通过创新知识管理助力组织持续发展

/北京航天长征飞行器研究所

现代管理理论认为,知识是组织无形资产的总和,是组织保持竞争优势和可持续发展的核心资源。借助知识管理提升企业的管理、研发、制造、服务等组织核心能力早已成为学术界和企业界的共识。航天事业60多年的发展历程中蕴藏了非常丰富的工作经验,但就目前来看,航天企业内部机关职能部门还未能充分地将工作经验转化成为知识,机关知识管理工作没有得到真正有效的开展,所以实施机关职能部门知识管理是一项势在必行的工作。

作为我国再入飞行器总体研制单位,北京航天长征飞行器研究所从成立之初,就是从事航天飞行器总体设计研制、空间探测器总体研究开发等多专业、多学科的军工研究所。经过40余载的发展,研究所积累了大量丰富宝贵的航天研制技术与工程实践知识,形成了海量知识成果。然而,随着人员流动、岗位交流等原因,出现了如原有的知识积累丢失、新上岗人员没有相关参考资料等情况。同时,在一些管理工作结束后,未能及时进行总结、部分工作流程因人而异等问题日益凸显,进而造成管理工作的效率低、人力资源成本上升、科研工作得不到有效保障等问题日趋严重。因此,机关职能部门知识管理工作迫在眉睫,急需寻找出适合研究所机关职能部门知识固化、传承的途径和方法。

围绕确保型号研制成功,助力研究所持续发展,研究所在“十二五”期间开始开展知识管理探索工作,并启动了机关知识管理专项工作。通过分析研究所机关知识管理面临的内外部环境,运用管理学的SWOT分析法对机关知识管理面临的内部优劣势、外部机会和挑战进行总结提炼,为实施机关知识管理专项工作提供参考依据。

一、工作与实践

1.建立知识管理组织体系

组织体系是知识管理有效实施的基础,通过明确知识管理的组织、人员,明晰组织及人员的职责、接口关系,最终落实到各个岗位和负责人,确保知识资源梳理的产生和维护落到实处。

为加强机关知识管理专项工作,研究所设立了由所领导、机关知识管理专项工作组、知识管理业务部门领导和各机关部门负责人构成的机关知识管理委员会(见图1),为机关知识管理专项工作提供组织保障。同时在所内建设了机关知识管理联络人员网,明确机关各部门知识管理工作主管领导和知识管理联络员,负责本部门知识资源采集和知识管理的日常工作,以确保知识管理工作在各部门有序开展。

2.探索机关知识资源采集模式

知识资源采集需要顶层全面、系统的策划,以确保知识的价值,所以知识资源采集的脉络、提纲尤为重要。研究所针对机关职能部门知识管理开展了专项研究,经过所内外调研确定了所机关知识资源采集工作核心是编制“机关工作业务知识手册”,使机关部门业务工作更加规范、流程更加清晰,工作效率显著提高,各业务知识更具有传承性。因此,手册的模板框架是十分重要的,既要将业务知识全面梳理出来,又要很清晰地将知识完整呈现,特别是要将工作经验及技巧总结出来。

图1 研究所机关知识管理委员会

为此,研究所组织经验丰富的管理类人员,结合所机关知识资源现状,经过不断提炼、总结,将手册模板设定为业务活动描述、业务活动依据、相关术语、业务活动流程、业务活动模版、业务活动使用工具、业务活动提醒及背景、业务活动常见问题及解决方法、支撑资源9个部分,每个部分明确编写内容及注意事项,并附加示例、说明,通过固定机关业务知识手册模板,确保编写者准确理解,不产生歧异。

3.建立知识获取、存储、共享、应用的良性循环

对于组织而言,知识生命周期可以被理解为知识从被组织模糊了解,到其被组织明确掌握并在组织内部传播,直到知识被用于工作中为组织创造价值,然后随着其创造价值能力的逐渐降低而最终被组织遗忘的整个过程。围绕知识生命周期,具有价值的知识活动主要包括知识获取、知识存储、知识共享、知识应用。研究所机关知识管理专项工作主要围绕知识获取→知识存储→知识共享→知识应用实现知识的良性循环,提升创新能力、提高工作效率,进而支撑研究所转型发展的顺利实现。

