档案管理的信息化重构模式及建设研究

黄杰瑶

摘 要：大数据时代信息技术在当今的各个领域都有所应用，并且和传统工作方式相结合焕发了崭新活力。以我国单位的档案管理工作为例，信息技术的应用大大提高了工作效率和减少了人工成本，不过依然存在一些问题需要解决，在此背景之下，加强对档案管理的信息化重构模式及建设研究具有重要意义。

关键词：信息化;模式重构;档案管理;档案建设

一、引言

档案是单位工作中的一项基础性工作，也是每个单位都不可缺少的一项工作。档案类型多样，数量庞大，大数据时代的到来，信息数据大爆炸给档案管理及建设工作带来很大的影响，应用信息化技术有利于档案管理工作更加简单和程序化。为此，档案管理的信息化模式重构，不仅能够继续发挥收藏、保存、服务、利用等职能，还能运用信息技术优势，转变传统档案管理模式，不断增强和拓展档案管理的基本职能，从而推动档案管理成为综合信息集成与交流服务的中心，担负更多的社会责任。

二、档案管理实施信息化模式及建设的优势

档案种类和数量繁多，在信息技术高度发展的今天，档案管理人员也呈现出了年轻化趋势，其对信息技术都具备一定的熟悉和掌握能力，借助信息技术大大精简了工作流程，提高了工作效率。因此，信息化模式重构必须建立在适应社会发展基础之上，为档案管理的发展及社会进步发挥积极的作用。

1.完善制度保障

随着大数据时代的到来，大多数单位的档案现代化管理已进入稳步实施和推进阶段。档案作为历史见证及记录，其完整性、档案成品质量优劣及开发利用的程度，将直接影响到社会改革发展的进程。完善制度，是档案管理信息化模式重构及建设的基础之一，只有健全的制度，才能保障档案管理在制度的引导下能够规范、高效、全方位、多层次、高质量地开展档案信息服务，为社会的改革与发展做出贡献。

2.充分利用信息技术

信息化技术具有便捷智能的特点，利用信息技术可以给传统的档案管理工作带来诸多便利，不仅成为档案管理模式重构及建设有力基石，而且让日常繁琐的档案收藏管理及利用服务变得便捷、高效，逐渐由纸质载体向现代数字化信息載体转变的模式。比如可以实现对文档的一键管理，且因为信息系统具有超强的记忆功能，任何对档案的修改都会形成一定的记录，进而保证档案管理工作的完整性，实现档案网络化、集约化管理。

3.提高工作效率

随着社会的加快发展，档案成为见证社会发展的无形资产。传统档案管理方式主要是靠着人工手动完成，这种管理方式效率慢且难以避免疲劳工作产生的误差，这种工作形式目前显然难以满足时代发展的要求，而利用信息技术进行档案管理不但可以提高工作效率，还能够减少人工数量，缩短工作时间。

4.方便交流和资源共享

通过档案管理的信息化模式重构，可以整合各类综合档案，让零散、庞杂的管理变成综合、集成信息管理系统，以强大的整体优势，提供全方位的信息服务支持。此外，大数据环境下将档案整理好后可以直接扫描上网进行分享查阅，可以减少对纸质档案的传阅磨损，同时借助信息技术也有利于对馆藏档案进行查询，提高档案利用及服务效率。

三、档案管理信息化模式的现状分析

档案管理的信息化模式重构，将传统的服务方式转变为新型服务方式，能综合所有资源，实现一体化管理和服务，满足社会发展和人们需求。但现实操作中，存在以下问题：

1.传统档案与数字化档案管理脱节

传统档案管理主要以纸质公文为主，公文类型众多，管理庞杂，整理任务繁重，同时，也给档案管理工作者增加了工作压力。随着信息技术的崛起，大部分工作都已经实现了数字化，数字档案也在不断发展，逐步实现了数字化、无纸化办公，符合低碳发展的概念。不过当前的档案制作在向数字化转型的过程中尚存在较多问题。有些档案管理部门设备、设施落后，不能有效保管数字档案，而一些负责文书制作的部门，缺少档案管理意识及档案管理责任，在这种管理制度下很可能导致文书和档案的丢失及泄密事件发生。

2.档案管理人员素质有待提高

当前很多档案管理部门没有专职的负责人，都是由其他部门人员兼职负责，这种不全职配备必然导致档案管理工作不规范、不合理;另外，就薪资待遇来说，档案管理工资水平较低，所以导致档案工作者心理不平衡，工作责任感不强，在专业知识和技能学习方面动力不足，日常工作中不能严格执行国家档案管理制度，导致档案不完整、丢失等。

