医院人事档案管理的数字化实现过程

章雷

摘 要：大数据时代之下，各行各业迎来了数据管理的良好机遇，大量的数据能够得到良好的搜集和处理，有效地提升了管理人员的工作效率，同时使数据处理过程更加准确。在医学领域中，人事档案管理工作量大，容易产生信息误差，旧式的医院数据处理中，呈现出设备老化的问题，加上管理人员的意识比较落后，因而在人事管理的方式、制度、效率等各方面都比较落后，对整个医院管理造成不良影响。为了更好地解决这一问题，需要引入数字化的档案管理，避免人员管理工作中出现各类问题。本文针对医院数字化档案管理情况进行讨论，分析数字化管理方式的实现过程，希望能够為其提供一些新的建议。

关键词：医院管理;人事档案管理;数字化管理;实现过程

医院的人事档案是以文字、音频等方式将医院人员情况进行记录，并对人事调动情况等进行记录的结果。由此看来，对人事档案的管理就是对档案中已经存在的信息进行统计、编辑和管理，对需要更新的数据进行录入的活动，医院中的人事管理是整体管理中的重要环节，能够对医院的人员调动等进行清晰的呈现。在社会整体发展过程中，医院对于自身的人事管理方式、制度等也进行了革新，与之前相比，医院的人员调动更加复杂，增加了管理难度，而只有将数字化技术纳入人事管理当中，才能使人事管理更加高效，弥补医院在管理上的不足，确保医院整体管理更加有效。

一、旧式管理的问题分析

1.管理制度落后

旧式的档案管理表现为归档方法的局限性，一般情况下，管理人员对于人事信息进行一次性归档，造成管理的方法呈现出单一的特点。其主要原因在于：第一，档案管理尚未成熟，更多工作正在改进和革新途中，对于管理制度无法进行及时的完善，在档案管理中，无法做到有效的档案分类、排序，造成档案的错乱，同时，没有将档案整合在一起，当需要进行档案查询时，无法准确定位，影响查询效率，甚至常常出现档案提取错误的现象，产生一系列问题;第二，管理人员对于高效管理的意识不强，当管理过程中出现问题时，无法及时做出判断，采取正确有效的措施，造成管理的效率降低。针对这些情况，需要及时进行管理方法的革新，将数字化方式引入管理系统，使数据管理更加高效，以达到预期的效果。

2.信息无法及时更新

在旧式的管理中，管理员常常需要进行手工记录，影响了工作效率，人工记录过程中，没有进行及时的数据更新，旧的信息无法起到参考价值，数据失去了价值。在进行数字化管理之后，所有数据、数据变化情况等都能够以电子的形式出现，当需要查询或使用数据时，只需要直接进行目录查询，或者输入信息要点等，进行高速查询，不仅能够减少查询时间，也能减少错误概率，使管理工作更加高效。

3.安全性不足

一直以来，医院对于档案管理的资金投入不足，信息管理方式无法得到进一步的更新，对档案没有进行有效保护，信息没有安全保障。另外，旧式的管理主要利用纸张进行记录，长期下来，纸张容易产生破损，如果保存不当还容易产生信息外泄的情况，增加了管理的难度，影响了管理的质量，无法达到管理标准。在旧式的管理方式中，还容易产生工作失误，使医院的人事管理无法满足医院发展的需求，因此，对数字化技术的引进是非常有必要的。

二、数字化管理档案的方法

1.构建良好的数据管理平台

针对医院信息管理中呈现出来的问题，需要进行数据管理平台的建立，也就是将图片、音频、数字等不同的数据进行整合，利用数字化的方式，按照医院的管理标准进行分类，让整个医院的数据管理呈现出整体性特点，对医院不同部门可以进行合理的资源分配，让医院的数据形成共享模式。在使用数字化管理方式时，呈现出很多优势。首先，档案的使用时间得到延长，旧式的纸张记录方式容易产生纸张破损，对数据的完整性产生影响，如果需要查询信息，还有可能影响正确性，继而造成工作中产生失误。当数字化管理引入之后，医院的人事档案可以长期保存，并确保其完整和准确，避免因为外部因素造成信息的遗失，使信息管理过程更加有效，在信息查询过程中也能更好地保证信息的准确性。其次，在建立平台之后，能够有效提升档案管理时的工作效率。在旧式的管理中，需要使用大量的纸张，在人工、资源等各方面产生更大的投资，在管理数据的整合过程中投入大量人力，消耗大量时间。当医院人员的岗位产生调动的时候，也会加大信息整理的工作量，降低管理效率。当数字化融入档案管理中，可以利用计算机进行数据管理，将所有的信息输入电脑，进行储存，需要查找信息时，可以进行高速查找，节约时间，提升工作效率。计算机有巨大的存储量，准确度高，运行速度快，完全可以取代纸质档案，并呈现出更多的优点。因此，需要在档案管理中进行不间断的技术更新，为医院提供准确的人事信息，工作人员能够更加高效、顺利地完成工作;另外，在数字化技术之下，可以设置密码，弥补了纸质档案安全性不足的缺点，起到良好的保密效果，避免信息被更改或泄露的情况。

