《外贸英语函电》教学实践初探

段志勇

摘要：自从中国加入WTO之后，进出口贸易呈现加速增长。作为进出口贸易双方沟通交流，联络业务的手段，外贸函电的作用也日益凸显。能够正确进行外贸英语函电的写作也成为许多大学生的重要技能。本文就外贸英语函电的教学方法和实践内容进行了初步的探讨。

关键词：外贸英语；函电；教学实践

中图分类号：G642.3 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2017）31-0140-02

外贸函电属于专门用途英语，它有着自身的语言特点。它应该易读并容易理解，友好而礼貌。好的外贸信函有以下几个特点。首先是考虑周到。你写的信必须要给人留下好印象，努力把自己放到收信人的位置考虑他的不同愿望、需要、兴趣和困难。第二是准确。准确不仅意味着用正确的语法、标点符号、词语的拼写进行合适的表达，还要用有助于达到目的的合适的语气。外贸信函必须要有真实的信息和准确的数字，因为它们涉及买卖双方的权利、责任和利益。第三是完整。只有在包括了所有必要的信息后一封外贸函电才是成功的，才能起到它应起的作用。所以在写作时要确保所有的事项都被谈到，所有的问题都得到了解答。不完整不仅意味着不礼貌，而且会导致收信人对你留下不利的印象。第四是具体。信函的内容应该是具体、明确而不是抽象、笼统。特别是要求做出具体答复的信函，例如报盘等，更要强调具体明确。第五是简洁。简洁意味着信息被简短地表达出来而又不牺牲清晰和礼貌。为了使信函简洁，就要努力使句子简短，避免啰嗦冗长的语言，并消除过多的细节。第六是清楚。你必须清楚地表达自己，确保信息确切地传达了你想说的话，不会造成误解。第七是礼貌。礼貌在外贸信函写作中起着重要作用，它有助于增强已有的并建立新的商务联系。礼貌意味着在信函中巧妙地表示出友谊、欣赏、礼貌、理解和尊敬。

外贸函电的格式与构成和生活信件有明显的差异。它的书写格式主要有退格式、齐头式和混合式。退格式是把信头、日期行、恭敬结束语及签名靠右写，正文部分每一段的首行首字向右退三到五个字母。齐头式则除了信头外其他部分都是左对齐。混合式也称半齐头式，使用这种格式时，只是日期、恭敬结束语及签名写在纸张的右方，其他所有都从左边顶格写。外贸函电主要由信头、日期行、参考编号、信内地址、尊敬称呼语、主题行、正文、恭敬结束语、签名、附件等组成。信头通常印在公司专用信纸的顶部中央或靠右边的位置，信头中主要包括寄信人自己的姓名、称呼、职位头衔、公司名称、公司地址，有时还会有其他联系方式，如电话、传真、电子邮件地址等。信头下面是日期行。日期的写法有英式和美式之分。英式的写法把日期写作月份之前，如：25 June，2010。美式的写法则把月份写在日期的前面，如：June 25，2010。參考编号通常放在信内地址的上方，有对方参考编号和己方参考编号，主要是便于双方把和一笔生意或业务有关的来往信件、传真等文件进行归档，便于今后查阅。参考编号下面是信内地址。它的作用主要是因为在公司中有时要同时写好多个信封和信件，有信内地址可防止把信装进错误的信封。它包括收信人的姓名、职位头衔、公司名称和地址。尊敬称呼语在信内地址的下方，从左边顶格写，其后常用逗号。接下来是信的正文部分，在正文部分的上方通常还有主题行。主题行是将信的主旨或写信的原因标示在正文上方，以便收信人能快速了解信的主要内容，也是为了便于归档或以后查阅。正文之后是恭敬结束语，恭敬结束语的使用通常和尊敬称呼语相对应。在恭敬结束语下面要有写信人的手写签名，让人感到亲切和正式，通常要把名和姓都写出来。手写签名下面还要有一个相同的打印的签名，以免收信人回信时通过手写签名不能正确辨别、书写写信人的姓名。在打印签名下面还有写信人的职位头衔，也是为了方便收信人书写。当随信有附件时要在职位头衔下面注明附件。常用缩写形式Enc.或Encl.。如果附件超过一份还应注明份数，如：Encl.（2）。如果附件是其他文件有时会具体指出文件类别，如：Enc.2 copies of the Bills of Lading。

