疾控中心档案管理与档案利用

李守利，张磊

1.山东省昌乐县疾控中心主任，山东昌乐 262400；2.昌乐县疾控中心办公室主任，山东昌乐 262400

疾控中心档案管理与档案利用

李守利，张磊

1.山东省昌乐县疾控中心主任，山东昌乐 262400；2.昌乐县疾控中心办公室主任，山东昌乐 262400

疾控中心作为我国重要的医疗卫生服务机构，在日常工作开展过程中，开展疾病监测分析以及防治、健康教育、卫生免疫等重要工作，都会形成大量的档案资料。该文针对疾控中心档案管理，首先简要概述了加强疾控中心档案管理的必要性，并深入分析了目前疾控档案管理过程中出现的各种问题，最后就改进加强疾控中心档案管理，进行了系统的论述分析。

疾控中心；档案管理；改进完善

疾控中心作为疾病预防控制以及公共卫生技术管理、卫生检验检测的重要服务机构，对于推动疾病预防控制以及健康事业发展，有着非常重要的意义。疾病预防控制档案，主要是指疾病预防控制活动过程中形成的具有重要保存利用价值的档案文件、调查资料、影音图片等档案文件。对于疾病预防控制机构来说，疾控档案是非常重要的信息资源，加强疾控中心档案管理以及开发利用，不仅可以为疾病预防控制等业务工作开展提供重要数据资料支撑，对于疾病预防控制事业的长远发展也有着重要的意义。

1 强化疾控档案管理及开发利用的必要性分析

①疾控档案是疾控工作体系的重要组成内容。疾控档案是疾控部门疾病预防与控制、突发公共卫生事件应急处置、疫情报告和信息管理、健康危害因素的监测与干预、健康教育与健康促进和科研教学等工作过程中形成的档案资料记录，可以说是疾控中心工作的重要指南，对于指导工作开展有着重要价值。

②疾控档案有着重要的信息价值，能够作为疾控中心内部学习交流的重要工作资料，通过对疾控档案的全面归集整理以及有效开发利用，可以进一步总结疾控工作规律，对于服务疾控工作决策管理以及发展规划，促进健康卫生事业发展都有着非常重要意义。

③疾控档案是对多年来疾控工作的全面记录整理，这些档案资料不仅是疾控工作多年发展的工作见证，同时也为疾控工作的下步更好发展指明了方向，只有妥善保存并充分挖掘利用好这些档案资料，才能更好地指导疾控工作不断改进优化，实现工作水平的改善提高。

2 当前疾控档案管理中存在的问题分析

虽然现阶段，绝大多数的疾控中心管理部门已经认识到了档案管理的重要性，并积极采取了多种措施来加强疾控中心的档案管理，但是由于受到重视程度、管理制度、基础设施、专业水平等多方面的影响，在疾控中心档案管理工作开展实施过程中，也出现了不少的问题，主要表现在以下几方面。

①疾控档案管理规范化程度不高。现阶段由于对于疾控档案管理重视不够，很多疾控机构档案管理仍然存在着不规范的问题。特别是疾控档案涉及到人事管理档案、文书档案、疾病案例档案等一系列的资料，不仅种类内容较多，而且工作量较大，很多地方的疾控档案管理实际开展过程中，由于疾控档案管理制度不够健全规范，档案工作流程不够标准，一些病案资料散落到各个部门，还有很多档案资料归集整理不够及时，导致档案管理中存在着较多的薄弱环节。

②疾控档案管理信息化水平不高。在当今时期，提高疾控档案管理工作效率，必须重视档案管理信息技术在档案管理过程中的充分运用。但是，不少疾控机构档案管理信息化方面的人力物力投入不够，无论是档案管理信息系统建设的硬件投入还是软件设施方面，都不够完善，档案管理工作的信息化水平整体不够高，影响了疾控档案管理工作质量和效率。

③疾控档案资料的利用不够充分。疾控档案资料中蕴含着较大的价值，一些疾控部门在完成档案资料的归集整理以后，便把档案资料置于一旁，缺少对疾控档案资料的编研利用，导致了疾控档案利用效率不高，没有真正为疾控工作的开展提供有效的指导服务。

3 加强疾控档案管理与利用的实施措施

进一步加强疾控中心档案管理以及开发利用水平，应该重点在思想重视、制度建设、信息化建设、人员能力水平提升等方面采取有力措施，共同推进疾控中心整体档案管理工作水平的改进提高。具体可以采取以下几项措施。

①完善疾控档案管理组织结构体系。疾控部门应该高度重视档案管理在疾控部门内部管理中的重要作用把档案管理工作作为疾控机构重要的基础性工作，针对档案管理完善领导机构设置，并将档案管理与业务工作进行同步规划和发展。应该根据疾控中心内部管理的实际情况，明确档案管理部门的主要职责，重点包括以下几方面：接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管本单位形成的全部档案及有关资料；编辑档案参考资料，编制各种检索工具，积极开发利用档案信息资源；加强档案工作的横向联系，开展多种形式的协作，积极开展档案信息交流及学术研究活动；负责收集档案利用效果的反馈信息，宣传利用档案的社会效益和经济效益，扩大档案工作影响。同时，应该针对疾控档案管理加强内部宣传，提高疾控机构内部各个部门的档案工作意识，积极支持档案管理工作的开展，逐步在疾控机构内部构建以档案管理部门牵头，内部各个职能科室共同配合的疾控中心档案管理组织体系，为疾控档案管理工作开展打下良好的组织基础。

