浅议社会保险业务档案的管理与利用

文·丁辉

社会保险业务档案是各级社会保险经办机构在办理养老、医疗、失业、生育和工伤保险等业务工作中形成的，具有保存利用价值的各种文字材料、图表、声像、电子文件等不同门类和载体记录的总和。社会保险业务档案是实现社会保险信息交流与共享的保证，是人民群众维护其合法权益的重要凭据，也是社会保险部门进行科学管理、提高工作效率的重要信息资源。作为世界上覆盖人口最多的社会保险体系，我国的社会保险业务档案涉及广大人民群众的切身利益，事关社会的和谐稳定，社保业务档案管理在社保工作中的地位越来越重要。笔者结合自己从事多年社保业务档案工作的体会，对社保业务档案管理与利用工作谈几点认识。

一、做好社会保险业务档案管理的意义

2009年7月，国家档案局与人社部联合发布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，对规范社会保险档案业务管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全作出明确规定。经过持续努力，社会保险业务档案规范化建设取得显著成效，保障民生、改善民生、服务民生的作用得以彰显。

（一）做好社会保险业务档案管理，是社保业务本身的要求。一个参保人从办理参保手续到退休以及中间医疗、失业等享受社保的各项待遇，要经过诸多环节。在办理参保手续时，首先要填写个人详细情况表，作为最原始的资料存入个人档案，其后要不断缴纳社保费、划拨个人账户，还要对缴费比例、缴费基数及养老金发放标准不断进行调整。对调动、辞职的，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等。这些详细的个人档案记载，就形成了今后支付社保待遇的重要依据。社保业务档案管理的好坏，直接关系到参保人的切身利益。

（二）做好社会保险业务档案管理，是社保制度稳健运行服务的保证。一是社保经办机构通过动态分析参保人员结构、基金收支变化、个人负担及待遇水平等情况，找出规律性的社保运行状态，为建立社保信息发布制度、基金预警预报制度和运行评估制度提供技术支持，确保社保制度的顺利推进、平稳运行和健康发展。二是社会保险运行以来，政策变化较多，也出现不少问题，需要及时调整和完善政策。通过对信息的深加工、数据比对和综合分析，为领导决策提供了非常必要的参考。

（三）做好社会保险业务档案管理，是为参保单位和参保人员提供更加便捷、满意服务。社保业务档案准确记录了单位和个人参保情况、享受待遇情况。通过不断提高社会保险业务档案管理信息化水平，单位和个人可随时查阅参保情况、享受待遇情况以及政策宣传资料等。所有这些档案都能为参保人员学习社保知识、了解社保信息、维护自身权益提供直接凭证。

二、社会保险业务档案的特点

（一）档案数量巨大。社会保险覆盖面是全社会，惠及社会所有成员，一般的市级统筹区参保职工、居民多达几百万人，而一些大城市高达上千万人。每个人在出生后就可办理社会保险缴费，在缴费、享受待遇时都会形成社会保险业务档案，一直持续到其死亡。这些档案记录一直要保存到当事人亡故之后，由于档案保存时间跨度长，所以形成社保档案数量巨大。

（二）内容种类复杂。社会保险业务档案的主要有养老、医疗、失业、生育和工伤保险等五个方面。社会保险业务材料的归档范围主要包括：参保登记、参保人员申报、审批及信息变更管理材料，保险基金征缴材料，个人帐户和稽核管理材料，退休人员社会化管理服务材料，医疗保险住院待遇核定材料，失业备案材料，工伤认定材料等。参保者在其参与社会保险后，社会保险业务档案会随着人员的流动而发生关系转移，各项社会保险的缴费情况也会依据人员收入的增减而相应变化。有些社会保险项目（如医疗保险）还会经常发生支用、给付等情况，这些变化情况都要在其社会保险业务档案中形成相应的记录，因此形成了内容种类相当复杂的社保业务档案。

