浅析会计电算化档案管理

唐玲

摘 要 随着我国信息技术的发展，各单位信息化水平和精细化管理程度日益提升，会计电算化的运用也得到了迅速普及，由此产生的会计档案资料也发生了变化。如何对会计电算化的档案进行信息化管理，就成为会计基础工作的一个重要组成部分。

关键词 电算化 会计档案 管理

一、会计档案的定义及作用

第一，随着我国信息技术的发展，各单位信息化水平和精细化管理程度日益提升，会计电算化的运用也得到了迅猛发展。对会计档案进行信息化管理已经是社会发展的趋势，也是必然要求。越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生和传递，从而形成大量电子会计档案。

为规范会计档案管理工作，提高会计档案现代化管理水平，财政部、国家档案局于2015年12月11日重新修订通过了《会计档案管理办法》，对会计档案的定义进行了更加全面的概括。会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第二，会计档案的作用。会计档案是一个单位的重要档案，是对一个单位经济活动的记录和反映，通过会计档案可以了解每项经济业务的全部信息。其次，会计档案提供的原始数据，可以科学地预测未来，为企事业单位制定最优的管理方案提供依据，从而以最低的成本获取最大的经济效益。

二、会计电算化档案存在的问题

会计电算化使会计人员从传统的简单重复而又枯燥乏味的记账、算账中解放出来后，在会计核算领域迅猛发展，由此扩展了会计档案的管理内容及范围，但也带来了一系列问题。

第一，会计电算化档案内容不仅包括传统概念上的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案，还包括会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件和系统软件。电子档案和纸质档案并存，增加了会计档案的内容。有些单位的财务部门，领导对资金的管理比较重视，而对会计档案的管理不够重视，很多单位对会计档案的组成内容不太了解，只是将打印出的纸质档案进行归档保存，并没有把存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上进行归档，从而影响了会计档案的完整性。

第二，对软、硬件要求较高。传统的会计档案具有直观可视性，而存贮在备份盘上的会计档案必须在特定的计算机软硬件环境中才可以使用。也就是会计电算化档案的调用需要考虑软硬件环境。会计档案与财务软件的版本越来越高，需要不断更新，更需要与之相配的硬件来兼容，电算化会计档案需要在一定的系统内才可视，但很多单位因为没有很好地保存不同会计软件的版式及软件系统，导致在电算化软件升级后不同版本的会计数据无法调用。

第三，会计电算化档案管理不仅涉及会计专业，还涉及软件、系统维护及网络安全等专业问题，而单位通常只是对会计人员的会计电算化软件的操作进行培训，缺乏对计算机系统维护与网络安全知识的了解。

三、如何做好会计电算化档案管理

为了做好会计电算化档案工作，我们必须根据会计电算化档案的现状与特点，分别做好会计档案的输出、管理与保存等方面的工作。

第一，首先建立健全会计电算化档案管理制度，确保会计档案管理的规范化。为适应会计电算化档案管理的需要，各单位应按照《会计档案管理办法》《会计电算化制度》《会计电算化工作规范》的相关规定，并依据单位会计电算化的实际情况制定《会计电算化档案管理制度》，分别就存档管理、分类管理，借用、查阅、审批及销毁手续、保存期限等方面制定切实可行的会计电算化档案管理制度，为实现档案管理的规范化、制度化，提高会计电算化档案管理水平提供保障。

第二，做好电子数据的备份工作。在一定的时间间隔内，如每月把计算机系统中的所有会计数据拷贝存储到存储介质上，建立副本备份，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统和资料；对于备份文件应进行定期更新；在保存备份电子档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的备份档案，还应定期进行检查、复制，防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失，年末应把完整的账套数据备份出来，存入备份盘。另外，还应了解计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等，清楚计算机操作系统、财务软件的系统名称、版本号、财务软件，明确公司的名称、地址、电话与联系人，设置与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。同时，完善硬件设施建设，有条件的单位还应提供环境清洁，温度与湿度稳定适宜的专用会计档案存放场所。

此外，还应注意会计电算化檔案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案的会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生用现在的高版本软件不能查阅调阅原会计档案或者产生某些预料外的错误。因此，会计电算化档案除保存各版本的原备份账套外，还应保存其升级后的会计账套，二者的一致性是非常必要的。

第三，加强档案管理人员的队伍建设，提高会计人员的综合素质，完善人员配置结构。会计电算化档案管理工作中，要保证会计档案的真实、完整、安全。档案管理人员是关键，不仅要精通会计业务和档案管理的相关知识，还要了解计算机的应用，更要具备良好的职业道德。因而，需要积极支持与组织会计人员学习计算机等相关知识，加强对复合型人才的培养，为本单位建立高效的会计信息系统创造条件。

四、结语

会计电算化提高了会计记账的效率和准确性，降低了管理成本，因而得到了迅速普及。管理好与之紧密相关的会计电算化档案，提高会计档案的利用率，就能充分发挥网络时代的电子会计档案信息优势，更好地为企事业单位的经济运行提供服务。

（作者单位为江苏省江都水利工程管理处）

参考文献

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[2] 赵芳.浅谈会计电算化对会计实践的影响[J].中国管理信息化，2006（07）.

[3] 马玉昆.浅谈会计档案的管理[J].工业技术经济，2002（1）.endprint