提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析

郭云婷

北京中铁工业有限公司

一、引言：

办公室在机关和企业单位中均处重要地位，作为企业的处理中心，担负着多种繁复工作。既要准确传达上级领导下达的任务，又要求向上反应企业内部各项工作的情况，任务繁重，不得马虎。与此同时，办公室不仅需要协调企业内部各项事宜，又要担负起对外交往的重任。所以，保障办公室文秘的工作质量与水平，是企业实现稳定发展重要因素，必须重视。

二、办公室文秘自身如何提高专业素养

1.遵守企业的规章制度

作为一名办公室文秘工作人员，严格遵守企业内部的规章制度是其最基本的职业素养。文秘工作数量巨大且注重细节，作为企业的重要工作人员应该清楚的认识到自身责任，做到不迟到、不早退。若是等领导布置完工作任务才匆匆赶来，就会打乱工作计划，造成工作失误，影响整个办公室的工作效率。在空闲的琐碎时间里，文秘工作人员还应该整理检查手中资料，防止重大失误的发生。

2.眼光长远，顾全大局

办公室文秘工作人员对其所在企业十分重要，应目光长远，凡事先考虑公司大局，不能感情用事。应以公司利益为重，不仅需要承受巨大的工作量，更要能忍受委屈，放平心态，做好企业内部的沟通工作。

3.提高工作效率、效能

效率是指有效时间内完成的工作量，效能是指有效的、集体的效应。一个优秀的文秘工作人员不仅要保证工作量的完成，更要保证质的提高。

(1)在工作中时刻保持积极乐观的心态，对工作充满热情。当文秘工作人员在办公中保持高昂的激情，办公的质量自然会提高，相反，若是工作不用心，态度散漫，不仅没有质，量也很难完成。

(2)不断更新自身知识储备。社会在不断进步，文秘工作人员应时刻关注最新的社会发展动向、企业的经营政策，及时掌握办公方式的更新和对文秘工作的新要求，以便紧跟时代发展，更快更好的解决工作上的问题。

(3)加强与上级领导的沟通。文秘工作人员需要及时的把上级领导的指示传达给下级工作人员，这就需要文秘人员加强与上级领导的沟通，充分了解上级领导所要传达的意思，避免误传命令的发生。

(4)加强自身服务意识。文秘工作人员必须认识到企业是一个集体，坚持乐于助人的理念，培养自身主动服务的行为。了解办公室工作的被动性，做到未雨绸缪，将被动化为主动，以高水准的工作素养促进办公室职能的提高与发展，营造和谐积极的工作环境。

4.坚持作工作总结

办公室工作繁复，需要文秘工作人员每日对所做工作作出客观总结，反省其不足并做出改进，认识自身优点并加以发展。同时检查是否有工作失误，做好下一次工作计划，形成良性循环。

三、有效提升办公室文秘人员工作能力的主要策略

1.加强专业知识培训

企业领导必须重视员工的定期技能培训，应当在合理范围内提供资金对办公室文秘进行专业培训。企业需促进文秘人员自觉进行知识积累，爱岗敬业，努力为办公室、企业发光发热。

爱岗敬业，保障工作的质量与水平，努力为办公室、企业发光发热。

2.提升办公室工作效率

办公室工作量多且杂，是一个综合职能科室，在企业内部起着上传下达的沟通枢纽作用。办公室工作的水平直接影响着企业内部的各项工作。因此，企业应对办公室的工作进行合理评估，使办公室正确认识到自身影响，努力做好本职工作，提高工作效率和水平，保障企业健康运营。

3.制定公平公正的奖惩制度

就企业而言，对于办公室工作应做到奖惩分明，尽可能保证其公平、公开、公正。赏罚分明能够充分激发办公室工作人员的主观能动性，文秘工作人员的反应尤为显著。例如：由上级领导和办公室员工根据平时表现推选出优秀的办公室文秘人员，给予他们奖金或升职；对于平时工作散漫，对企业造成损失的员工，实施扣减工资或对情节严重者给予辞退。完善的奖惩制度具有警示作用，往往更能激发员工的工作热情，提高办事效率，促进自我完善，为企业注入活力与生命力。

4.培养文秘人员的创新意识

当今社会，变化日新月异，创新已然成为企业、社会发展的重要动力。大多数人认为办公室文秘工作死板，灵活性不高。然而，要想做好文秘工作更需要在工作方式和思想上进行创新。对于办公室来说，为了跟上时代的步伐，必须淘汰低效率的办公模式。这就需要对其创新，寻找出可执行的、先进高效的新模式，以此提高办公室的工作效率，促进企业更好的发展。而要激发办公室文秘人员的创新意识，必须在日常的工作中培养，主要可采取的措施有以下两点：

(1)鼓励办公室文秘人员在办公行为、工作思想上积极大胆的创新，更好的促进企业内部上下级之间的关系，形成良好的企业氛围。

(2)企业领导者应该积极发挥自身带头作用，高瞻远睹，将创新理念与办公室日常工作相融合，便于启发办公室文秘工作人员。

5.合理调整办公室文秘人员的数量

办公室工作种类繁杂，工作量大。如果文秘工作人员少了，工作任务就很难按时完成；而若工作人员过多，就无法充分发挥每个员工的价值，可能产生推脱责任现象，导致工作效率低下，造成人力资源浪费的不良现象。所以企业要对办公室进行科学合理的评估，把文秘工作人员的数量控制在一个合理的范围内。

结语：

办公室作为企业的行政和处理中心，起着非常重要的作用，而办公室文秘又是办公室的重要组成人员。因此，提高文秘人员工作的质量与水平是十分有必要的。企业领导层应当与文秘人员一同努力，不断创新进步，促进企业健康发展。具体实施措施还需要根据企业自身实际情况进一步改善。

[1]樊丙孝.浅谈提高办公室文秘工作水平途径[J].经营管理者，2016，(34)：143

[2]陈艳.提升办公室文秘工作的策略分析[J].办公室业务，2013(09)：6.

[3]何晓丽.做好综合办公室文秘工作的对策探讨[J].办公室业务，2013，(09)：2.