浅析医院人事档案信息化建设与信息化管理的实现途径

林晨

[摘 要]随着科学技术的发展，各行业开始将计算机技术引入内部人事管理，医疗行业也不例外，通过将信息化建设和信息化管理引入医院档案管理，不但能提升工作效率，还能推动医院健康发展。本文首先分析了医院人事档案管理的现状，然后分析了人事档案信息化的意义，最后总结了人事档案信息化建设与信息化管理的实现途径。

[关键词]医院；人事档案；信息化建设；信息化管理；实现途径

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.075

[中图分类号]R197.3 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）14-0-02

医院作为服务性机构，建立时间越长人事档案信息越多，管理问题也就越突出，因此需加强对人事制度改革。与此同时，医院还要在人事档案管理中合理使用信息化技术，有利于提高人事档案管理质量和效率，促进医院实现可持续发展。

1 医院人事档案管理的现状

1.1 模式方法落后

在信息技术快速发展的现阶段，部分医院在对人事档案进行管理时仍使用传统的管理模式，不但影响人事档案的管理质量，还无法满足现代化的医疗环境需求。人事档案管理多为静态形式，未将信息技术引入其中，严重制约着人事档案管理的发展。

1.2 更新缓慢，利用率低

随着医院建立时间的延长，工作人员和就诊患者一般会越来越多，导致档案资料持续增加，然而由于档案管理中未使用信息技术，会延缓档案信息的更新速度。并且，由于部分管理者并不重视人事档案管理，导致出现新情况后无法及时使用档案信息，降低了人事档案的利用率。

1.3 容易丢失

目前，在医院的人事档案管理中，内容造假或缺失现象很多，从而会影响人事档案资料的完整性和真实性。由于人事档案管理中对档案不够重视，前期投入不足，导致无法采购新型设备和引进新技术，进一步造成人事档案收集不够准确和完整，甚至部分管理者在使用档案时还出现失真现象，降低了档案的有效性。另外，人事档案管理人员的工作素质和业务能力也有待提高，整理能力不足就会使档案资料出现大量的虚假信息，会影响人事档案的可信度。

2 医院人事档案信息化的意义

醫院人事档案是一种原生的信息资源，对医院内部人员调动、管理决策有着重要影响。人事档案信息化管理的实现，是新形势下医院发展的要求，随着近年人力资源管理理念的深入，医疗体系得以改革，逐渐体现出人事档案管理的作用。加快信息化建设，不但能充分发挥人事档案的作用，还能提高利用率。因此，加强人事档案信息化管理非常重要。

借助医院内部网络建立统一的档案工作平台，不但能及时发布、传递和加工档案资源，还能共享档案资源，减少工作人员的工作量，提升档案信息的时效性。与此同时，医院还可使用一体化的系统，借助有效的权限管理，构建电子式的查询系统，能够节约医院的物力资源、人力资源，还可将人事档案存储于软盘、优盘中，减小了档案所占据的空间。此外，医院还可选用合理、高效的管理系统，预防信息外泄，提高管理水平。

3 医院人事档案信息化建设与信息化管理的实现途径

转变传统的管理模式和手段，使用计算机对人事档案进行管理，能高效地分析、存储、查询档案信息，为管理人员提供全面、准确的信息资源，有利于构建开放性的信息系统，能够充分发挥档案资源的作用。

3.1 转变传统的管理模式

要想推动人事档案信息化发展，管理者要在分析医院现状的基础上，转变传统的管理模式，提高档案信息的利用率。首先，转变以往的管理理念，树立新的服务意识，提高工作主动性和积极性。在实际工作中，管理人员、相关工作人员都要重视档案信息，提高档案的利用率。信息化背景下，人事档案信息化管理已成为主要的发展方向，要想实现该目标，就要在现代化的管理理念下管理人事档案。无论是人事档案的管理形式还是来源，都会在时代的发展中发生变化，要想加强人事档案管理就要对管理模式进行创新。从当前的档案管理来看，主要为电子资料载体、纸质档案，仅使用传统的管理模式和手段已无法满足需求，而新载体的出现从某种程度上推动了管理模式转变。其次，服务是人事档案管理的属性之一，因此管理人员要增强自身的服务意识，保证档案信息的真实性、完整性。医院发展中出现异常时，管理人员要及时参考人事档案进行处理，特别是现代社会快速发展的背景下，更是要加强档案管理，便于充分发挥档案信息的价值，为开展日后工作提供保障。最后，在医院的人事档案管理中，档案管理室、科室使用的是不同的模式，传统的管理模式比较呆板，故而需创新管理模式，实现资源共享，提升人事档案管理水平。