②规范完善疾控中心档案管理规章制度。由于疾控中心档案资料内容丰富、种类繁杂，而且分布较散、专业技术性较强，因此改进疾控中心档案管理必须建立系统完善的疾控中心档案管理规章制度，对疾控中心档案的分类、整理、排列、编号、编目等进行规范完善。在疾控中心档案管理规章制度的制定方面，应该重点包括疾控档案立卷归档制度、档案管理责任制度、档案借阅利用制度、档案统计制度、档案鉴定制度、档案销毁制度、档案保密制度以及信息化档案管理制度，通过健全完善的档案管理制度，对档案管理机制、档案硬件设施方面、综合档案管理、档案移交进馆、档案编研成果、档案管理信息化及安全管理等进行有效的约束指导，确保档案归档渠道通畅，档案库房建设先进，全宗卷以及各类文书、科技、照片、实物档案收集及时、整理归范，电子文件与纸质文件归档管理“双轨制”运行有序，疾控中心档案管理工作整体规范有序开展。

③提高疾控中心档案管理业务水平。在疾控中心档案管理方面，应该对疾控档案管理工作业务流程进行完善，尤其是对以下两方面进行完善：一方面，应该注重档案归集整理的规范化，严格按照档案法以及档案管理制度的相关要求，对档案归集的内容、范围、时间、格式等相关要求进行明确，并注重积极开展疾控中心档案管理的前端控制和智能化归集，提高档案资料归集整理的及时性。同时，对各类档案资料进行合理分类以及科学编目，及时进行归档保存。另一方面，应该进一步强化档案的标准化管理，对文书、会计、业务、科研、基建、设备、照片以及实物档案等资料进行集中统一管理分类及编目，确保疾控档案管理工作规范有序开展。此外，还应该注重积极采取多种措施加强档案资源建设，按照档案法中档案集中统一管理原则，加强建档管理和档案资源整合，完善档案征集网络，推进优质档案资源建设，不断加大档案征集工作力度。

④强化疾控档案资料的开发利用。在疾控档案管理方面，应该把档案资料的开发利用作为重要内容，加强档案编研工作，为档案管理科学决策、政策研究、内部管理、权益维护等提供参考和依据。在这方面，关键应该加强与科研院校、医疗卫生机构的联系合作，形成共同开发研究档案资源的机制，实现疾控档案资料有关内容的深度挖掘分析，为决策提供具有规律性的档案依据。同时，充分利用互联网络传播优势，更大程度地实现档案资源的社会共享，让方方面面更加方便利用档案信息，实现档案资料价值的充分利用。

⑤提高疾控中心档案管理的信息化水平。较好的信息化管理体系，是确保疾控中心档案管理质量和效率的关键。应该按照档案管理信息化的相关要求，采用先进的管理技术和软件设备，对档案管理传统方式和工作进行改进，做好存量档案数字化和增量档案电子化工作，推进档案存贮数字化和利用网络化，逐步使档案管理实现系统化、信息化、智能化。同时，应该注重加强疾控档案资源整合与共享，依托信息传输网络和平台，收集整合各类档案信息，运用信息管理技术，建立联网集中保管和网上统一利用的档案服务体系，实现档案信息资料的充分利用。这一过程中，关键是应该及时推进档案的收集、分类、整理、著录、扫描和数字化等工作，特别是将件号、责任者、文件号、题名、日期、页数和备注等录入信息目录，概括档案的主要内容和形式，为利用者提供比较完备的检索途径，提高了档案检索的高效性和准确性。

⑥强化对疾控档案工作人员的教育培训。提高疾控档案管理工作水平，必须具有一支高素质、专业化的档案管理工作人员，在疾控档案管理方面，必须重视对档案管理工作人员的教育培训。一方面，应该针对档案工作内涵意义、档案的种类、如何做好档案工作、档案的整理与编目等基础工作内容，对档案管理工作人员进行系统的教育培训，确保档案工作人员能够准确掌握档案管理和整理归档操作中的要点和注意事项。另一方面，应该针对档案管理专业技术，特别是在疾控档案管理标准规范以及档案管理新方式新方法的运用方面，强化技能培训，提高档案管理工作人员做好疾控档案管理的业务本领。此外，还应该针对疾控档案信息化管理等相关工作，强化对档案管理工作人员档案管理信息化智能化手段运用的培训，确保疾控档案管理工作的规范有序高效开展。

4 结语

疾病预防控制档案作为重要的信息资料，与疾控中心工作息息相关。但是疾控档案由于具有内容涵盖广泛、种类较多、专业性强等一系列的特点，因而对于档案管理以及开发利用提出了较高的要求。在疾控档案管理开展过程中，应该注重完善档案管理制度体系，提高疾控档案管理信息化水平，并加强对档案资料的深度开发利用，以不断提高档案管理工作水平，真正发挥档案资料的价值。

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R7 [文献标识码]A [文章编号]1672-5654（2017）11（c）-0131-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.33.131

李守利（1972-），男，山东昌乐人，本科，主要从事疾病预防控制工作。

2017-08-26）