对学校档案信息化管理与建设的几点思考

☆ 汪爱莲

（前郭县第五中学，吉林前郭 138000）

对学校档案实行信息化，是指在学校档案工作中，能够充分利用现代信息技术，对学校各项各类档案信息进行收集、处理、管理以及应用的过程。随着计算机技术在各行各业的广泛普及与应用，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度，从各个方面全方位地取代了纸质文件。从学校教师到学生，从一线到教辅，从前勤到后勤，从各学科到各组室，从学籍到学生成绩管理，从德育到安全等等都应用大数据进行分析与评估。通过总结这几年在从事学校档案工作过程中的问题发现，平时教育教学过程中需要收集、管理和应用的档案数据十分繁杂，为使学校这些宝贵信息能够有效的为学校教育、教学服务，笔者认为当前各级教育部门务必把学校档案信息化建设提到学校建设的重要日程上来，从而使学校档案信息更好地为教育教学服务，及时充分地满足师生对档案信息的各种需求。

那么，作为一名县城重点高中的档案管理人员，通过日常工作中亲身体验和探索信息化管理的模式，笔者从学校档案管理工作的现状和存在问题，探讨学校档案信息化建设的主要内容和几点建议，从而说明学校档案信息化建设的紧迫性。

一、目前学校档案工作的现状和存在问题

（一）一般学校档案工作的现状

笔者走访过许多农村学校县城学校的档案室，根据实践经验和亲身探索，可以说目前绝大多数学校，尤其是农村学校的档案管理和应用仍然处于传统的手工操作的老模式，从档案存放方式、管理形式到使用方法大同小异，基本都是同一个模式。

1.档案存放方式

档案柜是存放档案的主要设备，里面分门别类地布满了文件盒和文件夹，从建校至今所有信息资源非常齐全，并且为了便于查找资料，每个柜、盒、夹上都工工整整地贴上文件类型标签和具体文件名称，工作确实做得很细致。

师生档案信息多数是以文字形式存放，也有些是照片，而学校建设施工方面是以图纸形式存放，财务账本有专门的柜子存放。

2.档案管理形式

学校管理档案目前主要是用册子来记录，可以是多个，也可以是一个，把档案按类别用册子详细记录下来。用于计算机操作的部分就是打印档案封面和卷内备考表，然后把各个部门送来的档案集结成册，按类别放入柜子里。这种最低级的信息管理方式，直接导致大部分电子档案无法收存。

3.档案使用方法

每当学校职称评聘和高考前后，教师调进调出、学生转入转出及上级部门来检查时，是档案管理人员最为繁忙的时候，需要把文件按册子索引找出来使用，非常麻烦并且缓慢，严重影响到工作效率，有时翻来翻去还找不到要查阅的档案。平时如果教师要查找档案因为不急用，还可以有缓冲的时间，可是到了关键时刻查找资料，真的感觉到这种传统的文件资料的检索方法远远满足不了当前教育教学的需要。

（二）用于档案室建设的资金不足是所有学校的共性

每次上级部门检查学校的工作时，都必须检查新老三室和音体美教室，很少检查档案室的建设情况和工作情况，这就导致学校非常重视新老三室和音体美教室、图书室、卫生室的建设，而忽略档案室的建设。长此以往，档案室建设远远落后于其它部门，在档案室信息化管理方面投入的资金自然较少，更不要说各种先进设备的投放使用了。

漠视和冷淡必然导致落后，林林种种的不顾及不重视，就导致档案工作缺乏相应的信息化设备，这就与当前的教育教学现状完全不匹配，无法达到微机调档、信息传输等高级目标，更严重制约了学校档案工作的信息化发展，阻碍了学校档案工作信息化进程，使学校档案工作的信息化建设远远滞后于学校教学的现实需求。

（三）学校从事档案工作的管理人员多数业务素质与能力较低

多数学校不太重视档案管理人员的业务素质，以为无论谁都能胜任此项工作，所以，就把学校教不了课的，或因其他情况闲置的人员安排在档案管理岗位。尤其会熟练应用计算机的管理人员是少之又少，由于运用信息技术解决档案管理工作比较落后，使档案管理工作一直停留在最低级的录入和查找阶段。