外贸函电是一门具有较强实用性的课程，通过对外贸业务过程中的各个环节（建立业务关系、询盘、报盘、还盘、订单、支付、开立和修改信用证、运输、保险、投诉和理赔）往来函电的学习，让学生掌握外贸函电的写作技巧。下面我们就着重讲一讲撰写各个业务环节信函的写作内容和方法。

建立业务关系是开展国际贸易的最基础环节，即交易双方结识对方，并说明我方建立业务关系之意图的过程。要想建交，首先必须获取客户信息。获取客户信息的渠道，如通过银行、商会、企业名录、驻外机构、广告等，也可以通过互联网查询一些公司的信息。建交函应遵循以下基本结构：第一段是告诉对方我方如何获知对方名址和经营范围；第二段先表明与对方建交和开展贸易的意图，再对我公司规模、经验、业务范围、经营品种加以概略介绍；第三段邀请对方就具体一种商品提出具体要求，可要求附寄公司简介、商品目录、价目表和小册子；第四段以盼早日回复。

询盘是交易一方欲购买或出售某种商品，问另一方发出的探询买卖该商品及有关交易条件的一种表示。具体询函的写作步骤如下：第一段说明想要购买的货物；第二段请求对方寄送有关该商品的目录、价格或样品；第三段询问对方所能提供的折扣，你方所能接受的支付条件和期望的交货时间；第四段以盼早复收尾。回复询函的基本框架如下：第一段感谢对方的询盘；第二段提供所有对方要求的信息，需要的话可以附寄一些必要的材料；第三段表达早日收到对方订单的期盼。

交易的一方向另一方提出买或卖某项商品的各种交易条件并愿意按所提出的条件与对方达成交易，这种口头的或书面的表示即称之为报盘。报盘的基本框架是：第一段如果对方有询函，对其询函表示感谢；第二段清楚地说明商品名称、质量、数量和规格；第三段说明包装、装运期、价格、付款条件、折扣和佣金等；第四段希望收到对方订单。还盘就是部分或全部拒绝出口商原来的报盘。还盘信函的基本框架是：第一段感谢报盘人的报盘；第二段对自己不能接受报盘表示遗憾并给出理由；第三段对原报盘作出具体的建议或修改；第四段希望自己的还盘会被接受。

当出口商的报盘是可以接受的，进口商会给出口商写一封信表明准备好下订单。下订单的信函经常包括如下内容：第一段感谢出口商的报盘；第二段说明你已经准备向出口商订购特定商品；第三段对所需的商品及交易条件作准确而全面的描述，比如商品名称、规格、货号、颜色、尺寸、数量、价格、包装、装运期、付款条件；第四段表达希望对方顺利执行订单的要求。如果出口商同意进口商要求的所有条件并且能供应所订购的商品，它应该尽快寄一封确认进口商订单的信函，并包括以下内容：第一段确认收到对方订单并表示感谢；第二段重述订单内容；第三段向进口商保证你会迅速且认真地处理订单，希望对方以后继续订货；第四段提供进口商可能感兴趣的其他产品的信息；最后附寄你方销售确认书一式两份供对方会签。

对于其他交易环节函电的写作我们只做一下简述。谈判付款条件的信函包括以下内容：第一段提到以前的来信或相关的订单或合同；第二段关于付款条件提出你的观点；第三段给出你的理由；第四段希望收信人接受你建议的付款条件。催促开立信用证的信函内容如下：第一段提及收信人的订单或你方销售合同；第二段礼貌地提醒收信人开立相关信用证并给出理由；第三段希望早日收到相关信用证。装运指示的信函内容如下：第一段提及订单或合同项下的货物；第二段建议具体的装运要求，例如船名、出发日期、包装、唛头等；第三段希望早日收到出口商的装船通知。要求出口商投保的信函包括如下内容：第一段提及订单或销售合同项下的货物；第二段要求收信人为货物投保，清楚地指出保险类别、金额、保险期限等；第三段说明保费的支付方式；第四段希望收信人给予合作。投诉或索赔的信函内容如下：第一段清楚地指出你所投诉或索赔的货物，例如订单号或合同号，商品名称；第二段尽可能具体地说明问题，例如产生的不便或麻烦和你遭受的损失；第三段清楚地说明你的要求。

以上是我对外贸英语函电教学实践的初步探讨，有不足之处请大家批评指正。

参考文献：

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[3]曲继武，赵树，程有义.外贸函电实战技巧[M].广州：广东经济出版社，2010，第1版.

[4]李蓉，赵凤玉.外贸函电与单证[M].北京：清华大学出版社，2014，第1版.