基于ACCESS的口腔库房管理系统

王娅琼, 夏熙彥

(陆军军医大学西南医院口腔科,重庆 400038)

本院既往采用传统的口腔耗材管理模式，即由口腔科向医院提出耗材使用申请，到货后科室派库房管理人员到设备科或供应室领取相应耗材，这部分属于医院设备器材管理范畴，有完整的入出库记录，管理规范。但在科室领取耗材的后续管理上，仍采用手工记账的方式，各使用人随领随用，库管人员手工记录。不仅无法及时、准确反映领用和库存信息，而且统计困难，库管人员在月底常常花费大量时间和精力来统计耗材的领用情况。而这种不及时和不准确也客观上造成耗材领用把关不严，存在多领、滥用等现象。本院早提出“数字化医院”的建设目标[1]，为更好地推动信息化建设，提升管理理念，改进管理模式，基于ACCESS数据库开发口腔库房管理系统。

1 系统结构和功能

1.1 系统结构口腔库房管理系统由用户登录、入库系统、出库系统、库存查询、后台管理等模块组成(图1)。

1.2 系统功能

1.2.1 用户登录验证系统 具备授权密码的库房管理员可登录并使用该系统，避免其他无关人员使用，以保证该管理系统的准确性和保密性。

图1 口腔库房管理系统结构

1.2.2 入库系统 可录入需要入库的口腔器材的名称、规格、单价、数量等内容，并自动录入入库时间，其中名称、规格、单价等内容可通过后台管理，在材料名称表中录入或修改。可按日期、年、月等进行入库报表打印。

1.2.3 出库系统 可录入领用材料的部门、经领人、经办人、材料名称、规格、数量等内容，并自动录入出库时间。同时具有自动比对库存功能，库存不足时不能完成出库。可对录入数据进行增、减、删除、保存等操作，并可按日期、年、月等进行出库报表打印，报表可自动按部门、经领人分别进行汇总、统计，方便科室管理。

1.2.4 库存查询系统 可对当前材料的库存情况进行查询。

1.2.5 后台管理 后台管理主要包括管理员的用户名和密码管理，管理各种表格如员工名单表、材料清单表等，均使用ACCESS自带的表功能进行管理，简单而方便。

2 系统设计

2.1 设计需求可用于库房管理系统开发的软件和数据库系统很多，选择何种开发工具应依据实际需求而定。本院拟建立的口腔库房管理系统将运行于医院内部网络上，并局限于一个科室使用，无需使用Web管理功能。且预期的数据量不大，无需使用大型的数据库系统，故使用MS Office中的ACCESS进行二次开发是一种高效、低成本的选择[2-3]。ACCESS包括表、查询、窗体、报表、页、宏和模块等七大要素，根据需要，使用其中的表、查询、窗体、报表、宏共五个要素。

2.2 表的设计ACCESS的表是储存数据的基础，所需要的所有数据都应该存放在相应的表中，以方便使用查询、窗体或报表等读取数据。表的创建不应随心所欲，而是应该根据实际需要创建相应表格及字段名称，否则容易造成数据的混乱或者重复记录。根据口腔科库房管理的特点和需求，一共创建包括部门、材料、员工、入库、入库明细、出库、出库明细、库存、管理员在内的9个表格。部门表包括部门ID、部门名称2个字段。材料表包括材料ID、材料名称、规格、单位、单价、代码6个字段。员工表包括员工ID、员工姓名、部门ID 3个字段。入库表包括入库ID、入库日期、管理员ID 3个字段。入库明细表包括入库ID、材料ID、入库量、单价、单位5个字段。出库表包括出库ID、部门ID、员工ID、管理员ID、出库日期5个字段。出库明细表包括出库ID、材料ID、出库量、单价、单位5个字段。库存表包括材料ID、入库合计、出库合计、库存量4个字段。管理员表包括管理员ID、管理员姓名、登录密码3个字段。表格创建成功仅仅是表格设计的第一步，接下来要仔细考量各表间关系，并实施参照完整性，从而实现表格的相互关联、相互引用、动态更新，为后续的开发建立良好的基础[4](图2)。需要强调的是，将入/出库分别拆分为入/出库和入/出库明细两张表，并在入/出库明细中分别设置两个主键，以应对日常入出库耗材时通常一次性入或出库多种材料的需求，以简化入出库程序、提高工作效率。

图2 表格的相互关系

2.3 窗体和查询设计窗体是ACCESS程序人机交互的界面，相当于Client/Server架构程序的客户端，可以使操作和录入数据变得简单而方便[5]。首先通过向导创建一个名为“菜单”的主窗体，放置入库、出库、库存、工作量和管理5个功能按钮，以实现其他窗体之间的切换。

