企业文书档案管理的缺陷及对策研究

张秋菊

摘要：文书档案的管理反映一个企业文件档案管理的水平，体现了单位整体水平及综合水准。严格的工作流程和制度是保证文书档案工作做好的关键，此外，还必须做好文书档案管理工作之间的衔接以及规范管理，加强单位各部门之间的沟通和协作，只有这样才能够将单位文书档案的管理工作做好。

关键词：企业管理；文书档案管理；办公室工作；日常行政活动；文件归档 文献标识码：A

中图分类号：G275 文章编号：1009-2374（2015）12-0169-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.12.084

在企业中办公室文书档案的管理工作是最为基本的一个环节，文书档案的管理工作来源于企业单位在日常行政活动中产生的大量文件和资料，产生的这些文件和资料最后都会以档案的形式进行存储。办公室文书档案的管理在很大程度上体现了办公室行政人员处理办公事务的水平，行政工作人员工作水平的高低决定了文书档案整理的质量和完整性。文书档案是一个企业发展历史的一个体现，这对于企业的反思和发展都具有非常重要的意义。通过对文书档案的研究可以了解企业发展的情况，对于企业单位具有重要的借鉴意义，其历史和现实作用是不容忽视的。综上所述，加强企业文书档案的管理并使其规范化，进而使得文书档案真正为企业单位的发展所用，这是每个企业单位都应该积极面对的重要因素。

1 目前企业单位文书档案管理的特点

第一，文书是指企业在各项生产、经营、管理活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录，包括文书、合同、审计、传媒类的纸质载体，记录着企业所发生的事件、事件过程、单位用品及重要的文件和成果等。文书工作的重点就是文书和档案的收集、文书档案的管理、文书和档案的分门别类、文书和档案的存储等。

第二，企业文书的管理是档案管理工作的前提和基础，企业的各种文书整理之后所形成的具体的形式就是企业的档案，档案管理涉及到企业的各个部门和各个环节，是企业发展历史的一个真实的写照，对于企业的存在和发展有着非常重要的借鉴意义。企业行政工作所涉及的档案、研究开发所涉及的档案、固定资产所涉及的档案以及企业的会计财务档案等都是企业档案管理不可或缺的环节。档案涉及到的部门环节不同档案的内容不同就会导致档案的存储的形式有很大程度上的不同。档案常见的形式包括图片文件、音频文件、视频文件、纸质文档，这些都是档案的重要载体。

第三，文书管理工作和档案的管理工作具有重要的联系，文书工作主要涉及企业单位文书的整理、将文书立卷、文书的归档等。而文书档案的管理包括各种文件和书写材料、文件格式的整理、文件的归档等。企业单位的文书工作在单位的档案管理工作之后是档案管理工作的前提和基础，也就是文书工作的过程就是企业单位档案形成的基础。

2 企业单位办公室文书档案管理存在的缺陷

第一，多数企业单位的文书档案管理都存在着投入过低的问题，这大多是由于企业单位的用房紧张造成的，企业每年的档案数量是非常巨大的，企业单位没有足够的空间来存储这些文书档案；另外在文书档案的管理过程中大多存在着管理责任不明的情况，很多的管理制度相对不完善，部分企业单位甚至把各种资料都与该单位的文书和档案混合在一起，这与档案管理的标准存在很大的差距。这些缺陷也是大多数企业单位都普遍存在的现象。

第二，多数企业单位存在着对文书档案的管理意识较为淡薄，认为文书档案的工作都不重要，应该将更多的精力放到企业的生产、科研和发展上，这是严重的认识错误问题。这些文书档案在很大程度上都是企业单位管理经验积累，生产经验的积累和科研经验的积累，是企业的财富，丢掉这些相当于丢掉了企业的财富。对于上述企业单位文书档案管理意识的淡薄情况，应该采取适当的宣传措施或者有管理者专门对文书档案管理工作的重要性进行强调，使得文书档案管理工作的重要性深入人心。而且很多的企业单位只是将文书档案进行存储而没有加以利用，这使得企业的财富和经验严重的被浪费掉，这对于企业的发展是极为不利的，没有借助文书档案的历史性和财富性为企业的发展提供支持。

第三，多数的企业单位由于管理方式的不科学、不完善造成了文书档案的管理和存储存在很大的缺陷。有些版记记录不全、文档存储过程不规范、文书和档案的分门别类存在问题、文书和档案的载体纸张的质量不达标、档案和文书提取的流程不规范、文书的档案存储过程中发生破损、文书和档案的封装不规范等。

第四，多数企业单位的文书档案管理工作从事者不是专业人员：（1）大多数的管理者存着理论水平低、文化程度不高、专业能力存在问题等一些缺陷；（2）大多数的管理者缺乏相关方面的理论基础，并且对于文书档案管理的意识不强及不够重视，这就造成了文书档案管理的混乱，在很大程度上背离了办公室文书档案管理的最为基本的水准。

3 企业办公室文书档案管理工作的优化措施

第一，要加强企业单位对于文书档案管理的规范性，明确相关责任人。将文书档案进行一体化的管理，严格规定文书档案所需纸张的规格和标准、文书和档案的存储格式、书写要求等，从资料的开始就进行严格的把关，尽量使得整个文档管理过程严格标准化，在文书整理完毕后及时地将档案进行存储，以免发生遗失。

第二，加强企业单位相关从业人员的专业技能，将文书档案管理的重要性深入到每个从业者心中：（1）可以采取培训的形式来提升企业单位员工的专业技能和提高意识，作为从业人员自身也应该加强理论方面知识的学习；（2）要与时俱进，掌握现代化的办公方法，提高办事的效率和专业性；（3）努力学习各方面的专业知识，争取把文书档案的管理做到规范化。

第三，完善企业单位文书档案管理的各项规章制度，并且建立相应的文书档案管理监督机制，明确文书档案管理各个环节的相关责任信息，调动工作人员的热情和积极性，建立相应的奖励和激励机制来促进档案工作的改进和进步。

第四，企业单位的归档制度应该具体到企业单位的某个部门，要做到真实客观和具体，包括归档的时间、范围以及归档的各个标准要求等。文书档案的整理内容主要包括档案的系统化和基本的编目等工作。

4 结语

文书是档案工作的前提和基础。文书档案的管理不仅体现着企业单位文书和档案管理的水平，也是企业单位发展历史的真实写照。要提高文书档案的利用为企业单位的发展提供支撑。要建立严格的流程和规章制度，加强相关人员的工作意识，加强企业单位内部各个环节之间的衔接，使得文书档案的管理真正规范化真正为企业单位的发展所用。

参考文献

[1] 李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展，2008，（1）.

[2] 侯明，白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策

[J].办公室业务，2012，（3）.

[3] 李辉红.试论文书档案管理中存在的问题与对策[J].广东科技，2009，（2）.

（责任编辑：王 波）