浅谈电子政务环境下档案信息资源的开发与利用

翟明明

摘 要 在当前电子政务的背景下，档案部门的主要任务之一就是通过档案信息资源的开发和利用为社会提供更好的档案服务。档案信息资源的开发和利用不但可以充分发挥档案应用的价值，还可以进一步提升档案的服务能力。但是在开发和利用档案资源的过程中不但要结合纸质档案和数字档案，同时还必须遵循开发和保密相统一的原则。本文主要对电子政务环境下开发与利用档案信息资源的措施进行了具体的研究与分析。

关键词 电子政务环境 档案信息资源 开发与利用

一、前言

在信息化时代，电子政务快速发展，并成为一个重要的领域，其是通过有机结合电子信息技术和管理而形成的。电子政务在政府和社会方面的作用都是非常重要的，其与政府职能以及公众的日常生活之间的联系非常紧密，而且实施电子政务在一定程度上也影响了档案信息资源的开发和利用。[1]因此，具体研究电子政务环境下档案信息资源的开发与利用具有非常重要的现实意义。

二、电子政务环境下开发和利用档案信息资源的重要性

（一）充分发挥档案的价值

档案在经济社会发展及公民权益维护等方面具有重要作用，这也体现了档案的重要性。但是，在被实际开发和利用之前，档案信息资源具有隐藏性，只有通过开发和利用才能够使其现实价值得以实现，将其在经济效益和社会效益方面的作用充分发挥出来。[2]电子政务时代的到来，为档案信息资源共享提供了有利条件，而且计算机技术的发展为开发和利用档案信息资源提供了有力的保障，所以政府和公众只有足够重视档案信息资源的开发工作，才能够充分发挥档案的价值。

（二）提升档案的服务能力

与其他信息资源相比，档案的优势是不可比拟的，所以电子政务在经济发展和社会稳定方面发挥的作用是显而易见的。近几年，我国在档案信息化建设和基础设施方面取得了显著的成效，同时全面启动档案馆建设和工作服务网站建设等工作，这些都大大提升了档案部门的地位和档案服务能力。所以，有效地开发和利用档案信息资源，不但可以增强档案服务能力，同时可以充分展现档案部门的新形象。

三、电子政务环境下开发和利用档案信息资源的原则

（一）结合纸质档案和数字档案

从档案信息内容上来看，纸质档案和数字档案只是使用不同的载体，其本质上没有区别。数字档案具有较快的记录速度和较大的信息容纳量，但其也有缺点，如被销毁的风险较大等。在这种情况下，需要有效结合纸质档案和数字档案，将各自的优势充分发挥出来，进而更好地开发信息资源，为社会提供更好的服务。

（二）开放与保密统一的原则

在开发和利用档案信息资源的过程中，《档案法》等有关规定是必须遵守的，其要求重新规划、开发和利用档案信息资源的范围，将应该开放的档案及时开放。另外，《保密法》的有关规定也是必须遵守的，在开发和利用档案信息资源时做好密级文件的解密和降密工作，为档案信息资源的安全提供保障。[3]

四、电子政务环境下开发和利用档案信息资源的对策

（一）加大档案信息资源数字化建设力度

档案资源的建设对档案事业的发展具有决定性的影响，要想更好地开发和利用档案信息资源，必须加大档案资源数字化的建设力度。所以，根据相应文件的要求，要加快接收电子文件及采集重要数字信息等建设数字档案资源的速度和建设档案信息数字化资源库的速度，从而为实现档案信息交流和共享的目标提供有力的保障。[4]在这个过程中，要逐步建立和完善多媒体全文数据库网络管理系统，主要目的是提升档案信息资源开发与利用能力管理的效率。另外，为了与社会发展和时代发展要求相符合，需要积极开展档案计算机检索及档案信息公开发布等相关工作。并且要通过对现有条件的合理利用，加大档案信息资源数字化建设力度，从而为档案用户提供更加优质的服务。

（二）搭建档案信息资源服务平台

在电子政务环境下，档案信息用户逐渐对档案的使用范围和服务能力等提出了更高的标准要求。针对这种状况，档案部门的主要工作之一就是在现有的档案信息资源的基础上挖掘新的档案信息资源。在这个工作中，档案部门应该始终遵守档案的最大开放范围以及档案最小保密范围的原则，按照不同时代的发展需求调整工作内容，不断强化档案服务意识。当前是创新型社会，在这样的社会背景下，要加大创新档案信息工作服务力度，合理和充分地利用网络和档案信息数据库等各种现代化技术，从而开发多样和深层次的数字档案信息资源，进而满足各部门和社会对档案信息资源的需求。[5]另外，可以利用档案网站等形式构建信息资源服务平台，积极举办各种档案专题展览，为档案用户提供更加方便的服务，从而充分利用档案信息资源。要为档案使用者提供多样和高质量的服务，这样可以进一步拓展服务领域，全方位推进数字化档案信息资源建设，增强服务能力。

（三）不断提升档案人员的素质

开发和利用档案信息资源是一项长期性的任务，而且具有较大的难度和复杂性，因此必须不断提升档案人员的综合素质，进一步强化档案人员的责任意识，让档案人员及时和全面地掌握档案专业相关的知识和技能等，培养与信息时代要求相符合的档案管理团队，从而为档案信息资源的有效开发和利用提供有力的保障。

（四）不断优化开发和利用档案信息资源的环境

各级政府都非常重视档案工作，而且开发利用档案信息资源专项制定等相关内容已经纳入电子政务规划工作中，其在电子政务工作中具有重要的地位。这需要档案部门增加对档案信息资源库建设的经费投入，同时避免低层次、重复建设的现象，从而为数字档案馆及基础信息资源库等的正常运行提供有力的保障。另外，要执行并进一步推广与国家档案局有关的技术规范标准等，通过各种形式向社会公众展示档案信息资源的重要性，进一步增强社会公众和相关部门的档案意識，进而为开发和利用档案信息资源提供有力的保障。

五、结语

我国信息化的不断发展为完善电子政务提供了保障，开发和利用档案信息资源工作也得到了进一步完善和发展，而且这项工作对社会发展的作用是非常重要的。因此在开发和利用档案信息资源的过程中，相应的部门和人员应该通过加大档案信息资源数字化建设力度以及不断优化开发和利用档案信息资源的环境等措施更好地完成相应的工作。

（作者单位为清远电力规划设计院有限公司）

参考文献

[1] 朱慧伟.电子政务环境下档案信息资源的开发与利用探析[J].办公室业务，2014，15（23）：626-627.

[2] 章邺.试论电子政务环境下档案信息资源的开发与利用[J].佳木斯大学社会科学学报，2015，29（06）：174-176.

[3] 李东业，江中略.电子政务环境下政府信息资源开发利用探析[J].电子政务，2015，23 （08）：678-679.

[4] 马智鑫，刘东红.试论电子政务环境下的档案信息资源利用 [J].云南档案，2016，19（07）：193-194.

[5] 华淑华.电子政务环境下政府信息资源开发利用研究[J].现代商贸工业，2017，25（11）：345-347.endprint