二、强化学校档案信息化管理工作的主要内容

（一）基础设施建设是档案信息化建设的前提

我们知道任何一项工程都需要打基础，档案信息化建设也如此。其基础设施建设无非是硬件和软件两个方面，具体指高配置的计算机设备、流畅的档案信息网络系统、高标准的数字化设备，其中，网络系统是档案信息的传输、交换和资源共享的基础条件，只有档案信息网络先进了，档案信息化的各种效益才能够充分发挥出来。

（二）档案信息资源建设是档案信息化的关键

正如建造楼房需要各种建筑材料一样，档案信息资源的建设是档案信息化建设的基础和核心，而且这是一项循序渐进、持续不断的长期性工作，主要任务就是档案的数字化以及电子文件的采集和接收。

（三）信息化应用系统建设是档案信息化的必要条件

信息化应用系统建设主要是指档案信息的收集、管理、利用和安全问题，这些问题解决得好与差，直接决定着档案信息化建设的速度与质量。

（四）档案信息化的人才队伍建设不容忽视

现在绝大多数学校的档案管理人员的特点是人员配备单调、业务能力较差、工作热情不足，远远不能满足档案信息化建设对人才的需要。而学校档案信息化建设最为关键的是档案信息的管理人才，这里的人才不是指随便安排一个或几个闲置人员来顶数。档案信息化建设需要的人才指的可不仅仅是档案专业人才，还要有计算机专业人才，更需要既懂档案业务又熟悉信息技术的复合型人才。而据了解，现在能达到这种程度的人才微乎其微。

三、对学校档案信息化管理与建设的几点建议

（一）要让学校领导从思想观念上对档案信息化建设引起重视，增强学校对档案信息化建设的紧迫感和责任感

随着学校各项教育教学工作向着信息化发展，学校多项工作已实现办公自动化，学校档案的类别和数量也大大增多，加上在日常教育教学中学校、师生对档案的利用率也越来越高，落后的档案管理应用方法远远不相适应，必然影响学校教育教学的发展与提升。所以，在这种情况下急需使学校档案信息化管理迅速提升，学校档案信息化建设进程迫在眉睫，应引起教育部门及学校领导的高度重视。

（二）档案室的基础设施建设是实现档案信息化建设的大前提

基础设施建设其实就是硬件和软件的建设，从硬件来说，必须要配备高配置的电子计算机、打印复印机等等一些外配，所有这些硬件必须能够为档案管理应用软件提供支持服务，从软件来说，要有专业的能够适应档案管理和应用的系统软件和应用软件以及网络系统，以确保档案信息的传输、使用等畅通无阻。

（三）要使用正规软件公司开发的高质量的档案管理和应用数据库软件

无论哪个单位，其档案基本都要具备以下四个特点：长久保存、长期可用、安全储存、有效使用，学校档案更应如此。比如笔者所在学校的档案工作，从1979年建校第一天开始的文件材料还一直保存到今天，这些文件类型有文本，有照片，有图纸，有图片等，可以说非常宝贵非常齐全。所以，在开发档案信息化管理软件时必须要考虑到三个原则性问题，即实用性、安全性、多样性，这样可以最大限度地为学校各项工作和师生及时快速地提供优质服务，能有效提高教育教学的效率。

（四）提高档案人员业务素质与能力是搞好学校档案管理与应用工作的要素

任何学校要想把本校档案信息化工作做好做精，让这项工作为学校教育教学提供有效服务，选择好档案管理人员是很重要的因素，决不能像以前那样随便安排人员来顶数，因为档案管理人员是档案管理的主体，档案员的业务素质和操作能力较低，再好的设备设施也无法发挥它的功能，更不要谈效果了！

那么，档案管理人员应具备什么素质与能力呢，简单地说，档案管理人员不仅要具备档案管理与应用的专业知识和能力，还要具备熟练的计算机操作能力和水平。所以作为学校，还要舍得出资，采取多种形式及时持续的对现有档案人员进行业务培训，使现有的档案管理员不断更新知识，提高实际操作水平。尤其是要及时开展计算机和现代化信息技术的培训。档案人员要积极加强自身学习和能力的提高，使自己成为既有丰富的档案专业知识，又有熟练的信息技术操作能力的复合型人才。

多年的工作实践证明，学校档案资源的作用并不微小，学校档案工作也不简单，其实一个学校如若抓好档案信息化的管理与建设，并充分有效利用档案信息化资源，其对学校教育教学的发展与提升作用是非常巨大的。