2.达到信息智能化管理

当代，在科技的不断发展下，电子信息技术不断发展，管理人员在档案管理时不断更新管理理念，在管理过程中引入更加科学、合理的管理模式，在医院的人事管理上呈现出整体性特点，使医院内部的人力资源进行有效整合，同时，加入网络技术，能够更好地实现数据共享，使医院的档案管理形成整体，实现数据的实时管理，使数据集合产生应有的效果。所以，医院应当积极引入信息化管理模式，主要从以下几点出发做出革新。首先，医院的管理人员应当对员工进行积极引导，给予管理工作应有的重视，医院可以针对管理人员进行定期的培训，让相关人员能够具备良好的专业能力，同时让管理人员及时对技术内容进行更新，确保他们的专业素养和技术能力达到标准，增强他们的管理能力，能够很好地利用计算机进行数据整理和更新，从而使得管理工作达到标准;其次，当管理人员能够更好地认识到档案管理的重要性时，需要在原有的数据管理基础上做好进一步的保障，可以对人事信息做出备份，避免因为计算机故障、数据盗窃等问题造成信息遗失，在进行数据管理时，需要更进一步推进信息化管理步伐，让数据管理更加智能，增加数据管理的安全性，将智能化方式运用到档案管理当中，利用医院的现有硬软件设备进行高效管理，形成整体管理体系，这样，不仅能够减轻管理人员的工作量，也能够节约大量的工作时间，在工作之余，能够使管理人员不断精进自己的计算机使用水平，学习更加先进的管理方式，使档案管理更加高效，不仅在档案管理上起到良好的效果，更重要的是推动了医院整体的管理水平。

3.增加人事信息的安全

人事档案中的各项资料是医院重要的信息之一，需要做好相关的管理工作，避免因为管理不力造成信息的泄露或者改动，影响医院的整体工作。为了确保信息安全，医院首先应当对管理人员进行定期培训，让管理人员认识到数据安全的重要性，使他们能够增加安全意识，同时，管理人员需要详细了解计算机网络当中可能存在的安全问题，例如黑客、有毒软件等等。管理人员需要了解网络中的防毒软件，有效避免计算机侵入病毒，影响档案的安全，另外，无论在哪个行业当中，人事信息都属于私人信息，医院中也是如此，人事信息具备一定的隐私性质，虽然电子档案的建立过程中能够设置密码，可以有效避免出现安全问题，但是在科学技术得到迅速发展的今天，仍旧有不法分子进行信息的盗窃，即使进行加密处理，也有可能产生相应的安全问题，对数据管理造成不良影响，因此，需要管理人员提升密码设置的水平，不要設置过于简单的密码，避免密码被破译。另外，管理人员应当正确认识计算机杀毒软件，正确使用各个软件，为数据提供更大的安全保障。与此同时，管理人员普遍呈现出法律意识不足的现象，但是，人事档案中存在大量的个人信息，如果档案的信息发生泄漏、遗失，则很难进行完全修复，将会给管理工作带来更大的麻烦。为了有效避免这种情况的发生，医院应当严格把控管理人员的各项技术水平，增强他们的安全意识，在纸质档案与电子档案的转换过程中不断改正其缺点，确保医院个人信息的安全和完整。

更多医院已经将数字化技术融入其中，让医院日常运行更加高效。但是，数字化的融入程度仍旧受到各种外部因素的影响，例如，在一些经济条件不够发达的地区，数字化管理尚未普遍，主要分为两种情况，一种是特别贫困的地区，仍旧沿用人工记录的方式，这种现象随着社会经济的发展正在不断减少;一种则是数字化管理处于不完全状态，虽然人事信息已经录入电脑，但是由于网络技术的不发达、管理人员的能力有限，尚未达到信息的共享，形成信息管理中的不平衡发展，这是未来医院数字化管理过程中需要解决的一大问题，应当得到各方的重视。

三、结束语

在医院的档案管理中，由纸质转向电子，由人工转向电脑操作，通过数字化技术的引进，计算机技术的大力使用，使得整个医院中的管理工作更加准确、更加高效，这很好地适应了当今时代对数据处理的各项要求。数字化进入档案管理中，不仅可以使医院的人事信息得到充分利用，也可以使医护人员在查询相关信息时更加快速，有效提升工作效率，当前社会，信息量巨大，需要更好的数据处理方式，才能进行完整的数据处理，达到工作要求，因此，在医院的信息管理中加入数字化，能够更好地弥补旧式管理中的不足，在管理过程中确保数据的时效性、正确性和安全性。

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