3.档案管理设备落后

当前档案管理的要求是纸质文书和电子文书应该对应保存，为满足该要求，单位应该建立内部网络以实现对文书、档案的实时搜索。但是从当前管理情况上看，档案管理系统并没有实现这一目标，由于缺少专业设备导致文书档案无法实现快速搜索和传递，和现代档案管理要求存在很大差异，需要予以重视。

四、档案管理信息化模式重构及建设对策

档案管理质量的提高必须对其管理模式进行重构，而信息化技术是保障档案管理可持续发展必备条件。要以改革创新为动力，通过创新管理机制，完善制度建设、转变服务方式等，解决信息化模式重构及建设问题。

1.提高对档案管理工作的重视程度

管理层要站在更为宏观的位置考虑加强档案管理工作的责任，主要从以下几方面着手：第一，要加大档案管理工作的制度建设，以宏观的理念做好顶层设计，按照先进制度进行规范和管理。第二，要加大档案管理工作的资金投入，加强档案管理技术水平，增加档案管理设施及设备，发挥档案管理的价值。第三，实行考核机制，以此提高档案管理人员业务素质和水平。

2.建立健全档案管理制度

档案管理工作必须建立完善的制度，对每项工作要明确工作制度及流程，并确定责任人，才能确保档案制作、保管、查阅的规范性和标准化;同时，还要建立诸如文书制作制度、档案归档制度、档案保密制度和借阅制度等，将文书档案考核机制纳入日常管理，根据考核的结果对相关责任人进行绩效评价，奖优惩劣，对于表现优异的给予物质和精神奖励，树立榜样，对于疲于应付的人口头警告或者扣除奖金，情节恶劣的可予以辞退，以提高其业务能力及责任感。

3.实现档案共享服务理念

档案管理信息化模式重构的目标就是达到档案资源综合利用、共享利用，确立共享利用新型管理与服务管理理念，在实践活动中，促进档案信息交流和资源共享同时，为社会发展提供有力的空间保障，利用信息化技术，创新管理模式，不断满足社会发展需求，更好服务于社会发展。

4.提高档案的信息化管理

信息化是档案管理模式重构的基础，必須依托大数据背景下信息技术，不断完善档案管理的硬件建设，提高档案信息存储、共享利用与服务交流的能力。信息化模式有利于维护档案的完整和安全，有利于运用档案进行科学决策，为档案管理模式重构创造条件。首先，应该建立内部局域网，将不同部门之间的办公系统连接在一起，实现各部门之间的高效沟通，减少人员空间移动，也有利于资料和文件的传递;其次，依赖于计算机硬件系统加快数字化档案的建设，运用计算机管理档案，实现档案的自动编目、自动检索及统计，并按照要求，编制全宗目录、分类目录等，达到档案工作的标准化和规范化，有力促进档案信息资源的开发利用;最后，通过档案快速查阅和检索，实现档案管理自动化。

5.加强档案信息安全管理

信息设备和强大的互联网在档案管理中，既提高了工作效率，也将安全课题提到了重要日程。网络安全是档案管理模式重构的重要基础，围绕既提高档案信息利用效率，又确保档案资源的保密，必须完善信息网络安全标准，提高保密意识和技术水平，确保档案管理服务稳定有序、安全可靠。

6.提高档案管理人员的队伍建设

改进与提高传统档案管理手段和方式，需要建立一支懂专业懂技术的专业技术人才队伍。针对当前档案管理者主要是其他部门人员兼职的情况，要扩大人才招聘，聘请专业技术人员担任工作，建立一支业务素质高的档案管理队伍，以保证档案管理工作能够顺利开展，同时，要定期召开档案验收现场会，按照国家的档案制作要求，对档案制作进行权威检查，并对发现的问题，提出整改要求，不断提高档案的成品质量。同时，不定期开展专项培训工作，为档案管理人员提供一个学习充电的环境，提高其思想政治素质和基本业务能力，比如计算机操作水平、互联网应用能力和对档案的分类保管方法等。

五、结语

当今时代，信息技术和档案管理的结合已经成为一种必然，各单位要充分认识到档案管理工作的意义，了解自身工作管理中存在的问题并采取各种方式予以完善，为档案管理信息化建设做出贡献。

参考文献：

[1]牟忠美.事业单位文书档案现代化管理的工作现状及改善措施[J].决策与信息旬刊， 2015（8）：181-181.

[2]麦小兰.大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设探究[J].城建档案， 2017（2）：31-32.

[3]牟忠美.事业单位文书档案现代化管理的工作现状及改善措施[C]// 决策论坛——基于公共管理学视角的决策研讨会论文集（上），2015