为实现知识良性循环,研究所基于业务流程管理平台信息系统,将业务流程管理与机关知识资源采集有机结合,实现个人知识与组织知识、隐性知识与显性知识的相互转化,达到以知识管理引领创新、提升效益、驱动发展的战略目标。

一是梳理机关业务模块。研究所机关职能部门中岗位有交叉、工作有重叠,需要投入时间、精力和经验去梳理业务模块。因此,研究所经过缜密的顶层策划,由机关各部门率先梳理部门全部业务工作,再以首先梳理近期可能发生岗位变动以及在研究所、部门范围内较为重要的业务为原则,将业务模块梳理出来。经过部门梳理、机关知识管理工作组审查、返回部门修改等一系列工作过程,最终形成机关各部门需要编写业务知识手册的业务模块,并将其作为顶层输入,为后面手册编写有条不紊地开展提供基础。

二是编写机关业务知识手册。经过在研究所范围内对机关知识管理专项工作的宣贯、培训等,在已有的业务模块梳理和手册模板框架基础上,研究所选取了日常工作开展频繁、涉及部门较多的会议管理和近期业务量较集中的因公出国2项业务工作进行试点,并应用手册模板进行知识资源采集。编制的手册在所内审查通过后,经所内相关人员查阅、使用,取得了良好反响,效果明显。按照手册内容指引,新上岗人员基本可以独立开展工作,进而验证了手册的有效性。

在会议管理和因公出国2项业务手册编写试点实践成功后,研究所将手册编写工作全面展开,各机关职能部门制定了详细的编写计划,并进行编制工作。

三是发布知识手册。经审查确认的手册上传至知识管理平台,最终实现了知识共享和传承。通过手册的共享,为员工提供了具有操作性的规范性指引和有效的工作历史信息,也为管理者提供了决策支撑。

四是应用知识手册。已发布的知识手册成为研究所新入职和岗位交流人员的培训材料,可快速便捷地指导员工开展具体工作。后续,研究所将以发布的知识手册为基础,重点在知识推送方面开展研究,力争将编写的知识手册更进一步用到实处,真正搭建出支撑“企业常青”和“人才成长”的知识管理平台,以有效提升工作效率。

五是修改知识手册。发布的知识手册将随着上级规章制度或所级相关要求的变动而不断修订,以确保知识手册的有效性,使知识手册始终是正确的参考材料。

4.确保机关知识管理专项工作有效推进

知识资源是唯一一种在使用过程中能够不断增值的资源,组织都重视知识资源在组织内部的积累和流通,促使知识资源通过应用创造价值。将知识管理工作纳入组织战略绩效考核,并辅以一定的物质激励,能够激发员工投身知识管理的主动性。因此,对知识管理工作进行有效的奖惩,是对知识管理工作有效推进的良好润滑剂。

研究所从开展知识管理工作之初就认识到知识管理激励、考核机制的重要作用,开展了激励、考核机制的研究和制定工作,每年投入一定额度经费支撑知识管理工作的开展。机关知识管理专项工作是研究所首次系统性地对各机关业务知识资源进行采集的一项针对性较强的工作,手册以规范清晰的脉络将岗位业务的全管理周期逐一梳理出来,并在工作常见问题及解决措施等环节融入编写者的管理经验或解决问题的关键。

为完善知识共享考评要求,健全知识管理激励机制,针对知识手册专项编写工作提出了具体的奖励方案。实施机关知识管理专项工作以来,共奖励人员135人次。除奖励外,研究所还将机关知识管理专项工作纳入研究所年度战略绩效考核,通过制定详细、可操作的考核指标,引导员工及部门高度重视知识管理工作,为机关知识管理专项工作有效推进提供保障。

