对知识服务档案管理模式的研究

戴虹

摘要：随着人类经济的不断发展，在经济全球化，人们知识的不断增加的要求下，形成一个新的经济形态—知识经济。知识经济是社会经济发展的必然产物，经济的发展是时代前进的动力，那么在这个背景下，与知识经济相对应的知识管理便骤然升温，成为焦点。知识服务是信息管理适应知识经济时代发展的必然产物。知识管理是信息管理的核心。也是档案管理工作的新起点。

关键词：知识服务；档案管理；理论研究

一、引言

知识服务是档案管理的新起点，是社会经济发展的必然结果，知识是企业发展，社会前进的驱动力，信息管理在知识管理时代的最主要的内容就是围绕知识服务这个核心去开展工作。

二、知识管理是档案管理的新起点

档案管理理论和实践趋于同步发展，档案管理理论与实践的发展始终与时代同步，特里·库克就提出了“后保管模式”思想。后保管模式的突出贡献在于针对现代社会的特点和电子文件的特性，将档案管理的焦点由实体档案转向档案活动和档案机构职能，由原来的档案存取服务转为档案实体背后的知识服务，通过对档案信息与知识的管理和服务，增强社会的档案意识，在更加广泛的意义上发挥档案的社会价值，而这恰恰是将档案管理的理论与方法融入知识管理大背景下的具体体现。毫无疑问，关注知识服务，是档案管理理论与实践应该探讨的问题，它将是档案事业职能定位的新起点。

三、知识管理与档案管理的联系

目前档案管理已经摆脱了低层次的管理状态，但受自身工作性质特点的局限，在管理对象、知识创造和知识共享等方面仍未达到知识管理的要求。

（一）文档管理系统是知识管理系统的重要基础

知识管理技术体系包括开放的交互式平台，通讯网络，知识的分析工具，群件技术，推拉技术，多维度分析技术，数据挖掘技术，文档管理技术，知识仓库，中间件技术等等，知识管理的突出优势在于知识是组织中的战略性资源，而一个共同的永久的保存组织知识的形式便是文档，因此文档管理技術是处理显性知识的关键技术，是知识管理的重要基础。

（二）档案管理与知识管理终极目标具有平行性

档案管理工作是一种对档案信息的有序化，提供给利用者所需要的相关信息以支持决策，从而使组织价值最大化的管理活动。知识管理是在组织增长的非连续性变化的背景下，针对组织的适应性、组织的生存及组织的能力等重要方面的基础活动实现知识的更有效途径，从而提高个人或组织创造价值能力。因此，两者在终极目标的实现具有平行性。

（三）知识管理与档案管理的运行方式具有并行性

传统的信息管理模式是一个复杂的综合体，也就是说知识管理在每一个管理环节都会有体现的可能，并且各个环节在运行时也有可能相互掺透。由于近年来网络科技的发展，电子文件的产生，也要催生出新的管理模式，这样才能实现全程的管理和控制。各个环节的横向联系及融和表征明显。在这点上，可以说，两者的运行方式均存在交叉并行性。

（四）知识管理和档案管理原则具有部分兼容性

知识管理强调以知识积累、共享、交流为基础性原则，以网络化发展为战略性原则；而档案管理就是一个信息的积累工作，档案信息利用由保管型向外向型的转变，必然以信息的可共享和交流为发展方向；同时，网络技术的引入给档案工作注入了新的活力；此外，知识管理的创新和增值理论及知识库技术，也为档案管理工作的发展拓宽了思路和发展空间。

四、知识服务在档案管理中的实现

（一）档案知识服务观念的确立

知识服务与传统的信息服务相比，其目标不再是传递和获取文献，这种服务不在是以占有收藏，劳务劳动等形式来实现管理，而是一种组织和认识的理念，档案管理人员通过自身素养的提高，和知识的不断积累，以达到预期的管理目标，他们会通过对信息的搜集，认证，研究等程序，根据用户的实际情况和要求，把旧的信息以新的形式重组，或者加入新的元素，从而实现的解决问题的目的，并提供对问题有效的增值信息服务。它是档案工作者重新审视自己的立身之本。

（二）档案信息服务机制的创新

档案管理在市场经济化和信息量骤然增长的环境下，其宗旨就是满足人们日益增长的需求。旧的模式不能满足新的市场需求，必然就会产生新的服务模式，于是咨询机构，档案事务所等服务机构应运而生。这些机构的出现更好的发挥了档案信息管理的作用，使其从信息的简单处理变成了可以利用辨别信息，从中取舍，以达到帮助组织和个人的目的，这是档案信息服务更深度变革。

（三）档案知识服务模式的新发展

首先，档案知识服务将是基于专业化和个人化的服务，而不是“批发性”的服务，它需要档案工作人员针对具体用户的具体需要和过程提供服务，这种服务要求纵向上全程跟踪。其次，应注重网络环境下的信息服务方式的转变，它要求我们不仅掌握有关的信息技术，更要研究用户的信息需求，学习解决问题的方法，针对要求和特点来解决问题。这正是知识服务的要求，是档案信息服务新的发展方向。

（四）融入新的事业合作圈

（1）部门将离不开信息技术专家的指导和帮助。档案管理系统的开发、维护、使用甚至增值都离不开信息技术人员，只有将档案人员的功能需求和技术人员的开发有机结合起来，才能达到系统的良性运转。（2）部门将更需要与法律专家、安全专家的合作，事实上电子文件管理过程中的一些诸如知识产权问题、证据问题以及隐私权问题等等都远非档案部门一家所能担当。（3）与信息服务商的合作，是档案信息知识服务的又一生长点。档案具有得天独厚的信息资源优势，应该借助ISP的技术优势，促进档案信息服务市场化产业化，求共同发展之路。（4）部门与其它信息源的合作与融合。档案馆室之间需要信息资源的协调共享，而且档案馆、图书馆和其他信息资源中心为避免信息资源管理中的重复和浪费，也会连为一体，组成一种基于通信网络之上的国家信息系统，这将使档案信息在资源的整合中发挥更大的社会价值。

五、结束语

人类社会正在从物质产品主导的工业社会向以知识信息为主导的知识社会和网络社会转变。这就要求档案信息管理者去探求和创新出一个新的更能满足社会需求的服务模式。于是知识管理迎合知识经济应运而生。成为了现在档案管理服务的核心和重要组成部分。服务人员应该以此为新的起点，确立新的服务理念，更好，更全面的服务于社会。endprint