科研档案开发利用存在的问题及对策

文·邢丽芹

据笔者了解，在全国范围内，几乎每个医疗卫生单位都拥有一定数量的科研档案，条件好的还建有专门的科研档案室。但围绕着对这些档案资料的管理使用，却普遍存在着管理水平低下，以及重常规管理，轻开发利用的问题。须知，管理是基础，开发利用是关键、根本。没有有效地管理，也就谈不上更好地开发利用；而没有开发利用，所谓的管理也就变成了保管和收藏，不但科研因此失去实际价值，就是推动医疗卫生事业发展和造福广大患者也往往变成了一句空话。因此，不断提高科研档案管理水平，并最大限度搞好科研档案开发利用，应成为医疗卫生单位有关人员之间的重要共识。

一、科研档案管理与开发利用存在的问题

当前，各医疗卫生单位都十分重视档案室的标准化、规范化建设。表现之一是大部分档案室都安装了温度、湿度控制设备，也都有防火、防盗、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施；表现之二是数字化管理的成分在日益增加。但存在的问题也显而易见。

（一）档案机构设置不合理，人员整体素质不够高。目前，大多数医疗卫生单位把档案管理工作看做一份“闲差”，不但档案室不是一个单独的部门机构（比如挂靠在办公室或信息中心），而且配备的专职档案员以女职工居多，且具有人数少、年龄大、专业化程度低的特点。更有甚者，有些单位所谓的专职档案员，由办公室的行政人员担任，除了管理档案资料以外，平常还有一些其他的行政工作需要处理，因而存在着名义上“专”，实际上“兼”的情况。而人数众多的兼职档案员，往往有档案员之名，无档案员之实。他们通常分散在各业务科室中，多由科室的年轻人组成，虽然相对固定，但由于没有受过正规培训，专业理论不足，再加上各人有各人的本职工作以及缺乏激励机制，就使他们在基础资料的收集和初步整理上存在先天不足（业务工作的“专”不能代替档案资料收集、整理的“专”）。须知，基础工作至关重要，“基础不牢，地动山摇”。如果基础工作存在缺陷，是后期工作无论如何努力都难以弥补的。

（二）科研人员档案意识淡薄。当前，科研档案主要来源于科研课题。原则上，每个科研课题（包括中断或取得负结果的课题）完成或部分结束后，科研人员都要对形成的科研文件材料加以系统整理，经审查验收后及时归档。但由于很多科研人员认为归档工作费时费力，影响工作进度；文件材料归到档案室以后，使用起来也没有留在各人手中方便；再加上在很多单位归档工作对绩效考核也没有多少影响，因此，科研人员普遍不重视归档工作，导致归档工作严重滞后，也难以做到归档文件材料的完整、准确和系统。还有一种情况不得不提，即一个科研课题往往有多个科研人员参与其中，这些科研人员可能都不在一个科室，甚至不在一个单位，再加上推脱责任、推诿扯皮的现象时有发生，就为兼职档案员收集分散在各位科研人员手中的文件资料增加了难度。

（三）档案管理手段落后。近几年来，适应形势发展需要，一些单位的档案室积极推进数字化建设，引进电子文件档案综合管理系统，并购买相关社会化服务，一定程度上实现了档案资源数字化和档案检索网络化。但在档案管理过程信息化方面还存在短板，与档案资源数字化和档案检索网络化的现状不相匹配。这些“看似简单，实则繁琐”的工作占用了档案管理人员很多时间和精力，极大地影响到了对档案资源开发利用的投入。

（四）档案资源开发利用得不到应有重视。科学研究的终极目标是推广利用研究成果。但现实情况是，档案管理人员多数认为开发利用档案资源是科研管理部门和科研人员的事情，自己并没有这项职责。比如现在，一些单位基本不再把档案编研列入档案工作年度计划。虽然有些时候，为了工作量考核、各类先进的评比和职称评聘的需要而完成一些编研成果，但编研层次依然不深，编研成果以汇编、手册类为主，都是一次、二次文献成果，运用定量分析方法进行数据对比，分析和预测或总结研究过程中经验教训的三次文献成果很少。另外，编研工作与科研实际相脱节，档案管理人员自行确定选题，未考虑科研人员的需求，导致编研成果利用率低。

