档案管理中电子信息化管理模式建设及应用

郭 伟

(哈尔滨市第一专科医院，哈尔滨 150056)

目前，我国的信息技术和科学技术水平都在飞速发展，电子信息技术也逐渐深入到人们的生产和生活中的各个领域，电子信息化管理模式其实就是管理一些信息化的电子文件，与纸质的管理模式相比，处理文件和传递文件的效率更具优势，是对档案管理工作的全面改革和创新。

1 电子信息化管理模式建设的作用和优势

档案管理信息化就是利用信息化的技术手段，以网络管理的模式和方法对档案的实体进行管理的一种模式，同时还为人们提供相关服务的一种管理模式，它的最终目的是为了使档案使用起来更加方便和快捷。随着互联网技术的不断发展，信息化管理模式已经广泛应用于档案管理中，它不仅能够提高档案管理效率，还能够提高档案信息的使用效率。

1.1 提高档案检索效率

传统的档案管理模式更多地是人工进行，依赖于人们的收集和处理，大量档案需要人们去进行总结和规划，但是档案管理人员是有限的，大量档案得不到快速便捷处理，影响了档案管理的检索效率，档案管理时间较长，消耗人员精力较多。电子信息化档案管理模式有效减少了以上弊端，管理人员只需要将档案信息的内容录入到档案管理信息系统当中，人们想要查阅资料或者需要文件建档都可以在检索框输入需要查询的档案内容，电子化的档案管理模式也减少了纸质档案容易出现的错误，减少了档案管理人员的数量和工作量，是一种提高档案检索效率的最有效的管理模式。

1.2 实现档案资源共享

将电子信息化管理模式应用到档案管理工作中，是对档案管理工作的优化和升级，人工进行档案管理工作的效率是十分低的，同时其覆盖的内容也不是十分广泛，通过电子信息技术的应用，可以将档案中的声像和文字信息进行信息化处理，使电子文件使用起来更加方便、快捷，更加便于查询，在网络上实现了数据共享，不仅提高了管理效率，也避免了传统档案管理模式中通过手抄形式造成的档案管理错误，提高了管理质量，智能化档案资源共享实现了信息的一体化，加快了档案归档速度和存储速度。

1.3 提高档案管理工作的时效性

传统档案管理模式消耗的时间较长，其工作内容是繁琐且多样的，基本上都是手工抄写的形式，工作效率较差，还很容易出现差错，保存地不够完整，纸张在多年以后也会出现模糊的现象，导致很多档案信息无从查找。通过电子信息系统和相关软件进行档案管理分类，可以保障档案管理的准确性和时效性，全面提高档案管理质量，将档案第一时间录入到档案管理的数据系统中，为查阅提供更加方便快捷的途径，避免因为档案管理失误而出现工作滞后的问题。

1.4 提高档案管理的精准度

各企事业部门都需要进行档案管理，因此其涉及的内容多、种类多、工作内容较为复杂，同时还需要工作人员具备较高的职业素质和职业操守。传统的纸质档案管理模式中，工作人员需要进行建档、归档及储存等工作，经过严格反复的人工核对才能将其存入到档案中，工作效率较低，也不能保证档案管理的精准度。电子信息化管理模式可以直接解决这些复杂且繁琐的问题，将大量信息录入到电脑中，使用起来更加方便，所占用空间也较小，提高了档案管理的安全性，确保了档案资源的安全、可靠。

2 电子信息化管理模式在档案管理中的应用

对档案管理实行人工操作，这种管理模式不仅造成了大量的人力资源浪费，还无法提高档案管理的工作效率。电子信息化管理模式可以有效解决纸质档案管理模式中存在的问题，更好地实现资源共享。

2.1 做好档案的收集和整理

档案的收集和管理工作是档案管理活动最主要的工作内容，传统的纸质档案管理对于时间和空间上的要求较高，并且存在很多限制。电子信息化管理模式可以将档案的数据信息转化为信息化的电子文件，工作人员通过计算机对档案中的人员进行编号和处理，提高了逻辑性和系统性，为日后的查阅提供了更加便利的快捷条件。

2.2 提高档案资源管理的安全性

计算机网络已经进入到了千家万户，想要更好地实现档案管理工作的改革和优化，就需要建立统一的安全管理模式。健全的制度体系也是档案管理的有效保障，一旦制度体系不够完善，就会出现档案资料的重估或者利用率较低的现象，也会存在档案资料被肆意盗取的现象，对档案的安全性造成严重影响。因此，要建立健全完善的管理体系，同时对于相关的档案管理人员还要进行专业化的培训，提高其计算机的使用水平，增强其安全意识，为档案管理工作的顺利开展创造良好的环境。

2.3 提高档案管理的信息化意识

要想更好地提高档案管理的建设水平，就要不断提高管理人员和建档人员的信息化意识，更好地将意识转化为动力。好的意识是行动的开始，有了信息化建设的意识才能将其最终实现到档案管理工作中，信息化建设和传统的纸质档案管理建设存在很大不同，其对信息化水平的要求是很高的，不断培养信息化意识才能将人工档案管理更好地转变为档案的信息化管理。

2.4 实现信息化管理的标准化建设

档案的信息化管理建设是一项艰巨而复杂的工作，其所涉及的内容较多，很多问题容易遗漏。因此，一定要实现信息化管理的标准化建设，相关部门要保持高度重视，尽量减少漏洞的产生，按照行业标准来规范档案的信息化管理建设，提高档案管理的安全性和保密性。

3 结语

随着各行各业的不断发展，档案管理工作显然已经成为了促进其发展的重要资源。将有价值的资料进行归档和管理，是一项复杂且繁琐的工作，为避免人工管理过程中可能出现的失误，影响档案管理的精准度，需要利用电子信息技术进行档案管理，进而提升档案管理工作的质量和水平。