的开展提供保障。

（一）强化办公室文件梳理，提供信息检索服务。结合管理对象可以发现，办公室文书档案管理工作以各种文件性资料为主体，如宣传文件等，借助收集、整理以及分析，实现对文件内容与价值的梳理。另外，对各个部门的业务情况进行记录，以便进行信息的挖掘、开发以及利用，强化对办公室工作的巨大支持，满足信息检索需求，强化文书档案管理效率与质量的大力提升。

（二）全面记录单位运行信息，法律凭证性作用突出。纵观文书档案，很多都涉及单位的注册、变更等方面的信息，对流程与环节进行详细记载，全面反映了单位整体运行状态，涵盖多方面内容，极具真实性与有效性，憑借其较强的事实性特征，成为管理部门对其进行考察的依据，凸显法律凭证效力，对指导整个单位工作开展具有重要指导作用。

（三）国家档案重要构成，强化档案的深化与延伸。对于档案部门收集的信息资源，其凸显全面性与系统性，涉及社会发展方方面面，强化对单位发展各类资料的全面整合，成为国家档案不可或缺的内容。依托办公室文书档案管理工作，能够为整个单位的发展提供更加全面与客观的资料，是国家档案延伸的体现，直接决定办公室工作质量，成为国家档案事业发展中不可忽视的因素。

二、办公室文书档案管理工作中存在的问题

（一）文书档案管理工作尚未在全员范围内引起足够重视。对于文书档案管理工作而言，很多单位对其缺乏足够的重视，尤其是很多管理者将其视为简单的办公室工作，尚未有效纳入管理工作范畴。另外，在一些管理人员看来，文书档案管理工作就是进行文件资料的收集与保存，不顾文件信息的价值。也就是说，文书档案管理工作存在认识不足、重视不够的问题。

（二）缺乏完善与健全的文书档案管理制度。鉴于对办公室文书档案管理工作的忽视，其管理流程缺乏科学性，环节设置不合理，盲目进行文件类型的归类，不利于文书档案的完整性与准确性，引发档案资源流失现象。另外，办公室文书档案管理体系缺乏完善性与健全性，尤其是管理责任尚未得到妥善落实，存在互相推诿现象。除此之外，在文书档案管理实践中，分工存在模糊性，明确性不强，档案收集整理缺乏行之有效的依据，阻碍文书档案管理工作的高效开展。

（三）文书档案管理模式滞后，制约管理效率的提升。基于当前办公室文书档案管理工作，深受落后观念的制约，加之整个专业素质的落后，档案管理模式仍以手工方式为主，忽视业务类型的差异，尚未认识到归档时间与文书类型在筛选组卷中的影响。社会的不断进步加快文书档案管理工作的现代化进程，尤其是依托先进的信息技术，电子化档案管理成为趋势。在这种情况下，如果文书档案管理模式仍停滞不前，采取落实的传统模式，管理效率无法提升，文书档案管理质量很难得到保障，势必影响信息资源的可靠性，阻碍档案利用效率的提升，制约档案价值的实现，很难有效服务于办公室以及单位的发展。

（四）办公室文书档案管理人员专业能力有限，综合素养亟待提升。当前，面对办公室繁杂与多样的工作，管理人员面临更高要求。但是在实际工作中，办公室文书档案管理人员综合素质有限，专业技能匮乏，尤其是知识体系存在滞后性，新知识储备不足，基本素养有待提升，这在根本上与时代发展节奏相背离，无法满足新时期办公室文书档案管理的新要求。基于此，办公室文书档案资源归档质量不尽如人意，文件管理缺乏集中性，很难保障查阅与使用的高效性。另外，档案管理者责任意识不强，精细化管理尚未落实，档案可靠性受到威胁，影响整个文书档案管理的长远发展。

三、不断提升办公室文书档案管理水平的策略

（一）将文书档案工作纳入整体管理工作范畴，强化重视度的提升。为了有效落实办公室文书档案管理工作，要增强重视度，将其作为办公室管理的重要内容，纳入规划范畴，尤其关注其全局性发展，积极改变思路，对文书档案工作进行有效的规划与部署。在工作开展过程中，要重视落实监督工作，及时发现管理中的问题，有针对性地进行指出与调整，推广先进工作模式与工作方法，提升文书档案管理工作在全员范围内的重视度。

（二）积极构建健全的文书档案管理制度，加快规范化与科学化发展。在管理工作中，制度发挥不可替代的保障性作用。在办公室文书档案管理中，要重视制定完善的文书档案管理机制，加快制度建设，营造有效的发展环境，保证各项工作有据可依。具体讲，要依据相关档案管理规定，构建与单位实际情况相适应的档案管理规定，保证管理流程与环节的科学性。另外，要落实文书档案管理责任机制，强化责任划分与分工的明确，落实对管理环节的量化考核，促使文书档案管理工作按部就班地开展，更显规范化、流程化与科学化。

（三）创新文书档案管理模式，加快档案信息化建设。在新的发展时期，办公室文书档案管理工作要与时代同步，坚持与时俱进，积极创新文书档案管理模式，开拓管理手段。鉴于传统档案管理模式的局限性，收集方式单一，多以手工方式为主，纸质档案是主要模式，档案资料安全性与可靠性倍受威胁，长期保存深受挑战，影响档案价值的延伸。基于此，要以时代发展为指引，正视传统纸质档案管理方式的不足，创新管理手段与方法，以便为档案应用的高效性与系统性奠定基础。加快档案管理信息化建设，发挥先进技术与智能化设备的功能，构建现代化档案管理系统，组建数字档案管理中心，大力推广电子检索工具，以便更好地服务于办公室管理工作，为单位的长久发展奠定坚实的基础。

（四）全面提升档案管理人员专业能力与综合素养。文书档案管理工作的有序推进离不开高素质的档案管理人员。因此，要加强人员建设。具体讲，要重视开展培训，尤其是落实岗前培训，保证考核通过之后才能上岗。另外，要定期举行专业管理培训，传达最新的管理思维，传授先进的档案管理方法，强化管理人员知识体系的完善与更新。除此之外，要为管理人员创设行业交流的机会，以便吸取更多先进的管理经验，掌握现代性信息技术，切实提升管理水平。除此之外，要重视思想建设，转变管理思维，遵守档案管理相关法律法规，在掌握先进理论知识的同时，将规范化管理贯彻在工作实践之中，保障工作流程的科学性与高效性，以便更好地开展文书档案管理工作。

四、结束语

综上，在办公室工作中，文书档案管理占据举足轻重的地位，其管理水平与办公室工作状况息息相关。因此，要重视对办公室文书档案管理工作相关问题进行系统分析，探讨价值所在，管理问题，构建科学有效的发展策略，依托先进的管理体系，发挥高素质管理人员的能力，落实文书档案管理新模式，有效发挥信息技术优势，全面提升办公室文书档案管理的规范性与科学性，为办公室以及单位可持续发展提供坚实的保障。

【参考文献】

[1]牛诺婕.浅谈办公室文书档案的收集、归档与管理[J].办公室业务，2019（13）：160.

[2]卢劲.信息化时代办公室文书档案管理工作改革和创新[J].办公室业务，2019（12）：120.