2.3.1 入库窗体 利用向导创建入库主窗体，设置入库ID、入库日期及经办人，入库日期默认设置为当前系统日期，经办人采用组合框进行下拉菜单选择，数据来源为管理员表。接着利用向导创建入库子窗体，选择表格布局方式。同时创建一个名为“入库明细查询”的查询，用以查询入库和入库明细表中的信息，并将其作为入库子窗体的数据来源。在入库子窗体下方放置返回、新增、保存、取消、打印、退出6个功能按钮，分别实现返回菜单窗体、新增一条入库记录、保存当前入库记录、删除当前未保存的入库记录、打印报表、退出库房管理程序等功能。新增、保存、取消功能通过写入VB程序实现，返回、打印、退出通过新建3个宏来实现(图3)。

图3 入库窗体

2.3.2 出库窗体 出库窗体创建方法与入库窗体相似，功能按钮的设置完全与入库窗体相同。不同的是增加经领部门和经领人标签，同样采用组合框的结构，通过下拉菜单进行选择，数据分别来源于部门和员工表。新建“出库明细查询”，用以查询出库和出库明细表中的信息，并将其作为出库子窗体的数据来源(图4)。

图4 出库窗体

2.3.3 库存查询窗体 创建库存窗体，增加材料名、规格两个文本框，用于输入查询条件。新建库存子窗体，以表格布局方式显示。此处新建多个查询以实现查询库存的功能。首先分别创建入库量和出库量查询，利用ACCESS自带的查询总计功能，统计每项材料的入出库总量。其次新建“库存查询”，调用入库和出库量总计并计算出两者的差值即剩余库存。最后再建立一个名为“库存窗体查询”的查询，在材料名称的条件下输入“Like IIf(IsNull([Forms]![库存]![材料名]),'*','*' & [Forms]![库存]![材料名] & '*')”，在规格的条件下输入“Like IIf(IsNull([Forms]![库存]![规格]),'*','*' & [Forms]![库存]![规格] & '*')”，以实现根据输入的查询条件查询相应材料库存情况的可能。库存子窗体下方放置返回、查询、取消、打印、退出5个功能按钮，其中返回、打印、退出与入出库窗体功能相同，查询、取消按钮通过写入VB程序实现执行查询及清除查询条件并显示所有库存的功能(图5)。

图5 库存查询窗体

2.4 报表设计使用ACCESS内置的报表工具实现对数据进行查询、分类、统计和打印等功能[6]。本系统共设计两个报表，分别为入库和出库报表。在入/出库主窗体界面单击打印，即可跳转至报表打印选项。入库报表可手动输入需要打印报表的起止日期，默认为当前系统日期，以方便库管员完成入库数据录入后直接打印当日入库报表。入库报表显示材料名称、入库日期、入库量、单位、单价、总价及经办人，分别统计入库量和总价。出库报表根据科室需要，一般按月统计。故出库报表可直接选择需要打印报表的年和月，系统自动填入起止日期，当然也可手动输入。出库报表可分别打印全科或个人出库情况，报表显示经领部门、材料名称、出库日期、出库量、单位、单价、总价及经领人，分部门统计耗材出库量和总价。

2.5 系统登录和安全管理本系统仅限库房管理人员使用，故设置管理员账号和密码，仅授权管理员有新建、修改、删除、查询、导出和导入记录的权限。建立系统登录窗体，在VB代码中加入验证当前用户名及密码以决定是否切换到主菜单窗体，以达到保护系统安全性的目的。

3 应用总结

与其他临床科室相比，口腔科所使用的各种耗材的种类和数量均要远远超出。且随着医学技术的不断发展，这些耗材的种类还在日益丰富。另外口腔高值耗材多，但因为管理方法落后，使用监管较为困难[7-8]。本科既往虽已建立手工记账式管理模式和制度，但难以满足口腔耗材种类及数量日益增多的需求，极大地增加管理的难度和库管人员的工作量。在本院数字化建设取得瞩目成就的趋势下，建立一套科学、合理、高效的口腔库房管理系统，对各类耗材的库存、成本、走向等进行科学的统计和有效的追踪，成为亟需解决的问题[9-10]。本系统建立至今已在临床应用两年多时间，整体运行状态良好。该系统显著简化耗材入出库流程,节省库管人员的工作量,记录完善、查阅方便，统计科学、高效，已成为科室库房管理不可或缺的一环。并且通过对各部门、人员领用耗材数量、成本的统计和追踪，为控制高值耗材、防止浪费提供切实的依据，对提高科室整体的管理水平作出重大贡献。