高效做好文书档案收集工作之我见

刘宇蕾

摘 要：文书档案收集工作是企业档案工作的重要内容，随着社会经济的发展对企业规范化管理提出了更高要求，高效做好文书档案收集工作越来越凸显其重要性。本文结合实际分析了文书档案收集工作中存在的问题，并试图提出解决问题的建议，以供参考。

关键词：文书档案;收集;归档;高效

文书档案是政府机关、团体、企业和事业单位在行政管理事务活动中产生的具有保存价值的资料总称。企业中常见的文书资料包含请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等，文书档案记录了企业的发展历程，内容复杂，管理繁琐，具有一定难度，做好文书档案收集工作对实现文书档案科学管理，促进企业档案整体管理水平提升具有重要意义。

一、做好文书档案收集工作的重要性

1.档案收集工作是落实集中统一管理原则的重要措施。

实行集中统一管理有利于实现文书档案的系统科学管理，集中统一管理的前提是对文书档案进行高效收集。

2.收集工作是档案工作中的第一个重要环节。档案不是由档案部门自己产生的，而是企业在经营管理过程中由各部门形成的。因此，文书档案收集是档案管理部门取得和积累文书档案的一种手段，通过收集为文书档案工作提供实际的管理对象。

3.文书档案收集工作的质量对后续环节工作的开展有重要影响。文书档案收集工作质量高低直接关系到档案工作的其他环节。文书档案收集及时，认真筛选鉴定，则为文书档案管理后续各环节奠定良好的基础，创造良好的条件，从而有助于文书档案的研究和利用。若文书档案收集不及时或收集质量较差，收集文书档案没有价值，则会造成后续整理、保管、统计上的无效劳动，无法实现档案的有效利用，造成人力物力的浪费。

二、文书档案收集工作存在的问题

1.领导重视不够，档案意识较薄弱

由于文书档案工作不为企业直接产生经济效益，上级单位通常未将文书档案工作纳入企业考核，而文书档案工作在短期内也不会产生显著业绩等原因，企业领导通常对文书档案工作重要性认识不足，对文书档案工作重视程度不够。由此导致自上而下企业整体人员档案意识薄弱。文书档案从业人员认为自身所处边缘地位，岗位工作业绩不受重视，主动自我学习和主动服务的意识薄弱;相关文书档案形成部门对文书档案收集工作的配合力度不够，未认识到做好文书档案收集工作对于企业长远发展的重要意义，不利于文书档案收集工作的开展。

2.管理不够规范，收集机制不完善

一是管理机制不健全。有的企业未建立档案管理制度，有的企业虽建立了档案管理制度，但未细化对文书档案制定管理细则或相关规定。档案管理机构不完善，未建立档案工作网络。有的企业虽成立了档案工作领导小组，但在执行过程中常常流于形式，常有履职不到位情况。二是考核机制不健全。档案工作未直接产生效益，常常未纳入考核或考核分数占比较低，由于缺乏激励约束机制，无法调动从业人员和相关部门文书档案收集工作的积极性。三是收集流程不规范。由于多数企业对文书档案重视程度不够，企业未对文书档案的移交时间及程序建立规定，相关文书档案形成部门对文书档案收集业务不了解，或出于部门自身工作保密不愿意移交文书档案等，常有文书档案移交不及时收集不齐全情况。文书档案移交过程中也存在移交手续不完善等情况，文书档案移交是一项细致又责任重要的工作，需要对移交材料仔细清理，交接双方做好签字移交手续，若移交手续不完善则会造成推诿扯皮、管理混乱等情况。四是未实行公文前端控制。企业文书是企业档案的来源，公文质量严重影响文书档案质量，企业公文处理过程中存在只关注公文的办理而忽略其存档要求，存在公文格式不规范、发文签批单填写不规范、不完整、日期和文号缺失或错误等情况。

3.档案经费短缺，软硬件环境落后

由于企业重视程度不够，经费投入不足，常常出现管理软硬件设施落后情况。有的企业没有设单独的档案室，仅设档案柜;有的企业档案室变成杂物室，档案保管设备缺失或老化，未达到档案室“九防”要求，这些都容易造成档案的丢失或损坏，不利于档案的安全保管。文书档案管理信息化水平落后，企业无OA办公系统或OA系统未实现文件的实时归档功能，企业档案管理信息化水平低下，严重制约了信息化时代文书档案的高效收集和有效利用。

4.专业水平不足，人员素质待提升

虽然近年设档案学专业的学校逐步增加，但档案专业生源仍然相对较少。企业领导重视度不够，认为档案工作不需要太高专业度等原因，目前很多企业的档案从业人员都非档案专业科班出身，档案理论知识相对欠缺。多数企业未对文书档案从业人员进行岗位知识培训，且由于人手短缺文书档案从业人员常常身兼数职，对档案收集管理政策、归档文件要求等业务钻研不够，对文书档案收集工作投入时间和精力不足，业务水平有待提升。

