机关公文写作规范探究

王丹阳

【摘要】公文写作是党政机关干部和文职人员处理公务时需要承担的任务，提高公文写作的水平，写出合格规范的公务文书是国家机关公务人员必须具备的素质，这也是胜任岗位要求、做好本职工作、获得上级认可、提高工作效率的必要条件之一。

【关键词】公文写作;机关;规范

公务文书是党政机关处理日常公务时必不可少的工具。2012年4月16日由中共中央办公厅、国务院办公厅联合行文的《关于印发<党政机关公文处理工作条例>的通知》中，对公文的实施细则、种类、格式、行文规则等作了专门的规定和阐释。由此可见，公务文书在公务处理中的重要性和必要性。如何掌握公文写作的技巧和方法，有效提高公文写作的水平，也是各级党政机关公务人员日常面临的问题。但在实际的工作中，经常会出现一些亟待解决的问题，这些问题的解决会促进公文写作的发展。

一、机关公文写作存在的问题

（一）错用、混用文种。这种现象在机关公文写作中非常普遍，究其原因，是起草者对文种的概念和用途分辨不清。1.“请示”和“报告”的混用，经常看到这样的标题《××关于××××的请示报告》，混用的原因可归结为：一是请示和报告都是上行文，是下级机关向上级机关行文。二是长期以来的使用习惯造成。1948年1月7日，毛泽东撰写的《关于建立报告制度》中规定地方和部队必须定期向中央报告工作情况。党的机关1989年将“报告”列入法定公文。行政机关1951年将“报告”列入法定公文（当时含有请示用途，1957年请示从报告中分离出来），也就是说在对“请示”和“报告”两个文种重新明确使用范围之前，这两个文種是有交叉性的。而且一些领导常挂在嘴边交代身边的文职人员“给上级打个报告”，其实里面含有请示的用途。这就造成了两个文种经常混淆使用的情况。2.“通知”“通报”“通告”“公告”的错用。《条例》中对通知、通报、通告的适用范围都有明确的划分。这三个文种虽然都有一个“通”字，但使用范围和用途有很大不同，“通报”多用来表彰先进、批评错误，而通知多用于向下级发布信息，通告更多的是面向社会发布。而且“通报”是对已发生的事实进行发布，而“通知”“通告”的事实尚未发生。而“公告”则属于高级别文种，但在生活中经常能看到某小区张贴“停水、停电公告”等，这样的事项既不重大，也没必要向国内外发布，这种情况用“通告”更为适宜。3.“函”的使用混乱。《条例》规定“函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。”在这个概念中有“请求批准和答复审批”字样，所以工作中经常出现“函代替请示”“函代替批复”的情况，但起草者大都忽略了前提是“向不相隶属机关之间”请示或答复，“请示”和“批复”是严格遵循“下请上复”的原则的文种，行文之间有明确的上下级关系。而“函”的属性中显然不具备这个要素。

（二）语言使用不规范。公文是具有法定权威和规范格式的应用文。它具有严肃性、规范性的特点，语言风格追求简洁、庄重、理性、客观。但在实际工作中由于公文写作者自身条件的限制和对公文特点的不熟悉，常常在语言表述上出现各种问题。公文的语言特点决定了“公文写作对辞格运用的前提是适度、为我所用，不影响公文的庄重性与严肃性，如果一味滥用辞格而淡化甚至无视其所服务内容的实际意义，就会以文害质，更遑论朴素美学了。”公文写作应实事求是、有一说一，而不应该夸大其词，失去分寸。汉语中有很多近义词、反义词，一个词在不同的语境下意思不同，不同的词又有相近的意思，这就要对词语的感情色彩、词意的范围、轻重等有准确的理解，才能在具体工作中恰当地进行表述。如“依法严厉阻止暴力恐怖活动”中的“阻止”属于语气过轻，在这个语境下用“阻止”显然是力度不够，换成“打击”要更符合情境。再如“破坏”和“损坏”虽然是近义词，但前者一般指有意为之，而后者单纯指物品坏掉。“这种人为损坏的行为决不能予以姑息”这句话中用“损坏”就不如“破坏”程度更明确。机关公文写作出现的上述问题都带有一定的普遍性，要想提高公文写作的水平，必须找到克服这些问题的方法并在实践中去加以改正。