二、加强科研档案资源开发利用的现实途径

现阶段，不断研究档案开发利用工作中的新特点和新问题，最大限度挖掘科研档案的价值，加强对科研成果的推广利用，应作为一项重要工作引起单位上下的高度重视。

（一）建立专门档案管理机构，配齐配强专兼职档案管理人员。要明确档案管理机构的职责任务，即除了保管现有档案资料、对现有档案资料进行数字化处理以及提供查询服务以外，就是对现有档案资料进行深度开发利用。该机构要配备一定数量具有档案管理专业知识的专门人员。这些专职档案员既要重视对档案管理知识的学习，也要重视对科研领域、学科的专业知识的学习，还要重视对信息技术的学习，让更多的先进知识补充到自身的知识网络中，既能完成传统档案工作，又能快速适应档案信息化工作的新任务、新要求。同时，要从科研一线挖掘和培养一定数量的研究人员做兼职档案员。这些兼职档案员除了年富力强，有较强的事业心责任心以外，还应具备一定的档案资料收集、整理的能力。尽管如此，也要采用多种方式定期对兼职档案员进行业务培训。

（二）建立有利于科研档案资源开发利用的体制机制。将科研档案资源开发利用工作提上重要议事日程，整合现有资源，发挥档案管理人员、信息中心情报人员、科研管理人员和一线科研人员的主观能动性和自身优势。一是制定激励措施。要通过激励措施，最大限度地鼓励上述人员加强联合，发挥各自优势，将科研成果产业化。须知，没有科研成果的产业化，就不能使现有科研成果转化为生产力，进而产生一定的经济效益和社会效益。二是开展深层次编研。科研档案编研工作有助于系统掌握当前科学技术发展水平与动态，预测科学技术的发展远景，为制订科学研究计划，确定研究课题，开发新产品提供决策依据。由于现阶段多数单位的编研成果多是一次、二次文献编研成果，深层次编研成果往往少之又少，这导致编研工作并未发挥应有作用，是影响各单位进一步发展的重要短板。下一步，要结合科研工作需要，针对一定课题对科研档案信息进行重新融合，形成综述报告、述评报告、专题研究报告、技术预测等三次文献编研成果。

（三）加大数字化档案馆建设力度。数字档案馆建设包括基础设施建设、信息资源库建设、档案管理系统建设、标准规范制度建设、安全保障体系建设等五方面，其目的是实现资源管理数字化、档案管理信息化、服务利用网络化。在这方面，一些单位已进行了有益探索，也取得了初步成效。但还有很大不足，主要是电子文件的在线归档、档案管理过程信息化和行业内资源共享。特别是行业内资源共享，有利于开阔视野，发挥档案资源的最大效用。当然，实现行业内资源共享，光靠一个单位的努力是不行的，需要卫生管理行政部门的协调与干预，必要时，还要投入一定的人力、物力和财力。下一步，要以档案馆数字化建设为契机，以档案资源开发利用为主攻方向，攻坚克难，努力开创单位科研工作新局面。

（四）充分考虑科研管理人员和科研一线人员需要，不断创新科研档案信息服务模式。一是研究用户行为，设计符合用户检索习惯的档案管理系统。不同用户具有不同信息需求、信息素养和信息习惯，产生不同信息行为。要加强与档案软件开发企业的沟通协调，通过分析用户的搜索方式和习惯，掌握用户的基本情况，不断优化档案管理系统检索界面和功能设计。二是建立图书、情报、档案信息一体化管理机制。即将图书、情报、档案各自独立的系统整合为一个整体，加强横向联系和互相配合，通过网络共建、资源共享、分布式收藏、远程存取等手段，为用户提供一站式服务。

总之，科研档案资源的开发与利用是造福亿万大众的大事，务必上下同心，解放思想，转变观念，通过提高全员素质，采用现代化的信息技术手段，让档案信息走出“故纸堆”的束缚，创造效益，产生价值。