强化办公室文秘“档案意识”提升档案管理工作效率

文/山东省胶东调水工程胶州管理处 崔淑花

强化办公室文秘“档案意识”提升档案管理工作效率

文/山东省胶东调水工程胶州管理处 崔淑花

办公室文秘人员是档案资料的主要处理者和管理者，其“档案意识”的强弱对于档案管理工作效率具有重要的影响。本文主要阐述了强化办公室文秘“档案意识”的重要性，分析了当前办公室文秘档案管理中存在的问题，并针对性地提出了强化办公室文秘“档案意识”的策略。

办公室文秘；档案意识；档案管理

一、强化办公室文秘“档案意识”的重要性

（一）办公室文秘的“档案意识”决定着档案资料是否能得到完整的归档。办公室文秘人员是文档资料主要的整理者，会议记录、领导讲话、制度文件都是由文秘人员整理的，而这些资料都是档案文件的重要内容，因此，办公室文秘“档案意识”的强弱直接关系到档案资料的完整与否。“档案意识”较强的文秘人员在工作中会注意收集和整理这些档案资料，并及时归类入档，形成完整的档案资料，而没有“档案意识”的文秘人员则会忽略档案资料的整理和收集，造成档案资料的缺失。

（二）办公室文秘的“档案意识”决定着档案的功能能否得到充分发挥。档案室对历史资料与文档的收集，其最核心的功能还是日后的使用价值，而档案的使用价值与文秘人员的“档案意识”是密不可分的。一方面，若文秘人员“档案意识”较弱，必然不能保证档案资料的完整性，对于档案资料的功能发挥必然造成不利影响。另一方面，文秘人员的“档案意识”较弱，还使他们会在工作中忽略对历史档案文件的利用，如文件的起草等，影响了档案的功能发挥。

二、当前办公室文秘档案管理中存在的问题

现阶段办公室文秘档案管理中主要存在两个问题：

（一）办公室文秘自身专业素养较差。很多办公室文秘人员都不是科班出身，对于档案管理不了解，工作中也没有经过相关的系统培训，专业素养薄弱。具体表现在两个方面：一是不了解档案管理的重要性，在工作中也不会注意去整理和收集重要的档案资料，不明白档案收集和整理的意义，导致档案管理的混乱和档案资料的缺失。二是缺乏科学的档案管理的技巧和方法，完全靠自己的经验来开展档案管理工作，导致档案管理中问题重重。

（二）办公室文秘人员忽略档案管理工作。很多办公室文秘人员对于档案管理工作缺乏重视，把工作的重心放在了起草文件、文秘服务工作上，归档意识不强，不能有效配合单位档案做好文档的归档工作，导致档案资料出现缺失。

三、强化办公室文秘“档案意识”的策略

针对办公室文秘档案管理工作的现状，本文提出了强化其“档案意识”的策略，主要分为三个方面：

（一）加强办公室文秘的培训教育。加强专业培训，不断提升文秘人员的专业素养，是强化办公室文秘“档案意识”的重要途径。单位或部门可以有针对性地开展各种形式的培训，不断提升文秘人员的“档案意识”。其培训的内容主要可分为三个方面：一是档案管理相关法律法规和知识方面的学习和培训，特别是要将这些法律法规和知识与文秘档案管理中的实际工作结合起来，提升理论学习的实效性。二是要加强对档案管理重要性的认识方面的学习，重点让文秘人员认识到档案管理的功能，意识到档案管理的重要价值，从而从内心中重视档案管理工作，提升“档案意识”。三是要加强档案管理方法和技巧方面的学习，提升文秘人员的档案管理水平。同时，单位在进行办公室文秘人员的选拔和招聘时，要重视人才的专业对口程度，在选拔中要加入档案管理方面内容的考察，从源头上提升办公室文秘人员的“档案意识”。

（二）加强档案管理操作实践。档案管理工作是一项实践性很强的工作，仅仅通过培训是无法大幅提升文秘人员的“档案意识”的，必须要在实际工作中大量实践，不断总结经验和教训，才能提升档案管理水平，在实践过程中提升“档案意识”。因此，办公室文秘人员要不断加强档案管理实践，在工作中积极进行文档资料的收集、鉴别、归档，形成自觉性的意识，提升档案管理水平和“档案意识”。

（三）强化档案资料的利用导向。档案资料最大的价值是其可利用性，因此，要在档案管理中强化档案资料的利用导向，以档案利用为出发点去做好档案管理工作。要主动地去了解领导和其他部门同事对档案资料的实际需求，并以此最大限度地去开发和储存档案资料，提高档案资料的利用效率。

四、总结

总之，档案管理工作是办公室文秘工作的重要内容，办公室文秘人员的“档案意识”对档案管理工作效率具有重要的影响。现阶段，办公室文秘档案管理工作中存在一些问题，主要体现在办公室文秘人员的“档案意识”薄弱。因此，要不断加强办公室文秘的培训和教育，并加强操作实践，理论与实践相结合。同时，要强化档案资料的利用导向，通过这些策略来强化文秘人员的“档案意识”，以提升档案管理工作效率。

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