电力系统档案数字化管理研究

胡小丽

摘 要 当前我国的社会经济技术发展极快，我国人民生活水平显著提高。电力作为人们生活中的必需能源，随着人们生活水平的上升，电力的使用量和需求量也相应增加，这给我国的电力系统档案管理工作带来了很大的挑战。电力系统的发展进步使得我国的电力系统档案管理方式已经无法适应当前的电力系统建设，所以在现代信息技术发展的时代，电力系统的档案数字化管理是極为必要的工作，对我国的电力系统管理和运行有重要的意义。因此，本文对当前我国的电力系统档案数字化建设管理的相关问题进行探讨，以促进我国电力行业的发展。

关键词 电力系统 档案数字化 管理

随着我国信息技术和网络技术的发展，我国的很多行业和领域都发生了极大的变化。我国的信息化建设不断加快，很多领域的数字化和信息化管理也逐渐发挥出重要的作用。在我国的社会生活中，电力是极为重要的能源，对人们的生活和社会发展都有重要的作用，所以在现代科技发展的同时，对我国的电力系统档案进行改革，促进电力系统档案的数字化管理是促进我国电力系统健康发展的重要举措。

一、电力系统档案数字化管理的意义

电力系统的档案数字化管理是对电力系统现行的档案管理工作的优化和提升。我国传统的电力系统档案管理工作是依靠人力进行的，档案也都是纸质档案；档案的调阅和使用过程十分麻烦、繁杂，档案的管理和使用效率也极低；纸质的档案资料也极易受到外部环境的影响，档案的管理和存放对环境的湿度和温度等的要求都比较高；很多旧档案在存储的过程中极有可能被损毁，这给我国的电力系统档案管理工作带来了很大的问题。此外，即使是对周围环境进行严格的管理，但是传统的纸质档案管理仍然会面临很多的问题，如因为材质的原因，纸质档案吸水受潮、字迹模糊不清、被虫蛀等情况屡见不鲜。

数字化的档案管理工作与传统的纸质档案管理不同，档案信息数字化管理是将信息存储在计算机等设备中，不仅节约空间，而且不占空间、存储方便、查找时也不需要翻阅，这极大地提高了档案管理的效率，减轻了档案管理人员的工作压力，对电力系统的发展有重要意义。

二、我国电力系统档案数字化管理的举措

（一）创建高素质的管理队伍，提高管理水平

在档案数字化管理中，人才是十分重要的因素。在现代社会的发展中，各行各业的发展都需要有专业的高素质人才作为发展的动力，所以想要实现我国的电力系统档案数字化管理，就要创建高素质的管理队伍，提高管理的水平。在我国的电力系统运行和管理工作中，档案管理人员并不受重视，很多电力企业对档案管理人员并没有比较高的要求，档案管理人员缺乏相关的专业知识。所以电力企业要加强对档案管理人员的培训，丰富他们的档案管理专业知识，使其能够科学、专业地开展档案管理工作。电力企业要重视档案管理人员的素质，聘请专业的档案管理人员，使其对档案管理工作有正确的认知，提高档案管理人员的文化水平。电力企业可以邀请上级档案管理部门的专业人员对内部的档案管理人员进行培训，向员工讲述档案资料的整理要求和管理工作的重点，尽快帮助工作人员适应档案管理工作，增强他们的业务能力。

（二）明确档案管理目标，重视档案管理质量

档案管理工作也是管理工作中的一种，所以在进行档案的数字化管理时也要根据实际的电力系统运行状态制定适当的管理目标，并根据目标科学地安排管理工作。以某市级供电公司为例，该公司管辖10家县公司，管辖之初，各县公司档案工作硬件设施落后，档案员素质参差不齐，整体水平较差。2003年，10家县公司中档案目标管理达到省级标准的单位只有5个，达标升级率在全省系统排名靠后。为扭转被动局面，改变落后状况，公司制订工作方案和工作进程表，明确了档案工作目标，成立以党政主要领导为组长的档案领导小组，形成了党政主要领导亲自抓、分管领导经常抓、办公室具体抓的工作机制，要求各县公司把档案升级工作纳入重要议事日程，从源头上严格监控档案收集、整理、保管、质量及指导，做到管在质量、细在过程、重在利用，为档案管理工作的强化提供了坚强的组织保障。

（三）健全管理制度，实施统一的档案管理模式

电力系统是一个完整的、复杂的系统，档案管理工作作为其中重要的部分，公司要对档案管理工作进行全面的安排，制定健全的管理制度，并针对管理工作中各种可能存在的问题提出统一的解决方案，促进电力系统档案管理工作的规范化和统一。首先，要统一设置档案的电子文档格式，为电力系统各单位的档案共享打好基础，方便后期的档案调阅，格式的一致性有利于提高档案管理的效率。其次，文书档案数字化要全局一盘棋，进行合理规划，由上至下有序地进行推广和应用，统一安排档案数字化管理工作，统一安排工作岗位，防止出现人员冗余或者工作重复的问题，这样能够极大地节约电力企业的人力和物力，提高管理的效率。各单位需要长期执行的上级发文数量几乎能占到年存档文书档案的一半，如果各级单位无序进行数字化，各行其是，上下级单位都要对这些共有档案扫描，就会出现大量重复劳动。上级单位可对下发的文件先进行数字化，同时录入对应的档案管理系统中，不用费时费力地进行多次扫描，就可以实现文书档案共享。

（四）确保数字化档案优质规范，提高档案的管理质量

为了方便数字档案的使用，要确保数字化档案的优质规范，这样能够提高使用的效率。在进行档案数字化管理时，公司要登记每卷档案的加工方和录入人员，明确每卷档案的责任人，这样在后期如果档案在使用过程中出现问题，就能准确及时地落实责任。为了方便档案的管理，可以对档案进行规范化操作，在录入档案时，可以用不同的颜色、像素或者画面来对档案的种类进行区分，方便后期的管理和调阅，要细分每个档案管理目录下的档案，卷内的目录也要尽量详细，这样方便以后取用。对于一些年代比较久远的档案，即使发生了档案文字不清的问题，也要对其时间、主要内容等进行记录，做好档案的备份工作。

三、结语

我国的科技发展对我国社会的很多方面都产生了重要的影响，在我国的电力系统中，档案管理工作是十分重要的内容，对电力企业的管理工作有重要的影响。所以在现代科技发展、信息化发展时期，促进电力企业的档案数字化管理是十分重要的。

（作者单位为清远电力规划设计院有限公司）

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