解决“3+1”管理盲点的财务管理体系变革研究

/北京航天自动控制研究所

一、财务管理体系的工作与实践

1.总体思路

为全面提高财务管理与服务水平,研究所财务处针对这一共性问题深入分析、思考,挖掘出排队现象背后存在管理的无序问题,具体体现为“3+1”管理盲点:一是财务审核标准不对称,财务人员按照领域分工审核,各自为战,对于财务制度的理解与审核把关的尺度不一致,审核过程中主观因素较强;二是业务人员对财务制度、政策掌握不对称,财务制度只是挂在网上,当业务人员遇到问题时,大部分会选择效率最高的口口相传的方式了解规则,使不正确的规则快速传播;三是业务与财务时间信息安排不对称,业务与财务人员的时间信息安排不对称,双方都不掌握对方的时间安排,导致无法得知是否能够进行业务办理。导致业务人员报销总是出现有时近乎没有,有时排成长龙的现象;财务信息化管理不闭环,网上报销是研究所内用户量最大的数据媒体,所有的过程数据交互均在网报系统中进行。但是报销业务的信息采集渠道单一(业务人员只能见面报销),办理业务的时间没有管理,面向审核的任务推送没有规则,数据开环、手工加工环节多。

因此,探索出适合财务工作的管理模式,系统解决以“排队”问题为代表的“3+1”管理盲点,成为财务处管理工作的重点所在。立足于研究所进行实践,以先解决内部矛盾,以内部管理提升带动整体服务提升为理念,开展为期2年的管理体系变革工作,从组织架构、岗位分工、基础工作方式变革、信息化手段拓展几方面着手,系统开展管理系统建设工作。

2.实施方案

一是聚焦内部管理,打破分工格局、建设财务审核标准化。实施前后台岗位分离,以分组管理提升财务前台服务及后台财务管理工作的集中性和有效性,将财务工作引入更为专业化的分工协作模式。

改变财务审核工作始终执行型号主管分工、各审核人员负责业务固化在既定的领域的工作状态,积极构思“无差别”审核工作模式,实现审核人员能够处理各类费用报销业务的新工作要求。为实现这一目标,财务处于2016年2月开展审核标准化手册编制工作,成立编写工作小组,集合集体智慧,群策群力,整合研究所内现行财务制度、上级财务制度11项、结合ACS标准要求、日常财务业务处理过程中存在的高频率问题214条,财务处经过5轮内部讨论与修改,于6月最终形成研究所财务审核标准化操作手册。手册共分为3部分21项,分别为财务审核原则、财务审核要点、分类审核要点。一方面作为审核进行各类业务办理的学习教材,另一方面为统一各审核的业务办理把握尺度,为消除审核业务壁垒、有效提升日常报销效率、持续提升财务服务水平打下基础。

二是面向业务受众,开展多层次财务交流工作。在分析员工业务办理效率不对称的原因时,发现员工对于财务制度与要求的理解、办理财务业务的频次与量级存在很大差异。财务处在明确财务服务与日常报销问题的基础上,以审核标准化工作为基础,以“通俗易懂、便于操作”为宗旨,编写财务日常应用指南作为指导员工进行日常业务报销的指导手册。财务处主动收集各科室的交流意向和时间安排,完成11个一线研究室的地毯式交流。在交流过程中,由最初的“我先讲”,转变为“我先听”。通过方式的转变,员工的提问和意见明显上升,涉及的业务面也扩大许多,形成涉及五大类51项具体问题的汇总报告。同时,也将财务制度的重点要求带出了财务处,走下了所OA。

三是使用信息化手段,让财务信息、业务信息对称、管理闭环。2016年3月,以高效、便捷、透明、信息对称为原则,形成了以影像输入为渠道,以时间管理为指控,以网银入卡为输出的一揽子“尊享VIP财务报销三部曲”的信息化变革需求。2016年4月,初步形成了一揽子解决方案1.0。网银入卡、影像输入2个模块进行适应性修改后引进上线,时间管理模块完成开发。2016年5月～7月,完成4次相关机关协调、1次全所意见征集、1次调查问卷,形成待解决问题清单。主要问题如下:

影像采集渠道单一问题。报销的原始凭证只能通过扫描仪进行采集,对于越来越普及的电子发票及电脑中自然生成的原始凭证(通知、结论、审批表、文件等图像文件)还需要打印再扫描采集,增加了多余环节和无效工作量。

一方面，行政机构多项税制改革作为国库支付制度改革、政府收支分类改革的基础，可以使财政资源使用效率得到很好的改善。

扫描仪设备管理问题。影像扫描仪要发挥其高效的作用就要扩大配置范围。作为研究所仪器设备资产,其特殊用途要求只能连接网报致使其资产利用率低,同时资产归口管理及后续维护工作量大。