3.2 加大人才培养力度

人事档案管理需要复合型、高素质的人才，除要掌握专业的管理知识外，还要具备计算机知识、外语知识，更要在实际工作中遵守相关标准和法律。但是从当前的人事档案管理工作来看，工作人员普遍存在学历低、信息化素养低、管理知识缺乏等问题，因此需加大对管理人员的培训力度，以此提升工作能力和知识水平。同时，医院还要引进优秀人才，适当提高工资报酬，让他们能够在自身岗位发挥价值。

3.3 细化信息化建设的分析框架和制度框架

在人事档案信息化建设中，管理人员需要借助计算机的分析和处理功能，对人事档案中的数据进行处理，便于提高档案信息的处理效率，保证数据分析的精准度。在加强人事档案信息化建设时，首先要满足宽带化需求，在原有的管理中心、网络结构上，借助计算机办公为信息化建设提供足够的物质支持。另外，还要基于自身情况开发数据库软件，明确分项的录入和标注相关信息，尽可能提高存储能力和相应软件的可行性，利用行之有效的分析能力提升管理水平。

以往的人事档案管理中，其模式多为人工管理，时间长、工作量大，再加上多反复性工作，降低了工作效率。此外，人工处理也无法及时传递和分享信息，导致运行流程缺失。而完善信息化管理机制，能在保证管理效率和质量的同时，建立规范化的制度框架。由此可见，要想实现信息化管理，就要合理使用网络，根据医院实际建立管理制度和条款，在充分发挥信息管理效能的情况下，优化处理策略，强化信息化管理机制的约束性，以此实现最终的管理目标。

3.4 建立人事档案管理数据库

在人事档案管理系统建设期间，除了要采购先进、合适的技术设备外，还要重视资源系统的使用，积极、主动地收集信息资源，通过对资源的管理和开发，实现最终的应用目标。医院内部还要建立针对性的管理数据库，并结合实际适当拓展使用范围，提高服务意识。人事档案信息数据库的内容包括工作人员信息、学历、年龄、职务和工作时间等，需要调用时只需在计算机中查找姓名就能获得全部信息，能够缩短检索时间，提高检索效率。

同时，还要尽量用计算机进行管理。随着科学技术的发展，医院内部开始使用计算机技术对人力资源进行管理。计算机管理能预防人工处理带来的失误，减轻工作人员压力，节约工作时间，提高管理效率。部分医院在多年发展的过程中已实现网络微机化，借助现代科学的网络技术，可以借助介质交换输入档案资源，将人事档案资料保管于现代化的介质上，能保证人事档案资料的完整度，延长档案资料的使用时间，预防资料浪费。此外，还可使用远程技术进行数据交换，实现最终的共享资源目标。

3.5 建立信息化建设和信息化管理的同步结构

医院人事档案管理工作的开展，需要信息管理机制、处理流程同步进行，借助规范、全面的机制来约束操作流程，提高信息化建设的准确性，在对相关问题进行整理和收集后，对制度项目进行完善，能保证管理框架的完整性，提高人事档案利用率，充分发挥人事档案的使用价值。另外，還要在建立同步结构时提高管理人员的业务水平、管理能力，以此保证数据库的完整度。需格外注意，医院人事档案管理工作专业性比较强，不能单纯地使用市场上的管理软件，需要采用专业团队健全处理机制，才能保证档案管理工作有序进行。

3.6 提升信息化建设和信息化管理的时效性

医院人事档案中使用信息化管理机制，能保证人事档案信息的完整度，而且信息的传递途径也比较丰富，符合现代化的人事档案管理需求。当然，在运行人事档案信息处理机制的同时，管理人员要清晰、全面地了解信息化管理的时效性，提高对原始信息的重视度，特别是针对不稳定性、可变性特征的信息，要借助信息化建设手段完善信息管理结构，并对原始信息加强管理。在信息化快速发展的背景下，人事档案管理中出现的问题越来越多，比如电脑内部硬件因操作不当、病毒侵犯等因素会影响档案信息恢复，这就需要医院规范操作流程，提升管理人员的网络检查、维护能力，借助系统、规范性的管控机制提高信息化建设和信息化管理的时效性。

4 结 语

医院人事档案管理中普遍存在更新缓慢、管理模式落后、内容易丢失的问题，不利于提高人事档案管理水平，进一步会阻碍医院发展。因此，医院需基于实际建立信息化管理机制，转变传统的管理模式和方法。同时医院还要细化信息化建设的分析框架和制度框架，加大管理人才的培养力度，建立人事档案管理数据库，在保证人事档案资料完整性、准确性的基础上，提高档案资料的利用率和管理水平，推动人事档案管理实现可持续发展。

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