浅议高职院校图书馆图书招标模式

熊静雅

摘要：本文阐述了高职院校图书招标工作存在的现实问题，分析了一年一次招标、一次招一家供应商的招标方式存在的弊端，提出了一次招多家连续招多年的优化方案，希望通过对招标模式的更改来提高图书馆的采购质量及效率。

关键词：高职院校；图书采购；图书招标

一、高职院校图书馆图书招标工作的现实困境

以重庆电子工程职业学院为例，我们每年需采购图书实洋三百万左右，每年上半年开始招标，招标流程繁复，需要图书馆联合学校资产处、财务处、招标办、学院办公室共同开展，除此之外，图书馆还需要审查多家供应商的工作资质，业务规模，有时候还需要实地考察外地供应商的图书加工场地，这些工作均需要耗费大量的人力物力及时间。要做好这些工作对于高职院校确实有着不小的难度。首先，从时间上来看，每年的图书招标工作最早也是在当年的三月初开学以后，但现实的状况是，三月初并不能当即开展招标活动，必须等到学院办公会审议了当年的采购额度和采购方式之后才能进行。即便是学院下达了招标任务，还需要制定采购计划，草拟采购文书，资产处，招标办，法务审理文书，最后才能进行招标。一来二回，招标的前期工作通常都会折腾到当年的六七月临近暑假这段时间，由于暑假的缘故，正式开展采购工作，向书商发送订单往往都拖到了下半年的九十月，而学校十二月左右必须进行扎帐，要求当年的采购任务必须完成，这就造成了最后两个月突击加工的情况。在这种情况下，采购工作往往都是匆忙下单选完。最终造成的结果就是，采购的图书有可能不能保证学院师生的实际需求，图书质量也有可能得不到充分保障。其次，从人力上来看，高职院校图書馆的工作核心是为教师及学生提供优质的流通服务、专业咨询服务，所以专职的图书采访人员通常只有一到两位，某些高职院校甚至没有专职的图书采访工作人员，只有流通部或者办公室的工作人员兼职。在这种条件下，图书采访的工作量非常巨大，如果仅靠一两个兼职员工来做此项工作，图书馆的文献资源建设可能会陷入混乱。如何有效整合现有人力资源，合理分配各部门岗位，让专业的事有专职的人来处理，是每个高职院校图书馆亟待解决的难题。

二、一次招多年，提供连续性服务

传统的图书采购通常是一年一招，上半年招标，下半年供货。由于招标的前期工作过于繁复，工作效率低下，导致采购的实际工作时间仓促，工作质量得不到保证。而图书采购工作不同于其他固定资产的采购，不是一项临时性的，偶发性的采购。教育部要求高职院校学校生均拥有图书需达到80册，生均年进图书需达到3册。而近年来高职院校招生率节节攀升，现有馆藏的生均图书量和生均进书量均有较大的缺口，这导致图书采购工作必定是一项长期性的，连续性的工作。如果把一年一招标改为一次招两年标或者三年标，我们就不必每年重新走一遍招标流程，能让图书采访人员把主要精力放回到制定本馆收藏方案、划定采购范围、配置采购订单、拆包验收图书等本职工作上来，这样既减轻采访人员工作压力，也增加了图书馆工作的自由度。试想一下，如果招两年标，至少有一年半的采购时间，图书采访人员将有充足的精力去了解教师学生的需求，了解图书市场的流行趋势。同时对于供应商，一次招多年也是十分有利的，因为一方面两年的采购周期避免了年底突击供货压力，另一方面，也可以更深入更全面的了解客户的馆藏建设，为其制定更周全的采购计划，最终达到双赢的局面。

三、一次招多家，形成竞争机制

传统的图书采购一次只招一家供应商，而随着国内图书市场的发展，参与高职院校图书竞标的书商也越来越多，怎样才能从综合实力参差不齐的企业中选出适合本校实际需求的图书供应商呢？在以往操作流程中，图书馆通常通过书商提供的标书来了解他们的资质与公司规模，但是在实际工作中，我们发现不少的供应商为了在竞标中脱颖而出，往往会夸大自身实力，对某些项目作出“过度”的承诺，而直到合作时才发现他们不能完成或者只能勉强完成这些承诺。举例来说，在图书竞标过程中，各个商家除了竞相压低折扣率外，还对图书的货物来源、订到率、外包加工队伍素质和售后服务作出承诺，而我们在合作的过程中却发现：图书货物供货能力不足，与其合作的出版社数量少且层次低；图书质量堪忧，其中混杂了一些残破书、脏书，甚至盗版书；外包加工人员文化层次不高，缺乏相应的图书加工专业知识，不能按照学校要求进行物理加工及数据加工；图书上架消极怠工，影响馆内新旧书更迭。这些承诺都是供应商的软实力，也是决定当次图书采购质量的关键，但是图书馆只能在合同开始后，在与书商的不断沟通磨合时才能充分了解。倘若一次招一家，那么图书馆将完全陷入被动状态。

一次招标多家进场有利于改善图书采购效率，提高采购质量。首先，不同的供应商与其合作的出版社不尽相同，各有各的侧重范围，各有各的优势。增加图书供应商数量也就相应增大了图书的可选范围，能够尽可能的覆盖到当年出版的新书，甚至淘到部分绝版的精品图书。多家合作优势互补，图书馆可以有更多的选择余地，把主动权牢牢掌握在自己手里。其次，各家供应商形成相应的竞争机制，有利于预防供应商工作人员在图书加工服务、上架服务、售后服务过程中的消极怠工。各家供应商为了能抢到订单，势必加快供货速度，提高图书的订到率，只有做得更快才有可能分配到更多的订单份额。因为图书馆在采购的过程中有了分配订单的权利，相应的，为了预防腐败，防止采购人员为了一己私利造成订单分配不合理，必须制定严格的服务标准，对每一批次的图书的订到率、图书的加工速度、加工规格质量、上架速度整齐度等项目进行综合打分排名，按照得分的高低来决定下批图书的分配方案。

参考文献：

[1]王瑞玲，从图书招标谈图书供应商的选择[J].图书馆建设，2006（3）.

[2]马启花，图书招标方式下高校图书馆图书采访质量保障策略[J].图书馆，2009（5）.

[3]吴锦荣，高校图书馆图书采购招标新论[J].图书馆，2006（4）.