二、机关公文写作的要领

（一）条例清楚、认真研习。针对错用、混用文种的现象，机关人员要认真学习《党政机关公文处理工作条例》，深入学习和领会最新的公文处理法规，掌握最新的公文格式规范，明确15个法定公文的使用权限和范围，避免出现错用、混用现象。“党和政府、人大、军队、法院、检察院等有关机关的拟稿人员和领导要定时、定期参加有关公文写作、公文处理的培训学习，以提升文书处理的专业性和规范性。”在学习的过程中，“要解决公文文种错用误用问题，一方面，要从公文种类出发，厘清文种概念和功能，尽量避免文种功能交叉，使写作者明确该选择哪一文种;另一方面，可尝试在某个时期，经过学术界和执行部门反复讨论，在某类或某些职权机关进行精简公文种类试点，适时调整过多、过细的文种类别。”

（二）语言规范、表述准确。要成为一个机关单位合格的“写手”，必须通过不断学习和实践加强自身的语言文字表达能力。1.恰当使用修辞。使用修辞是为了使公文的主旨更明确，表意更丰富。要善于使用消极修辞，“消极修辞是以明确、通顺、平匀、稳密为标准的修辞方法，注重使用规范词语，力避怪词僻句，以严谨准确的语义表达确保政令畅通”公文写作最常见的就是比喻这种修辞方法，它可以使抽象变具体，那些晦涩难懂的术语、名词用比喻的形式表现出来，既形象又生动。比如“苍蝇”“老虎”“雁过拔毛”“摸着石头过河”等词，深入浅出地表明了所要表达的含义，让人印象深刻。2.适当使用模糊性词语。模糊性词语指的是充满不确定性的可延展伸缩的语言。比如在公文中经常出现表示时间的“近期”“数日”“下一阶段”，表示程度的“稍显”“较好”“轻微”，表示数量的“各部门”“个别同志”，这些词语的使用具有灵活性、含蓄性、概括性的特点。公文语言虽力求表述严谨准确，但又需要这样有弹性、可伸缩的模糊性语言，二者是有机统一的整体。

（三）头脑灵活、思维前瞻。机关公文是对单位工作的客观、真实反映，作为公文写作的执笔人，机关文字工作者不仅要深入地了解本单位的历史，更要全面地掌握本单位的现状，还要结合当下国家的方针政策，做到与时俱进。1.了解过去，掌握当下。“任何单位的工作都是在继承的基础上不断向前发展的。不了解单位工作的历史，就无法把握单位工作的现状。”机关文字工作者可以从会议记录、领导讲话稿和工作报告中了解本单位过去的发展历程、工作方法、取得成绩、经验教训等，从中总结出规律和脉络，了解写作风格和思路，方便今后开展工作。熟悉单位工作既要了解单位的过去，又要对单位的现实情况了然于心。可以通过正在进行的调研活动、开展的工作、举行的会议、迎接的各项检查、组织的各种学习中了解当前单位的工作进展和部署。“作为机关文字工作者，对于单位工作一定要始终保持高度热情，放眼全局，密切关注，深入了解，重点研究，全面掌握工作的进展情况，始终成为单位工作的知己知音。”2.结合国策，不断创新。公文写作者要想写出思路清晰、内容深刻的文章，必须要贯彻落实中央的精神，领会国家大政方针的精髓。坚持一切从实际出发，理论联系实际，从而写出既能体现中央精神，又能结合本地工作实际的文章。国家发展需要创新，单位工作也需要不断有新要求、新变化。机关工作者对单位工作，要总结过去、把握现在、放眼未来。当单位工作有新成果和新成效时，作为单位工作成果的反映，机关公文要全面展示和剖析，在这个过程中激发出具有建设性、前瞻性的认识。机关公文作为展示和辅佐机关工作的重要工具和手段，已经越来越受到机关工作者的重视，机关公文写作水平的提高有助于机关工作有效、有序、有度地开展和进行，是机关工作非常重要的一环。

【绥化市社会科学科研课题“机关公文写作规范探究”（编号：SHSK2017042）】

【参考文献】

[1]刘恋.党政机关公文语言的美学风格[J].应用写作，2018（1）：7-8.

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[3]何新国.努力成为单位工作的行家里手——浅谈机关公文写作的基础[J].应用写作，2018（11）：13-14.