专门档案管理应遵循的原则与编制类目

李博文

(七台河市人民医院，黑龙江 七台河 154600)

专门档案往往产生在机关或企业、事业单位，而且是比较重要的核心档案，是机关或企业、事业单位的主体档案。例如，在土地管理局，档案主体是土地管理档案；在房产管理局，档案主体是房产档案。专门档案应归入档案管理中，其应按照全宗管理的原则，实行集中统一管理。

1 专门档案管理遵循的基本原则

1.1 专门档案必须集中统一在本单位综合档案室管理

各种门类的档案管理所遵循的依据是国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规，档案行政管理部门制定的规章、制度、规范、标准。如《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》《机关档案工作条例》等。

我国档案工作的基本原则是实行档案的集中统一管理。专门档案是国家全部档案的一个组成部分，也是现行机关、团体、企业、事业单位档案的组成部分，必须实行统一管理。专门档案无论是会计档案、审计档案还是土地管理档案都具有整体性和成套性的特点。从宏观上讲，各种门类的档案，必须依据档案工作共同的管理法规、标准、规范，针对不同门类档案的特殊性，把各种门类档案集中统一管理。虽然专门档案具有整体性、成套性的特点，但管理的具体方法各异。专门档案应该实行集中统一管理，这是由国家性质和社会制度决定的，应该归国家和人民所有。专门档案办理完毕必须收归本单位的综合档案室。一个单位的全部档案是一个不可分割的整体，各种专门档案属于这个整体的成分之一。对于需要长远保管的档案，在本单位保存一定年限后，应统一移交给当地有关档案馆，不得任意转移、销毁。从微观上讲，各种专门档案在本单位应该有统一的科学管理方法，其中最主要的是专门档案形成前的文件材料的积累和归档，要纳入档案综合管理程序和工作计划中，全体工作人员需要具备一定的档案意识，养成良好的工作习惯，做到处理问题有依据，处理过程有记录、有统计数据，处理结果有总结。

1.2 维护专门档案的完整与安全

维护专门档案的完整与安全，对专门档案管理具有十分重要的意义。完整，是从数量的意义上讲的，就是要使专门档案收集齐全，不能残缺不全。从质量上来讲，就是要保证专门档案的准确、系统，不能与客观实际相抵触，更不能任意割裂分散。安全是一定要保证专门档案的真实、可靠。改善专门档案的保管条件，实行科学管理，方可延长专门档案的使用寿命，避免不应有的损失。

专门档案，特别是合同档案、诉讼档案等，若不完整、不准确、不系统，不仅影响使用，甚至有害，造成假象，引出错误结论，造成与事实不符的冤假错案，给个人、集体、国家造成不应有的损失。

2 专业档案的编制类目

管理好专门档案，难点是如何分类，制订分类大纲(方案)。首先要搞清分类概念，编制分类大纲的目的是利用分类大纲指导机关单位档案分类和编目，其作用是对档案的实体进行控制，对档案内容进行检索。专门档案分类没有固定的模式，不同种类的专门档案分类方法不同。不同门类的专门档案的分类就是对立档单位所形成的各种门类档案按其自然形成特点、时间、内容和形式上的异同，分成若干个层次和类别，使其构成有机整体。分类方案的确定，在文件归档前，必须通盘考虑和确定妥善的分类方案，使立档单位的立卷和编目有所遵循，使归档的案卷实现有序地排列。为此立档单位在分类时必须遵守分类的原则，划分的类目应遵循实际运用性、科学系统性、相对稳定性和科学适用性、类目的保证性等原则。

2.1 实际运用性

专门档案类目的实际运用性表现在分类时必须遵循专门档案的自然形成规律，最大限度地保持专门档案文件来源、产生的时间和内容诸方面的历史联系。掌握同一级类目划分后需要按同一标准进行组卷，这里要说明的是分类大纲是用来划分档案的一种工具。通过制订分类大纲来管理立档单位全部档案实体不是一种理论性的研究和设想。立档单位编制的分类大纲要符合本单位的实际情况，能够把本单位所形成的全部档案包括在内，同时还可以根据实际情况，在执行几年后，根据实际工作需要，类目可以扩充或减少。

2.2 科学系统性

在整理专门档案前，必须选择科学实用的分类大纲，其原因是不同的立档单位担任的职能不同，形成档案的种类、数量、重要程度都不相同。因此，必须从实际出发，按照形成档案的类别选择既科学适用又合理的类目。其中，大类和属类的概念一定要明确，含义要清楚，分类级别要分明，归类要准确，类目之间不能重复、相互交叉，不设空类，进而使全宗档案类目的设置能够深刻地反映立档单位活动的全部实际情况。

2.3 相对稳定性和科学适用性

全宗档案的分类方案一旦确定，制订的分类大纲应始终保持前后一致。没有特殊情况，不轻易改动分类大纲，这是因为制订分类大纲时，是在对全宗档案科学管理的基础上，经过充分研究、反复推敲后形成的，它关系到全宗档案的整理、编目、排列、统计及编制检索工具等一系列工作。因此，分类大纲制订后，应尽量保持稳定，但运用几年后，若整个全宗内容有所增或减，那么分类也应随之有所变动，有些单位由于职能转变、机构合并或撤销，其档案分类方案变动较大，甚至会根据新内容重新制订新的分类大纲，有些单位只是局部微调整即可。近年来，由于社会发展的需要，形成各类诉讼案卷内容多、案情复杂，在办案过程中，为了加强秉公执法，人民法院设立检查办案执行情况组，在检查办案过程中形成的文件材料，无法归入上述制订的分类大纲类目中，所以在原四大类的基础上增设了检查执行类。立档单位全宗内所有档案的分类方案一旦确定后，就要保证它的稳定性，但在执行过程中又可以有所补充，有所调整，其目的是使分类方案既保持相对稳定性又具有科学适用性。

2.4 类目的保证性

类目的保证性，是指每个子类下必须有一定数量的案卷。不设空类，是指子类下不能没有案卷。其分类每一大类下设属类、子类，每个子类必须由案卷组成，保证类不虚设，类是实体组成的，绝不能设空类。

3 结语

专门档案和其他档案一样，是人们在社会实践活动中形成的，是以不同内容、不同形式记载的，同样记述并反映了国家政治、经济、科学技术和文化生活的真实面貌，是企事业单位所形成的全部档案的一个部分，必须实行集中统一管理，进一步从宏观管理上调整和理顺档案的管理体制，完善各种门类档案的管理制度，使专门档案的管理更加规范化、条理化、科学系统化。全面分析和研究专门档案，是档案研究的新课题，是属于市场经济发展的客观要求。由于专门档案种类繁多，内容丰富，问题复杂，每种专门档案的概念、对象、内容、名称、分类层次及结构均需作出专题研讨。