浅谈办公自动化文书档案管理的问题与对策

林钦

【摘要】衡量单位档案管理水平的重要标准就是文书档案管理，这是档案工作的重要环节。社会发展的历史过程都详细地记录在文书档案中，它将基本建设、问题处理、研究开发以及领导决策等方面的成果与过程都客观地展示出来。科学技术水平的快速发展使得文书档案办公自动化的应用范围也越来越广泛，其带给我们工作更多便捷的同时，也依旧存在着较多的问题和缺陷。

【关键词】 办公自动化；文书档案管理；策略

随着我国改革开放的不断深入与市场经济的持续发展，文书档案的管理工作与以往完全不同，迈上了一个全新的台阶。文书档案管理的办公自动化一般依靠电子计算机等新型办公设备与技术来迅速、准确处理文书档案信息，从而将办公效率进一步提高。在文书档案管理中，办公自动化的应用有着很好的发展前景和巨大的优势，同时它还有一系列的问题需要处理，这就要求管理设备的硬件建设速度需要不断加快，同时借助科学有效的手段提高文书档案的保密性，进而使得文书档案管理工作可以得到顺利高效的开展。

一、文书档案管理办公自动化存在的问题

（一）对档案管理人员自身的综合素质要求提高。在文书档案管理中，电子档案与电子文件的管理归档是一项专业性和技术性结合比较强的工作，这就从根本上决定了档案管理人员自身需要有很高的综合素质，才能胜任此项工作。具体地说，高层次的知识素养只是档案管理人员需要具备的一方面，除此之外还要对计算机技术和数据通信技术的应用进行熟练的掌握，同时对传统档案管理的技术、原则、方法和理论也要相当熟悉，进而才能以较高水平的专业技能与业务素质将文书档案工作的管理水平进一步提高。

（二）电子文件的保密性受到削弱。电子文件和纸质文件的区别在于缺少固定的形式同时又容易变化，这就导致文件内容被人修改的可能性增加，并且修改后很难发现改动痕迹。同时，电子文件还缺少特定的字迹，其字体、字号等都容易被修改，另外电子文件还无法像纸质文件一样进行盖章和签名。因为这些电子文件的原始特性，使得电子文件的保密性受到极大的削弱，人们对文件是否是原件的判断根本不能通过字迹、印章等特点完成，这也导致了电子文件自身的原始性无法被确定。上述问题考验着网络电子文件自身的保密性，同时也严重削弱了文件自身的保密性。

二、提高文书档案管理办公自动化的有效策略

文书档案管理中，办公自动化的有效应用具有得天独厚的优势，同时也使文书档案管理工作迈上了一个新的台阶。与此同时，文书档案管理的办公自动化依旧是亟待解决的问题，针对这些问题，本文从以下几个方面进行着手解决。

（一）积极进行硬件建设，促使硬件环境的改善。文书档案办公自动化应用的前提是必须拥有电子计算机、互联网以及其他类型的数字化设备，所以，加快硬件设备的建设速度直接决定文书档案管理办公自动化的程度。另外，要想保证更多的工作人员可以更加主动地参与到现代化技术的学习与应用之中，就必须对文档管理的硬件环境进行改善，加快档案管理设备的硬件建设速度，进而完成文档技术设备与管理技术手段的现代化，使得档案管理水平得到进一步的提高。

（二）促使档案管理人员实现现代化与专业化的有机结合。在实现档案管理办公自动化的进程中，档案管理人员的现代化是重要的保证。以往的文档管理模式较长时间使用导致现阶段的档案管理工作还存有工作人员的现代化技术水平不高亦或是技术“文盲”的现象，这就致使部分现代化设备在档案管理的过程中不能充分地发挥出自身的优势与作用，实现文档信息管理的办公自动化也就是天方夜谭。所以在当前科学技术水平发展迅猛的新环境下，档案管理的工作人员必须要对自身的忧患意识与时代精神进行强化，认清时代发展的形势，借助学习或者是培训来主动掌握以往的档案管理的技术、原则、方法以及理论等专业技能，除此之外，还应该不断增强对计算机技术和数据通信技术的掌握能力，进而完成自身专业化与现代化的有效结合。

（三）加强对系统自动化外网和内网的合理布局。确保网络安全，提高网络完全的最主要和最有效的措施之一就是对办公自动化的内网和外网进行有效的隔离。换言之，第一步主要就是借助路由器对被屏蔽的IP地址与服务进行过滤，随后在文档办公自动化的网络中选择部分可以放行的地址。第二步是借助防火墙实现有效的隔离防护。通常来讲，网络中的防火墙基本都具有认证机制，同时从整体来看，防火墙通常具有以下几种基本功能：对部分被禁止的业务进行封堵；检测和告警网络攻击；管理进出网络的一些访问行为；记录经过防火墙的信息和活动内容。通过这样的途径不但可以保密文档信息，还能将档案管理时效性进一步提高。

三、结语

总而言之，文书档案管理工作是现阶段社会经济发展的大势所趋，档案资料的完整性与文书档案管理水平息息相关，衡量一个单位管理水平的重要标准就是是否实行全面科学化的文书档案管理。这就对相关部门提出了要求，必须要提高档案管理者的素质，加强对文书档案管理工作的重视，促进各个部门之间的交流与合作，完成文书档案管理的标准化、安全化和规范化，保证我国文书档案管理工作向健康化与正规化的道路发展，保障社会效益与经济效益的最终实现。

【参考文献】

[1]张亚平.浅谈办公自动化在文书档案管理的应用[J].山西档案，2013（07）：36-37.

[2]路艳.浅谈应用办公自动化进行文书档案管理[J].新经济，2013（12）：23-25.