三、高效做好文书档案收集工作的建议

1.提高重视，发挥领导关键作用。高效开展文书档案收集工作离不开领导的支持和重视，企业领导应意识到做好文书档案收集工作，既是对企业发展历史记录的保存，也能够通过丰富的文书档案资料为领导决策和企业发展提供参考和依据。要发挥企业领导在文书档案收集中的引领作用，为企业文书档案收集工作营造良好的环境和氛围，调动员工做好文书档案收集工作的积极性。企业应成立档案工作领导小组，由企业领导任领导小组组长，建立由企业领导、部门负责人、专兼职档案员组成的档案工作网络。

2.加强宣传，增强全员档案意识。为高效做好文书档案收集工作，確保各项收集措施落地实施，应加强对文书档案收集工作的宣传，既是对工作本身的宣传，也能起到激励鼓舞员工作用。文书档案管理部门要明确自身职责和任务，结合企业实际，广泛而深入地开展宣传工作。一是要及时做好国家及上级单位文书档案政策规定的传达，确保各项政策的有效贯彻落实;二是要结合企业实际，宣传文书档案收集对于文书档案利用的作用，对于企业长远发展的意义，使企业员工认识到文书档案收集的重要性。三是要创新宣传方式，做好收集归档后的整理、保管和利用等各项工作，在实际工作中切实发挥文书档案作用，从而扩大实际影响，这也是最好的宣传，对此员工也将更加乐于归档，从而促进文书档案收集工作的高效循环开展。

3.健全机制，规范档案收集管理。建立健全文书档案收集归档机制，促进规范管理，是做好文书档案收集工作的核心，是促进收集工作可持续发展的保障。一是要完善文书档案收集归档制度，根据国家及上级单位档案、文书档案相关规定，结合企业实际，制定科学可行的文书档案管理规章制度并不断完善，制度应明确企业文书档案的管理机构、归档范围、归档时间、移交程序等，确保文书档案收集工作有据可依、有章可循。二是要加强对文书档案收集工作的考核，为收集工作的组织实施提供保障。制定文书档案收集工作考核目标，明确责任部门，并层层分解目标，切实将收集工作目标任务压实到相关部门和个人。明确考核标准，对于不按时移交或收集质量较差的部门及个人根据考核细则进行评分，将考核结果和个人薪资、职级调整挂钩，切实发挥激励约束作用。三是做好收集归档工作的指导，推行收集文书档案质量标准化。档案工作的标准化是档案管理现代化的基础。在文书档案收集过程中，应结合企业实际，探索建立系统成套的统一标准，同时加强对标准的宣传，做好对移交归档部门和人员的业务指导，通过逐步推行标准化、规范化，不断提高文书档案收集质量。四是做好文件材料的超前把控，文件形成时的质量对文书档案收集质量具有至关重要作用，因此应加强文书档案的前端控制，在文件形成时严格按照公文质量要求严把质量关，对公文质量逐一检查，文件标题是否规范，内容是否完整，发文号、发文会签单是否完整真实等，确保形成的文件要素齐全、内容完整。

4.加大投入，建设良好软硬件环境。做好经费预算，积极争取企业领导支持，为做好档案工作提供经费保障。按照档案保管“九防”要求，完善档案库房及相关设施建设，并将档案库房等硬件设施情况纳入单位考核指标。加强档案信息化建设，根据《全国档案事业发展十三五”规划纲要》精神，利用新时期互联网技术优势，不断创新文书档案现代信息化管理模式，拓展文书档案利用服务方式和渠道，充分发挥文书档案对企业的价值。

5.加强培训，提升從业人员素养。新时期下文书档案的收集管理工作对企业和从业人员提出了更高的要求，需选聘培养一批具有较高的政治素质和专业水平人才队伍。企业既要选好人，也需培养和用好人，为文书档案收集工作的科学高效开展提供人才保障。一是严把入口关，做好文书档案人员选聘工作。认真分析文书档案收集工作对人员素质要求，建立岗位胜任特征模型，招聘具有档案专业背景和文书档案工作经验丰富的从业人员，确保人岗匹配，更好地促进文书档案收集工作的开展。二是加强在岗人员培训，定期组织从业人员对档案政策文件学习，并通过专题会、座谈会等会议形式交流文书档案收集工作中存在的问题，条件许可的情况下也可组织到档案工作先进单位进行交流学习，通过理论学习和实践经验积累，促进企业文书档案收集工作水平提升。

四、结束语

综上所述，文书档案收集工作是企业档案管理第一环节，关系到档案后续各环节工作的开展。新时期下，做好文书档案收集工作，需要不断增强档案意识，做到主动宣传，主动收集，主动服务;需要不断完善文书档案收集规章制度，规范工作流程;需要从业人员不断提高素养和专业水平，运用先进的技术手段高效收集。通过不断提升文书档案收集质量，为做好文书档案的保管利用打下良好基础，促进企业档案管理水平提升。

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