二、实践效果

1.探索出航天企业机关知识资源采集模式

作为中国航天科技集团有限公司内首家真正系统开展机关知识资源采集工作的军品研究所,在历经3年时间后探索出了一套适合航天企业战略化发展的机关知识资源采集模式。

研究所机关知识资源采集是在缜密分析宏观环境、客观形势、自身问题的基础上,以最终促进研究所持续发展为目标,以深化体制机制改革、积极推进市场化转型、型号研制取得突破、核心能力不断提升、新技术不断孵化、新领域拓展成果显著等一系列工作为要点的管理模式下实施的。面对即将真正走向竞争市场的重要历史时期,研究所以经营模式转型为目标的机关知识资源采集工作探索出了一套清晰、合理、可行的工作模式,为航天军工企业甚至其他行业的军工企业机关知识资源采集工作起到了积极的示范、辐射、带动作用。

2.提高机关职能部门工作效能

作为航天系统内的典型单位,领先的专业能力是研究所完成任务和持续发展的根本。然而,确保型号任务成功、组织成功也离不开管理业务的支撑。管理工作的有效性是组织发展的重要环节,规范高效的管理对组织发展起着重要作用。

经过机关知识管理专项工作的稳步推进,研究所已完成包括科研生产管理、人力资源管理、创新管理等在内的125份机关业务知识手册的编写,手册均详尽地描述了业务岗位的工作依据、工作流程、关键提醒、工作模版、常见问题、解决措施等内容,新上岗人员通过对手册的学习,85%以上的工作都可以自行规范完成,改变了以往老带新、打电话沟通或是口口相传的传统管理模式,提高了管理工作效能。

3.有效释放人力资源，助推科研任务完成

机关职能部门知识管理工作减少了管理工作中的不规范环节,避免了一些工作的无效重复,使管理工作具有条理性和统筹性,不仅很大程度上释放了机关职能部门的人力资源,也避免了基层设计部门因机关职能部门人员工作不到位、不规范而造成的人力资源浪费。例如,新上岗员工在接手型号调度管理工作时,可以不用与主管领导或其他同事进行一对一的培训,只需要学习型号调度管理业务知识手册,就能清楚地了解和掌握型号调度的主管职责,型号调度业务工作依据的标准规范、规章、作业文件和重要资料,型号调度工作中使用的软件,型号调度的工作流程、工作中的关键点及特别需要注意的问题,以及型号调度使用的表格模版、填写要求及使用要求等,同时也明白了型号调度中每一项工作开展的时间及其工作背景,型号调度工作中常见问题、解决措施以及型号调度工作的其他支撑知识。

可以说,机关职能部门知识管理工作在一定程度上解决了人力资源紧张问题,有效释放人力资源,从而助推科研任务完成。

4.为研究所机关知识资源传承保驾护航

机关职能部门知识资源是研究所知识总量的重要组成部分,同时也是研究所管理层面核心的、有价值的知识。

对于机关知识管理专项工作的实施,研究所不仅梳理了业务工作开展的依据和用到的工具,还总结了业务工作开展的具体流程及过程中的关键点,同时挖掘了业务工作开展过程中的常见问题及解决问题的经验,并将业务工作中零散的、隐性的知识整合固化为可控的、显性知识资源,使组织知识资源得以有效传承。

5.实现研究所与员工的共识共赢

机关知识管理工作通过员工不断挖掘可用知识以及自身可分享的知识,实现了员工的自我总结、自我提高,提升了员工的自我价值。研究所以有效激励为手段,促使员工对知识和组织事业、组织发展前景有着更高更远的持续性追求,同时对自身价值的实现也有着新的更高的愿望和实现需求。因此,机关知识管理工作实现了研究所与员工的共识共赢。

目前,正值航天事业飞速发展的阶段,是贯彻“十九大”精神、落实“十三五”规划的重要时期,不管是应对市场竞争常态化的要求,还是直面转型深化改革实行突破的压力,抑或是按时保质完成高强密度科研生产任务的需求,机关知识管理专项工作的重要性和紧要性愈加凸显。

机关知识管理专项工作作为一项需要长期坚持的系统工程,经过多年的具体实践孵化出一项院级课题、一项院级标准、一项合理化建议奖,并将在全院范围内推广实施。后续,研究所将继续加强机关知识管理建设,以“边实施、边改善、边推广”的工作思路,不断加快实现机关知识管理对研究所持续发展的战略支撑。