文书工作与文书档案管理系统的设计与实践

文·陈晓旭

随着社会经济的飞速发展，各种单位之间的交流日益频繁，使用的文书种类越来越多，传统的文书管理模式显得捉襟见肘，难以满足工作需求，更加无法满足当前社会空前发展下人们对各种文书档案管理的内在需求，人们急需一种快速、灵活、高效、科学、系统的文书档案管理方法来推动并加快文书工作的革新。伴随着科学网络技术的蓬勃发展，计算机已经渗透至社会的各个领域，形成了一套相对完善的网络生态系统。对于文书工作来说，利用互联网使得文书工作向信息化转型成为发展趋势，也使得文书档案管理工作呈现人性化、系统化、信息化模式。这对于提高企事业的运作效率至关重要。

一、文书档案管理中存在的问题

（一）领导对档案管理重视程度不够

在一些单位的高层领导心中，档案管理工作十分简单，因而也不够重视。因为这项工作的投入大收益低，也看不到明显的经济效益。所以对于要求保留的文件，就保留在那里，需要时能提供参考即可。这会直接影响档案管理工作人员的工作质量，以及档案管理工作人员的工作积极性。

（二）文书档案管理的各个部门没有协同发展

文书档案管理工作需要各个部门高度合作、协调发展，但实际中其它部门常常合作程度不高，这大大制约了档案管理水平的进一步提高。档案工作需要广泛收集重要的文本资料，而有些部门常常为了自己在工作上的便利不愿意甚至拒绝将一些文件档案资料交给档案管理人员统一保管。由于相关部门不能积极配合，文书档案管理工作的开展会受到阻碍，难以持续有效地开展。

（三）文书档案管理人员的素质有待提高

文书档案管理工作虽然已经迈入了信息化时代，但许多基础工作还需要人来操作，因此从事档案管理的工作人员，一定要经受档案业务的系统学习和培训，明确档案分类、立卷、保管、利用等原则和技术。但现实中，有些档案干部虽然有上岗资格证，但经历的相关档案培训、教育少，知识结构得不到及时更新和补充，档案管理水平也得不到提高。特别是计算机网络技术的飞速发展，要求利用信息化网络系统来开展文书档案管理工作，其无法很好地娴熟掌握信息化网络专业技术。

（四）文书工作与文书档案管理错位

文书档案管理的主体就是文书，档案管理是文书工作的体现，二者互为基础、互相依靠。但现实中文书工作和档案管理工作往往实行分割管理体制，企业中的文书工作基本都是一些人员包干或者兼职，对于档案管理尚未形成稳固地操作模式，随意性较大，导致文书工作和档案管理各自为政、不好衔接。

二、文书工作与文书档案管理系统开发的意义

（一）文书工作与文书档案管理系统的开发，有效地弥补了传统文书档案管理制度上的不足和操作上的缺陷。在很多部门中，文书档案管理工作归属于行政办公室的职能范围，所以在日常的文书档案管理中常常出现归档不及时、档案管理标准不一致等情况，导致文书档案管理无法做到集中统一，秩序混乱。而且制度的不完善也会造成各部门在事故发生后相互推诿，不负责任。通过开发专门的文书工作与文书档案管理信息化系统，可以有效地通过技术手段来实现严格的文书档案管理业务流程，从而要求文书档案管理工作人员严格按照界面的操作步骤对文书档案进行管理，突破了传统人为工作方式下的不可控因素。

（二）文书工作与文书档案管理系统的开发，彻底解决了文书职能与档案管理诸多工作上不协调的问题。就日常的文书档案管理工作看，很多单位是将文书与档案分开管理的。虽然实施了部分管理措施来提升文书档案的工作效率，但由于在文书职位的人员配置上，常常一个人身兼多职，或者是多人兼职，所以在工作的衔接上会有种种不协调之处，导致了文书档案管理工作缺乏衔接性和系统性的现象，使文书与档案管理之间出现很大的差异性，而且在档案管理中，文书并没有让档案发挥其应有的职能。文书工作与档案管理系统的实现，可以将系统角色与文书档案紧密地联系在一起，只有真正的文书人员才能对档案进行严格的控制与筛选，实现两者之间的有效衔接，突破由于各种管理不确定因素造成的诸多隔阂。

（三）文书工作与文书档案管理系统，通过高效、科学、系统、创新的管理方法，对传统意义上的文书档案管理缺陷进行了极大地改善。在传统的文书档案管理工作中，由于对档案管理缺乏专业的技能与意识，所以并没有专门的管理岗位来对文书档案进行管理，形同虚设的文书档案管理岗位根本不能尽到应有的职责，文书档案的管理的方法也比较粗糙和随意，工作效率极其低下。文书工作与文书档案管理系统的实现，可以以严格的业务流程为导向，专业的数据算法为基础，实现对文书档案的专业化管理，从而弥补了普通系统用户在文书档案管理工作中专业技能不足的问题，提升了办公室文书档案管理的时效性、准确性。

三、文书档案管理系统实现的措施

（一）建立自动化的网络系统管理平台，实现对档案的动态管理，给传统的文书工作赋予新的内涵。所有的文书都要有属于自己的编号，利用信息化技术对其进行存储，使文书的储存和查阅更加便捷。在对文书档案进行信息化升级时，要对文书资料进行整合，将文书档案信息的全部资料录入专门的内部系统之中，由系统中相应的模块实现文书的自动分类，以方便管理人员操作，从而使得对文书档案的管理与查阅更加便捷和人性化。

（二）通过举办专业知识培训等措施来不断强化相关工作人员的职业素养和专业技能，使档案专业人员的职业素养不断提高，并通过制定标准来规范档案管理从业人员的工作行为，促进其责任心的养成，以一个良好的工作态度认真做好自己的分内之事。

（三）将文书档案管理制度化。在文书档案管理过程中，要将文书档案的管理制度化、规范化、科学化，从而提高文书档案管理的时效性和可操作性。文书档案管理对任何单位的发展和成长都起着重要作用，现代社会的飞速发展和进步就要求文书档案管理工作一定要与时俱进，不断完善档案的管理制度及其相关设施，力求文书档案管理工作的制度化和规范化。