（三）档案性质特别。一是权益性。参保人员参保后，每个人都会形成相应的档案，社保业务档案是个人参与社保原始凭证，也是维护个人权益的重要证据。这些档案记录一直要保存到当事人亡故之后。记录一生，服务一生。二是规范性。社会保险业务档案是按国家的有关规范来办理的。各类社会保险都有统一的办理程序、缴付费标准，都按规定有规范的记录卡，登记清册及报表，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料具有一致性。三是共存性。伴随着科技进步发展，社会保险经办机构根据本单位业务工作开展的实际，分别建立了参保对象帐户和基金管理的数据库，工作人员通过社保数据库随时掌握参保对象的情况及资金的来源和发放情况，完成各类报告生成和管理。社保业务档案不仅有纸质文件，同时也有相应的电子文件，社会保险业务档案的载体形态是纸质和数字共存，互为补充，都为社保工作发挥了重要作用。

（四）利用需求广泛。当前，先进的信息和网络技术为社保业务档案信息化管理提供了技术支撑。强化档案信息化管理不但可以提高参保人员数据资料查询的保密性、安全性和真实性，而且在此过程中，数据系统具有可维护的管理特点，为社保经办机构构建起了一个纸质档案数字化、信息化和纸质档案信息查询智能化、纸质档案综合管理服务多元化的综合信息管理实践平台，从而极大提高了社保经办机构工作效率，方便了参保者办理社保业务。社会保险经办机构建立参保对象帐户和基金管理的数据库中，对社保业务档案管理软件中的相关信息进行实时读取，实现了业务经办与档案资料查询管理的无缝对接，弥补了传统档案管理过程中的不足，逐渐满足了档案管理的数据兼容以及安全稳定和模糊检索、精确检索、数据传输、数据交互等多种不同的功能需求。

三、加强社会保险业务档案的管理与利用

档案管理是档案利用的基础，社保业务档案的开发利用是建立档案的最终目的，档案管理工作的效果直接关系到档案服务利用水平的高低。社保业务量大，所形成的档案较多，给档案管理工作增加了难度和压力。如何把强化社保业务档案管理与提高服务利用质量相结合，是当前迫切需要探讨解决的问题。

（一）加强规范管理，提升质量效率

严格按照《社会保险业务档案管理规范》的要求推进档案规范化管理，认真贯彻落实各项业务标准。可根据实际工作需要，不断细化完善社会保险业务材料归档范围与保管期限，在档案的收集、整理、保管和利用等环节制定操作性强的工作细则。由于社保业务档案具有动态性的特征，参保单位和参保人员的档案宜以单个参保单位、每个人为保管单位进行整理，按其性质和特征分类组卷，统一编目，集中管理。社保数字档案应于每年年底形成本年度参保单位、参保个人、缴费、支付、变更、清算等业务数据文件，刻录到光盘上，按照规定进行归档管理。社保基金会计材料的整理应当按照《会计档案管理办法》进行整理和管理。在管理方式上应坚持双轨制原则，既要定期做好各种数据的备份和整理归档工作，又要注意将能够转储到纸张上的电子文件及时转储到纸张，形成纸张文件。同时，加快推进档案信息化融入社保业务系统，与社保业务信息系统一体化建设，不断提高档案服务利用工作成效。

（二）充分整合资源，实现信息共享

社保业务档案的集中统一、系统化、信息化管理，可满足参保人员个体对社保档案的系统利用，还可满足社保经办机构和公安、民政、银行、保险等对相关档案的系统利用。因此，在规范管理社保业务档案的基础上，应全力整合档案资源，构建档案利用平台，以最大限度实现档案信息资源的共享，从而为建设统一的社会保障档案信息中心奠定良好基础。一是建立社保业务档案目录检索中心。各社保经办机构将本单位所有档案的目录编制为三份，一份本单位留存使用，一份交人社部门保管并向社会提供使用，一份交档案馆保管并向社会提供使用。二是完善社保业务档案管理的信息化建设。以档案全文数据库和多媒体数据库建设为基础，加快完善档案数字化进程，逐步实现社保业务档案全文信息查询，不断完善信息管理系统功能。三是实现信息网络化共享。建立社保网站、微信订阅号等，在网上公布有关社保法律法规、政策和相关信息，方便参保单位和参保人员查阅政策、了解工作。通过网络平台还可以实现所有社保缴费的网络征收、保费的网络支付，实现无纸化办公，提高工作效率。参保者也可以通过社保网站，输入自己的社保号就可以查询到社保缴费等情况，轻松完成缴费、支付等工作环节。