保密问题。军工科研单位的保密管理存在着严格的要求,大范围配置影响扫描仪在信息化分级测评中很难通过。

多附件采集效率问题。对于特殊类型的原始凭证存在多附件一次性报销的情况,当附件张数达到一定量时,扫描仪的效率及网上审核的谨慎性很难把握。

影像业务的审核管理问题。影像采集提交到财务处后,对其任务没有管理规则,如任务分配、处理周期、效果统计等。

影像信息的挖掘使用问题。影像采集可以作为不见面报销的审核途径,提升了业财交互的效率。但后期对于影像数据的提取应用还未解决,存在有影像却用不了的问题。

业务人员办理习惯问题。业务人员办理业务有固有的习惯,同时对于信息化手段的应用方式也存在差异。一刀切的方式可能会适得其反,违背最初让管理有序的原则。

通过“走出去”的广泛交流、实地调研形成的问题清单,对于财务处触动巨大,特别是存在的渠道单一、审核管理、办理习惯的问题,使财务处认识到通过有序的管理提供可选择的服务的重要性。2016年9月,协调形成了解决方案1.1。升级影像模块,强化开发时间管理模块,突出时间管理模块作为指控中心的作用。并形成了问题解决清单,解决清单如下:

影像采集对应本地机。影像采集以本地机中的影像数据为采集源对象,解决了渠道单一、设备管理、保密要求、多附件效率等问题。

时间管理模块的任务管理及时间信息对称。强化时间管理模块对于任务科学分配、特殊分配的管理、审核时间智能设置、办理业务时间可自主预约等功能,形成了任务管理的指控中心。提供优质可选择的见面、非见面服务模式,将财务基础业务管理变得有序。

影像数据的信息提取。在时间管理模块中嵌入影像数据提取管理功能,通过对影像数据的识别与提取,解决发票真伪查询、往来单位统计、发票内容合规性识别,发票金额、税号提取等数据的深加工。

二、实践效果

通过2年的不断探索与完善,财务处逐渐形成一套符合研究所实际需要的工作模式,有效解决了无序所带来的服务难点与管理短板。特别是财务信息系统成为支撑财务业务管理精细化的一把利器,强大的功能体现在以下方面:

1.时间管理指控中心

一是业务办理时间管理。从不同角度和维度对业务人员办理业务的时间进行管理。随时对业务人员可预约的日期进行调整配置,并且可根据需要启用法定节假日及封账期,以便处理紧急业务。业务人员可根据自己合适的时间选择相匹配的预约日期和时间段,还可通过系统的显示清楚了解自己的办理时间及财务人员,使业务人员和财务人员时间信息互相对称、透明。如遇到紧急情况,业务人员不能如期去财务办理业务,也可以对已预约的单据取消预约,重新选择合适的时间。

二是审核处理业务时间管理。一方面是工作时间和特殊时间配置管理,审核能够选择自己合适的时间处理业务,对自己的工作时间进行相应划分和配置。另一方面是待处理业务时间管理,审核人员可以实时掌握业务人员来办理的时间,掌握每天的工作节奏,如审核遇临时任务无法办理业务,可以对自己未处理的单据进行变更,变更给其他有富余时间的审核。

2.任务管理中心

一是正常任务管理。在通审原则下,正常任务分1种情况,上传影像的单据会以每天每个审核处理的影像单据最少原则进行分发。或是无影像的单据,这类任务系统会根据每个审核工作时间和不同单据类型的附件审核时间,计算出每天每个时间段能够处理的最大附件数。业务人员在预约时可参考每个时间段的预约数量,再根据自己的时间选择合适的时间段,预约的原则是优先选择所选时间段内剩余时间最多的审核。

二是特殊任务管理。针对一些特殊的预算单据,可进行特殊的配置管理,通过指定特殊预算的单据给某个审核处理,同时也可选择在此期间是否还接收别的业务。

3.统计管理中心

一是工作量统计。可统计每个审核每天每个时间段处理的预约单据数和影像单据数,每个数字均可穿透查询,包括具体的预约时间、审核实际处理时间及处理时长,为管理者对每个审核的绩效考评提供依据。

二是失约统计。该页面显示了预约后没有按时去财务处办理,致使预约过期被财务退回的单据记录。

三、后续思路

当前财务管理提升与变革工作取得了阶段性成果,也成为研究院财务管理提升的有效途径,其时间管理中心所蕴含的强大功能能够解决院属各单位的报销管理问题,后续财务处将会在研究院内广泛推广这一成果,并为后续申报专利积极准备。财务处将会持续开展后续的升级与完善工作,在内部管理方面重视审核标准的持续提升,报销服务方面通过信息手段不断提升与优化,整合信息流,着重发挥对财务风险控制的支持力度,主要体现在以下几个方面:

一是影像信息提取。未完成工作主要集中在对于出租车发票、卷帘机打发票的识别。

二是将网报内信息流打通。未完成工作主要集中在将收款凭证开具信息、请款信息、往来款信息全面打通,形成收款确认职能分拣、个人借款与应收账款的过程跟踪与实时监控。

三是实现向经营管控平台推送数据的智能配置。实现网报与经营管控平台的数据链建设,将网报中的交互数据可智能、自主、重构的向经营管控平台输送。

四是产品化的发展。对时间管理模块的使用性、人机交互的友好性持续改进,并进行产品封装设计,向产品化发展。

以影像输入为渠道,以时间管理为指控,以网银入卡为输出的一揽子“尊享VIP财务报销三部曲”实现了财务报销不排队,在进入智能化管理和财务共享服务中心时代,面对日新月异的管理需求,财务管理体系变革将继续优化。